190904__Bericht Ideemanagement_2018_final
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Ideenmanagement BMG: Berichte an die Behördenleitung“
Ideenmanagement im BMG Bericht 2018 Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
Inhalt I. Allgemeine Angaben .................................................................................................................................. 3 II. Erhebungsphase und Berichtszeitraum ................................................................................................... 3 III. Zusammenfassung der Ergebnisse.......................................................................................................... 3 IV. Zahlen zum Ideenmanagement 2018 ..................................................................................................... 4 V. Maßnahmen für das Jahr 2019.................................................................................................................. 7 Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
I. Allgemeine Angaben Das traditionelle behördliche Vorschlagswesen wurde 2010 durch ein modernes Ideenmanage- ment ersetzt, das eine schnellere Bewertung und Umsetzung der Verbesserungsvorschläge si- cherstellt und die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhöht, sich kreativ und en- gagiert in den Verbesserungsprozess der Bundesverwaltung einzubringen. Das Ideenmanagement nimmt Vorschläge entgegen und veranlasst die Prüfung des eingereich- ten Vorschlags bei der "begutachtenden Stelle". Bei positivem Votum durch die "begutachtende Stelle" berechnet das Verfahrensmanagement auf der Basis der Rahmenrichtlinie die Höhe der Prämie. Die abschließende Entscheidung über die im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel mögliche Höhe der Prämie trifft die Abteilungsleitung Z. Durch die Neuauflage eines Flyers zum Ideenmanagement ist im letzten Jahr ein Anstieg der ein- gegangenen Ideen zu verzeichnen. II. Erhebungsphase und Berichtszeitraum Der Berichtszeitraum umfasst das Jahr 2018. Die Daten wurden in MS-Office (Excel) erhoben und mit Pivot-Tabellen ausgewertet. Zur besseren Darstellung wurden die Auswertungen auch als Di- agramme abgebildet. Fälle, die im Dezember 2017 eingereicht und erst im Jahr 2018 beschieden wurden, werden in der Auswertung für das Jahr 2018 berücksichtigt. Ein Fall der im Jahr 2018 eingereicht wurde, ist der- zeit noch in Bearbeitung und wurde entsprechend in das Jahr 2019 überführt. Um den Datenschutz zu gewährleisten, wurde auf eine namentliche Auflistung im gesamten Be- richt verzichtet. III. Zusammenfassung der Ergebnisse Im Jahr 2018 wurde das Ideenmanagement im BMG neu beworben. Dadurch konnte ein enormer Anstieg von Vorschlägen verzeichnet werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden durch den aufgelegten Flyer des Ideenmanagements erneut motiviert, ihre Vorschläge einzu- reichen, sodass im Jahr 2018 insgesamt 31 neue Ideenvorschläge eingingen. Für acht Ideen konnten in 2018 Prämien ausgelobt werden. Insgesamt wurde ein Prämienbetrag von 3.100€ ausgeschüttet. Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
IV. Zahlen zum Ideenmanagement 2018 Gliederung nach Organisationszugehörigkeit Die folgende Abbildung zeigt die Verteilung der eingegangenen Ideen nach Abteilungszugehö- rigkeit. Anzahl eingegangener Ideen nach Abt. 3% Abteilung 3 27% 17% Abteilung 4 Abteilung 5 17% Abteilung Z 17% Beauftragten 3% 17% Leitungsbereich ST-IE Grafik 1 Im Allgemeinen zeigen die Auswertungen, dass eine Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter aus fast allen Organisationseinheiten zu verzeichnen ist. Die höchste Beteiligungsrate mit 27%, acht von 31 eingegangenen Ideen stammen aus dem Stab IE. Abteilung 3 verzeichnet eine eingegangene Idee, Abteilung 4, Abteilung 5 sowie die Abteilung Z jeweils fünf, aus dem Kreis der Beauftragten des Hauses kam eine Idee, und aus dem Leitungsbereich wurden fünf Ideen einge- reicht. Die Verteilung auf die einzelnen Referate können der Tabelle 2 (Anlage 1) entnommen werden. Gliederung nach Themen Im Jahr 2018 gingen unterschiedliche Vorschläge im Ideenmanagement ein. Die nachfolgende Abbildung (Grafik 2) stellt eine Auflistung nach Themengebieten dar. Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
