Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst

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DIENSTANWEISUNG
ZUR DOKUMENTATION UND AKTENFÜHRUNG
IM AUSWÄRTIGEN DIENST

(DA DOKU)

1 Stand: 02.12.2021

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Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst

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Vorbemerkung

Die vorliegende Dienstanweisung zielt darauf ab, einen einheitlichen Rahmen für die
Behandlung von Schriftgut festzulegen, unabhängig von der Art der Bearbeitung und
Verwaltung - ob elektronisch oder auf Papierbasis.

Die Dienstanweisung richtet sich an alle Beschäftigten des Auswärtigen Dienstes. Sie ist für
alle Beschäftigten im Auswärtigen Amt (Zentrale) und an den Auslandsvertretungen
verbindlich. Für die ordnungsgemäße Bearbeitung und Verwaltung von Schriftgut sind
Bearbeitende und Registrator*innen gemeinsam verantwortlich.

Eine vollständige und ordnungsgemäße Schriftgutbearbeitung und -verwaltung ist als
Grundsatz des Verwaltungshandelns Ausfluss des Rechtsstaatsprinzips (Art. 20 Abs. 3
Grundgesetz). Sie erleichtert langfristig den Zugriff auf wichtige Informationen und ist
wesentlicher Bestandteil des Wissensmanagements im Auswärtigen Dienst.

Diese Dienstanweisung wird durch Anlagen erläutert und ergänzt. Diese sind auf der
SharePoint-Seite zur Dokumentation und Aktenführung eingestellt.

2 Stand: 02.12.2021

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst #zumVorgang

Inhalt

Vorbemerkung ...........uu20000000000000000nnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennennennennnnnnnnnnnnnnnnnn 2
1. Allgemeine Bestimmungen ..............u22002000s000s0nnssnnnsnnesnnnennnnnnnnnnnnnnnnsnnnsnnnnnnee 6
1.1 ZWECK UND GEGENSTAND ....zzuussssnunsnnnosnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 6
1.2 ANWENDUNGSBEREICH ..eeeeesessnnsnsnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 6
1.3 GRUNDSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN FÜR DEN UMGANG MIT SCHRIFTGUT........ 7
1.4 NUTZUNG DER E-AKTE ....eeeesenessssnunnensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 8
1.5 AUFGABEN DER BETEILIGTEN ...e2cescenessunsnssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnne 8
1.5.1 AUFGABEN DER BESCHÄFTIGTEN MIT VORGESETZTENFUNKTION. .erenzenenennennesoensnnenonaenennnnnenannenannnnnannnnnennennnnn 8
1.5.2 AUFGABEN DER BEARBEITENDEN ..eaneessessnscussussunennsnnnnnnonsonnennnnnnnnnnnannnnnennnnnnennenennsansnnsannensansennenentnnsnntennenne 9
1.5.3 AUFGABEN DER REGISTRATOR*INNEN..eresereseensnsnenenenenenenenenennnennensnensnnnenenenennnnennnsnsnsnenenennnnnnnnnnsnsnsnenensnanenanasasnen 9
1.5:4: FUNKTION DER REGISTBATUR% <oszcssacesnssoeneuenzanunaens0nsaSH0naSS HRS Brenn nENBaTRnE nn nGe HERR Eee nee unsu nen neun nannenanennennsunnenuenen 9
1.5.5 AUFGABEN DER REGISTRATURLEITUNG (NUR IM AUSWÄRTIGEN AMT /ZENTRALE).eensenensencenensensenensennenannen 10
1.5.5. AUFGABEN DES-PGLUTISCHEN ARCHIV. uam 10
2. Grundlagen und Ordnung des Schriftguts...................u020u000040000002s0eeonennenn 11
2.1. AKTENRELEVANZ „urssoneneonnonnnonunenuninnnnsinnnpnunnnnnnnnen en ET RER EEENE 11
2.2 AKTENPLAN „„mureeeennamnunnnnmnunnnuunnnannnanne nn nnnnn nn dh En EEE EEE EEE EREURTERE 11
2.3 AKTENBESTANDSVERZEICHNIS ....222csusuennnnnsenennnnonnnnnnnnnnnennennnnnnnnnnnnsnannnnnnnnnnnne 11
2.4 BILDUNG VON AKTEN..eeeeeneensnnnnunnnnnnnnennnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnen 12
2.5 ZEICHENBILDUNG...eeeeeeenessussssnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 12
2.6 SYSTEMATIK DER DOKUMENTENABLAGE ...ereennnennannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 12
2.2 METADATEN.... nun nun une nnnnn nn EEE EEE 13
2,8 AUFBEWAHRUNGSFRIST „nenne nnuninn sa dan sen ann une an EEE Aue EEEE EEE TEE EEaRENEEEEh 13
2.9 TRANSFERFRREST. 1m EEE NEE 13
2.10 VERNICHTEN/STORNIEREN VON SCHRIFTGUT .eeeennsannensnsnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 14
2.11 UMGANG MIT AKTEN IM EVAKUIERUNGSFALL IM AUSLAND...nennnnnennnnnnnnnnnnns 14
3. Arbeitsweise in der Schriftgutbearbeitung....................uussssnssssnnsssnnsennnene 15
GT El TREE EEE 15
3.2 EINGÄNGE _......_ .n...0uu0n0 nun En En TEE TEe LEHE anne 15
3.3 ÄNLEGEN VON VORBANGEN „um uensanneannnnennneenEEEunEnEEn RETTET EEE 15
SA STELLEN VON ONE een 15
3.5 VERFÜGUNGEN UND VERMERKE .neeeenenansnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnne 16
3.6 FEDERFÜHRUNG UND BETEILIGUNG ..eeennnnnassnnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 16
3.7 SCHLUSSZEICHNUNG ..eeeenenansnnnnsunnnnnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 16
3.8 PARAPHIERUNG ......usennoouneoueunuonuennnennönnnnnnnnnnononnnnnnnnnnnnpunnnnnounssssnnsunsnnenseennnnnnen 17
3.3 POSTAUSEAING EEE KH EEE EEE URERNEEENENE 17

3 Stand: 02.12.2021

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
im Auswärtigen Dienst #zumVorgang

3.10 ABSCHLUSS DER BEARBEITUNG «...ezecceennnanssnenunnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnn 17
4. Arbeitsweise in der Schriftgutverwaltung (Registratur) ........................... 18
4.1 GRUNDSATZ succenessennnesusannnununnenenuenn ernennen nennen en nrensn 18
4.2 POSTEINGANGSBEARBEITUNG .ueenenannunnnnnnnennnnnnnsnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnn 18
4.2.1 EINGÄNGE IN ELEKTRONISCHER FORM .neanneennnsscennnneennnnnsennnnseennnnssnnnunnnnnnnnnenunnnsennnnsnnnnnnnsnennnennnnnssennnnssnnnnnsnnnnn 18
4.2.2 EINGÄNGE IN PAPIERFORM .nnannenenenenennnnnnnnanannnananananenannnnnannnnnnannnananenennnnnenenenenennnnanenennnnnensnenenenennnennnnnnnnnunnnnnnnnene 19
4.3 ABGABE VON SCHRIFTGUT....eeaenessssnsnsnsnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 19
4.3.1 ABGABE WEGEN UNZUSTÄNDIGKEIT keaesesseseanesassnnennanenennnenenesnnnennnnnnnnannnnennnannnnennnnhnenannnnennnnennnnnnennnannenennenenannne 19
4.3.2 ABGABE WEGEN VERLAGERUNG DER ZUSTÄNDIGKEIT..änseenesnananananssnenennennnnnnnnennennnnnnnnenennenenanannennnnnnenennenenennne 20
4.4 POSTAUSGANG ..........uöcucusnsnonunnssensnununeensensnnununnnennnnnunuunnennfennrnnsunnnennesensnnnneenee 20
4.4.1 AUSGÄNGE IN ELEKTRONISCHER FORM .eeereensenesnsnnnnnnsnnnenasnenennnnenenannnnnnonnennnannenenannenennnnnnenannnnenanannennnnnnenannenennen 20
4.4.2 AUSGÄNGE IN PAPIERFORM .änasneanesennnnannnnnnnnnnnnnenenasnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnennnnenennnnenenannenennnnenennnnennennnennnnenenennnnnnennnnenennnn 20
4.5 WIEDERVORLAGEN ...eeeeeensnnunnnsnnnnnnnnunnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnsnnnnnne 21
4.6 UMLÄUFE Seesen dessen seinen en in esneeneesenen een EeEnnieenenEnenEeeEnnEnE 21
BTBLREE ee seen nenne ren 21
4.8 ÜBERNAHME VON ANALOG VORHANDENEM SCHRIFTGUT IN DIE E-AKTe....... 21
4.9 QUALITÄTSSICHERUNG DER AKTENFÜHRUNG .neeeccnnnnennnnnnunnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnn 21
4.9.1 IM AUSWÄRTIGEN AMT (ZENTRALE) aessesensssensusnennenennnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnennnenannnnennnnnnsnnennnnsnnnnnennnnensnnenenenennnnenennn 22