Eingegangene Ideen nach Themengebieten Betriebliches Gesundheitsmanagement (IE 4) 3% 3% 3% 7% 7% Büroorganisation (Z 13, IE 1, IE 2) 10% Informationsmanagememt (IE 2) 30% Infrastruktur des Hauses (IE 1) Organisationsangelegenheiten, E-Verwaltung (Z13 / e-Team) Personalangelegenheiten, Dienstreisen (Z 11, Z 12) 37% Raumplanung, Gebäudemanagement (IE 1, IE 3) Vorlagennutzung /-optimierung (Z 13, IE 1) Grafik 2 Das größte Themengebiet der eingegangenen Ideen betraf mit einem Anteil von 37% Vorschläge zur Optimierung der Infrastruktur des Hauses, danach folgten mit 30% Vorschläge zur Verbesse- rung des Informationsmanagements im BMG. Gemeinsam bilden die beiden Themengebiete zwei Drittel aller Vorschläge. Eine Auflistung der einzelnen Themengebiete und der Referate, die beteiligt waren, können Ta- belle 3 in Anlage 2 entnommen werden. Gliederung nach Laufbahngruppen Für 2018 konnten aus allen Laufbahngruppen Ideenvorschläge verzeichnet werden. Die folgende Grafik 3 zeigt die Eingänge der Ideenvorschläge in Prozent nach Laufbahngruppen. Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
Eingegangene Ideen nach Laufbahngruppen e. D. m.D. 3% g.D. 20% 23% g.D. h.D. m.D. e. D. h.D. 54% Grafik 3 Der höhere Dienst verzeichnet mit 54%, und damit mit mehr als der Hälfte der eingereichten Ideenvorschläge, den höchsten Anteil. Darauf folgten mit 23% der gehobene Dienst und mit 20% der mittlere Dienst. Der einfache Dienst war mit 3% vertreten. Gliederung nach Prämierungen und Beträgen Grafik 4 zeigt die Auswertung in Prozent, wie viele der 31 eingegangenen Ideenvorschlägen prä- miert wurden. Prämierungen der eingegangenen Ideen ja 27% ja nein nein 73% Grafik 4 Zirka ein Drittel der eingebrachten Vorschläge, genau 27%, konnten mit Geldbeträgen prämiert werden. Einen Überblick über die ausgeschütteten Geldbeträge für die unterschiedlichen Ideen, kann der nachfolgenden Tabelle 1 entnommen werden. Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
Ideenvorschlag Einzel Betrag in € Ausdruck von Anlagen bei E-Mails 1.200,00 € Volltextsuche in Textbausteinen 750,00 € Bandansage Bürgertelefon 250,00 € Serviceleistungen des Hauses 250,00 € Druckauftrag 250,00 € Umgang mit Excel-Tabellen mit spez. Tool 200,00 € Fahrradabstellmöglichkeiten 100,00 € Veränderung des persönlichen Verhaltens i. B. auf Energieverhal- ten 100,00 € Gesamtergebnis 3.100,00 € Tabelle 1 V. Maßnahmen für das Jahr 2019 Neben Geldprämien werden 2019 auch Sachprämien zur Anerkennung ausgegeben. Die Sachprä- mien wurden in Form von Kaffeebechern, Kugelschreibern und Notizblöcken mit dem Logo des Ideenmanagements beschafft. So können Vorschläge, die nicht umgesetzt werden, zumindest mit einer Sachprämie honoriert werden. Der Werbeflyer zum Ideenmanagement hat bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern guten Anklang gefunden. Derzeit wird überlegt auch für die Jahre 2019/2020 eine neue, hausinterne Werbekampagne zu starten. Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
Anlagen Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
Anlage 1: Tabelle Gliederung der eingegangenen Ideen nach Referaten Anzahl eingegange- Referate ner Ideen 321 1 411 1 412 1 421 1 423 1 511 3 513 1 517 1 415 / Z12 1 L3 1 L4 1 L5 1 L7 1 L9 1 ST P 1 ST-IE 1 3 ST-IE 2 4 ST-IE 3 1 Z 12 1 Z 13 1 Z 14 1 Z 21 1 Z 22 1 Gesamtergebnis 30 Tabelle 2 Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
Anlage 2: Tabelle Gliederung der eingegangenen Ideen nach fachlich zuständigen Referaten Themengebiete Anzahl von Vorschlag IE 1 11 Abrechnung Sitzungsservice 1 Bandansage Bürgertelefon 1 bargeldloses Zahlen in Kantinen 1 Materialbestellung 1 mobile Klimageräte 1 Mülltrennung 1 Parkplatzbeleuchtung 1 Serviceleistungen des Hauses 1 Stromeinsparung durch Abschalten der Scheinwerfer im Atrium 1 Fahrradabstellmöglichkeiten 1 Optimierung Botengänge Berlin 1 IE 2 8 Ausdruck von Anlagen bei E-Mails 1 beidseitiger Druck als Standard 1 Instant-Messaging/Chat-Dienst 1 Mobiles Arbeiten mit Skype o.ä. 1 Reinigung Bildschirm, Telefon, Tastatur 1 Umgang mit Excel-Tabellen mit spez. Tool 1 Volltextsuche in Textbausteinen 1 Umorganisation Z 1 1 Z 12 1 Prozessoptimierung im TMS 1 Z 13 / e-Team 3 Verbesserung Verfahren im Ideenmanagement 1 Dokumentenbearbeitung 1 Elektronische Bearbeitung v. Vorgängen 1 IE 4 1 BGM (Kantine, Meditation, Fitness, Duschen) 1 Z 13, IE 1, IE 2 2 Druckauftrag 1 Vorlagen/ Telefonnummern/ Rasenflächen/ Heizungen 1 IE 1, IE 3 1 Optimierung Flächennutzung (Büros) 1 Z 13, IE 1 1 To-Do-Liste Besprechungen 1 Z 11, Z 12 1 Veränderung des persönlichen Verhaltens i. B. auf Energieverhalten 1 Z 11, IE 2 1 Schulungsprogramm für Neueinsteiger 1 IE 1 1 Brandschutz 1 Gesamtergebnis 31 Tabelle 3 Erstellt von: , Referat Z13 04. September 2019