4.9.2 AN DEN AUSLANDSVERTRETUNGEN cnessenesansnsnesenenennnnnennnennnnnnnnennnnnenanenenenennnnnnnnnnanannnnnnnanenenenennnnnennnnnnannunnenenene 22
4.10 AUFBEWAHRUNG ..nnesnesesnnsssnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnensnnnnnnennsnnnnnennnnnnnnee 22
4.11 ANBIETUNG UND AUSSONDERUNG AN DAS POLITISCHE ARCHIV (REFERAT
[Eee 1 EEE er ze are a En ee 22
4.12 VERNICHTUNG VON UNTERLAGEN NACH ABSCHLUSS DER BEARBEITUNG .... 23
5. Funktion des Archivs..........eccceeesesseeessenennsenenssnnennnnnnnnnannnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnne 24
BL ENTE ee a en et ee ae a se 24
5.2 UNTERSTÜTZUNG DER SCHRIFTGUTVERWALTUNG ..eeeeneeunnssnsnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 24
5.3 RÜCKGRIFF AUF UNTERLAGEN IM POLITISCHEN ARCHIV .nneeeennnenunsnsnsnnnnnennnene 24
BR BECHERTEE ne ee eufessnee een 24
6. Aktenauskunft, Akteneinsichtnahme, Aktenausleihe ............................... 25
7. Übergangs- und Schlussbestimmungen.........uauauasananananaunanananenannnannnnnnnnnnn 26

4 Stand: 02.12.2021

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Die Dienstanweisung wird durch folgende Anlagen ergänzt:

Anlage 1 Handbuch mit Anleitungen und praktischen Hinweisen

Anlage 2 Aktenplan

Anlage 3 Sonderregelungen für Fallakten

Anlage 4 Fristenkatalog/Aufbewahrungsfristen
Anlage 5

    
 
 

     
       
      

    

    

    

Dienstanweisung für die Ausübung der Fachaufsicht gegenüber
Registratorinnen und Registratoren

 
  
 

  

Anlage 6 Amtlicher Schriftverkehr

    
 

Anlage 7 (Geschäftsgang-)Vermerke und Verfügungen

      
  

  
   

Anlage 8 Scanrichtlinie

Anlage 9 Pflege der Metadaten

 
   
 

   

( #zumVorgang

5 Stand: 02.12.2021

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GC

 

1. Allgemeine Bestimmungen

1.1 ZWECK UND GEGENSTAND

(1) Die „Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und
Dokumenten) in Bundesministerien“ (RegR) ist für alle Beschäftigten des Auswärtigen
Dienstes maßgeblich. Sie wird für die Auslandsvertretungen für anwendbar erklärt.
Die vorliegende Dienstanweisung enthält die für den Auswärtigen Dienst geltenden
Bestimmungen und ergänzt insoweit die RegR. Die Bestimmungen gelten für das
gesamte behördliche Schriftgut, unabhängig ob elektronisch oder in Papierform.
Soweit erforderlich, sind abweichende Regelungen für Schriftgut in Papierform
gesondert aufgeführt.

D
—

Die Bearbeitung von Schriftgut umfasst eine vollständige und ordnungsgemäße
Dokumentation, zu der das Erstellen, Bearbeiten, Versenden, Empfangen und
Registrieren von Dokumenten (Aktenbildung) gehört. Die Verwaltung von Schriftgut
beinhaltet eine vollständige und ordnungsgemäße Aufbewahrung, die für
archivwürdiges Schriftgut schließlich in der Abgabe an das Archiv mündet.

nn
w
==

Wesentliche in dieser Dienstanweisung verwendete Begriffe sind im Glossar (Anlage
10) erläutert.

=

Schriftgutbearbeitung und -verwaltung sichern folgende Ziele:

e Integrität und Vollständigkeit der Dokumentation des Verwaltungshandelns
e Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns (Transparenz)
e Nachweisbarkeit des Verwaltungshandelns
e Unterstützung und Effizienzsteigerung der Verwaltungsarbeit
einheitliche Registrierung
komplexe Recherchemöglichkeiten
Beschleunigung des Zugriffs auf Schriftgut
hohe und gleichzeitige Verfügbarkeit von Schriftgut
Verringerung von Redundanzen
Eindeutigkeit in Sachständen
o Sicherung und Bereitstellung von Informationen
e Sicherung von Rechtsansprüchen und rechtlichen Verpflichtungen.

oO
oO
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1.2 ANWENDUNGSBEREICH

(1) Diese Dienstanweisung gilt grundsätzlich für Sachakten.

(2) Für die Bearbeitung von Fallakten, auch solche, die in Form von genehmigten
Bearbeitungsablagen geführt werden, gelten die in Anlage 3 aufgeführten
Sonderregelungen.

(3) Für Schriftgut aus folgenden Bereichen/mit folgenden Merkmalen können
abweichende Regelungen gelten:

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( #zumVorgang

 

e  Personalakten im Sinne des RES 11-14

e  Verschlusssachen im Sinne der VSA

e Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen

e im Bereich Rechts- und Konsularangelegenheiten
e  Honorarkonsularbeamt*innen (RES 20-77)

e Bauunterlagen (nach RBBau)

(4) Schriftgut aus folgenden Bereichen darf nicht in der E-Akte verarbeitet werden:

e Personalakten im Sinne des RES 11-14

e Disziplinarakten

e  Sicherheitsakten im Sinne des $ 18 SÜG

e Akten zu Verfahren, die in strafrechtlichen Angelegenheiten oder in
Ordnungswidrigkeiten gegen Beschäftigte des Auswärtigen Dienstes geführt
werden

e Verschlusssachen, die höher als VS-NfD eingestuft sind

e Akten der Gleichstellungsbeauftragten

e Akten des Personalrats

e Akten der Vertrauensperson der Schwerbehinderten

e Akten der Jugend- und Auszubildendenvertretungen

e Akten der Ansprechperson für Korruptionsprävention

e Akten des/der Datenschutzbeauftragten

e Schriftstücke ohne dienstlichen Zweck mit personenbezogenen Daten (z.B.
Geburtstagslisten)

e Schriftstücke mit statistischen Einzelangaben.

(5) Bei der Bereitstellung/Übernahme/Verwendung der Daten ist in jedem Fall die
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 6 Datenschutz-Grundverordnung der EU
(DSGVO) sicherzustellen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist dem Zweck
angemessen und sachlich relevant sowie auf das für den Zweck der
Datenverarbeitung notwendige Maß beschränkt. Daten, welche für die rechtmäßige
Aufgabenerfüllung und die nachvollziehbare Dokumentation des
Verwaltungshandelns nicht erforderlich sind, werden nicht erfasst. Näheres regelt das
Datenschutzkonzept zur E-Akte.

1.3 GRUNDSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN FÜR DEN UMGANG MIT SCHRIFTGUT

(1) Alle Beschäftigten treffen geeignete Maßnahmen, zu denen vor allem der
Passwortschutz gehört, um zu verhindern, dass das E-Akte-System von Unbefugten
genutzt werden kann.

(2) Aktenrelevantes (formelles) Schriftgut, das in der E-Akte im Bereich des Aktenplans
abgelegt ist, darf weder aus der Akte entfernt noch bei der Nutzung des
elektronischen Archivs gelöscht werden. Das Abschneiden von Mailschlangen stellt
keine Löschung oder Veränderung in diesem Sinne dar. Elektronisch gespeicherte
Informationen (Metadaten) werden nur nach Absprache mit der Verfasserin oder dem
Verfasser gelöscht bzw. verändert.

7 Stand: 02.12.2021

Dienstanweisung zur Dokumentation und Aktenführung
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( #zumVorgang

(3) Eine ausschließliche Ablage von aktenrelevanten Informationen auf Laufwerken, in
E-Mail-Postfächern, in SharePoint-Räumen oder an anderen Stellen außerhalb der
Akten ist nicht zulässig. Es ist vielmehr sicherzustellen, dass aktenrelevantes
Schriftgut der Schriftgutverwaltung (Registratur) zugeführt wird.

 

=

Handakten, Beiakten und persönliche elektronische Ablagen dürfen lediglich
informelles (= nicht aktenrelevantes) Schriftgut enthalten. In der E-Akte in den
Arbeitsbereichen „Schreibtisch“ und „Informeller Arbeitsbereich“ abgelegtes
Schriftgut stellt informelles Schriftgut dar. Kopien, aus denen sich aufgrund von
nachträglichen Anmerkungen und Randbemerkungen die Entscheidungsbildung
nachvollziehen lässt, sind grundsätzlich aktenrelevant und werden dem Schriftgut
zugeführt.

1.4 NUTZUNG DER E-AKTE

(1) Alle Beschäftigten sind verpflichtet, die Anwendung E-Akte zu nutzen, sobald diese
bereitgestellt ist und soweit nicht speziellere Vorschriften dem entgegenstehen. Um
den ordnungsgemäßen Umgang mit der E-Akte sicherzustellen, werden den
Beschäftigten Schulungen bzw. Informationsmaterial angeboten.

(2) Beschäftigte, für die (noch) kein Zugang zur E-Akte eingerichtet ist,

e führen weiterhin vollständige Papierakten. Aktenrelevante elektronisch
empfangene, erstellte oder versandte Dokumente sind auszudrucken und der
Schriftgutverwaltung zuzuführen.

e beteiligen Beschäftigte aus Organisationseinheiten, die bereits Zugang zur E-
Akte haben, grundsätzlich per E-Mail.

e arbeiten den federführenden Mitarbeitenden digital zu durch die Weiterleitung
digital entstandener Unterlagen oder die Digitalisierung (Scannen) zugehöriger
Papierunterlagen.

1.5 AUFGABEN DER BETEILIGTEN

1.5.1 AUFGABEN DER BESCHÄFTIGTEN MIT VORGESETZTENFUNKTION

 

(1) Alle Beschäftigten mit Vorgesetztenfunktion stellen sicher, dass die Vorgaben dieser
Dienstanweisung in dem jeweiligen Arbeitsbereich bekannt sind und eingehalten
werden. Sie ermöglichen es den Beschäftigten, Kenntnisse und Fähigkeiten im
Umgang mit der Schriftgutbearbeitung und -verwaltung zu erwerben. Teil ihrer
Führungsverantwortung ist eine Vorbildfunktion bei der eigenen
Schriftgutbearbeitung.

ND
—

Die inhaltliche Prüfung, ob die Vorgaben zur Schriftgutbearbeitung und -verwaltung
beachtet wurden, obliegt grundsätzlich den Leiter*innen der Organisationseinheiten
im Auswärtigen Amt (Zentrale) bzw. der Auslandsvertretungen. An den
Auslandsvertretungen kann mit der Prüfung auch ein/eine andere/r entsandte/r
Beschäftigte/r betraut werden.

8 Stand: 02.12.2021

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GC

(3) Den Kanzler*innen üben die Dienst- und Fachaufsicht über die Registrator*innen an
den Auslandsvertretungen aus. Sie führen kalenderjährlich die Ordnungsprüfung
durch.

 

1.5.2 AUFGABEN DER BEARBEITENDEN

Die Bearbeitenden sind dafür verantwortlich, dass Akten und Vorgänge vollständig und
die dokumentierten Geschäftsvorfälle auch für befugte Dritte jederzeit nachvollziehbar
sind. Sie tragen dafür Sorge, dass aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls
entstandene aktenrelevante Dokumente unmittelbar und vollständig in den
dazugehörigen Vorgang überführt werden.

1.5.3 AUFGABEN DER REGISTRATOR*INNEN

(1) Neue Akten dürfen grundsätzlich nur durch den/die zuständige/n Registrator*in
angelegt werden. Eine neue Akte wird angelegt, wenn ein neues Sachthema, eine
neue Teilaufgabe oder eine neue Maßnahme zu dokumentieren ist.

(2) Vorgänge dürfen grundsätzlich nur von dem/der Registrator*in bzw. in Absprache
mit ihm/ihr angelegt werden. Arbeiten mehrere Organisationseinheiten gemeinsam
an einem Vorgang, ermöglicht der/die zuständige Registrator*in auf Veranlassung
der Bearbeitenden in der federführenden Organisationseinheit den mitbeteiligten
Bearbeitenden den Zugriff auf den Vorgang. Diese Veranlassung ist aktenkundig
festzuhalten.

(3) Wenn ein Vorgang dauerhaft nicht mehr bearbeitet wird, wird er von dem/der
Registrator*in Absprache mit den Bearbeitenden geschlossen.

(4) Für die Pflege der Metadaten sind grundsätzlich die Registrator*innen zuständig. Sie
stellen die Vollständigkeit der Metadaten sicher. Darüber hinaus entlasten sie die
Bearbeitenden durch Serviceleistungen, unterstützen sie bei der Recherche im
Aktenbestand und helfen bei der Ordnung und Registrierung des Schriftguts.

(5) Bei Wechsel des Registrators/der Registratorin ist die Übergabe seines/ihres
Arbeitsgebietes an den/die Nachfolgerin oder - wenn diese/r noch nicht
eingetroffen ist - an den/die Vertreter*in in Form einer Übergabeverhandlung
aktenkundig zu machen.

1.5.4 FUNKTION DER REGISTRATUR

(1) Schriftgut in Papier- und/oder elektronischer Form wird grundsätzlich in den
zuständigen Registraturen verwaltet.

(2) Die Registratur ist die Kompetenz- und Servicestelle zur Schriftgutverwaltung für die
Organisationseinheit bzw. die Auslandsvertretung, der sie zugewiesen ist.

(3) Sie trägt wesentlich dazu bei, dass das Schriftgut nach einheitlichen Grundsätzen
geordnet, registriert, abgelegt, bereitgestellt und ausgesondert wird. Dies wird im
Rahmen von kalenderjährlich durchzuführenden Ordnungsprüfungen festgestellt.
Außerordentliche Ordnungsprüfungen können jederzeit vom Grundsatzreferat für die
Schriftgutbearbeitung und -verwaltung (Referat 100) angeordnet werden.

Stand: 02.12.2021