1 Ideenmanagement im BMG Bericht 2019 Erstellt von:  , Referat Z13         Juli 2020

2 Inhalt I. Allgemeine Angaben .................................................................................................................................. 3 II. Erhebungsphase und Berichtszeitraum ................................................................................................... 3 III. Zusammenfassung der Ergebnisse .......................................................................................................... 3 IV. Zahlen zum Ideenmanagement 2019 ..................................................................................................... 4 V. Maßnahmen für das Jahr 2020.................................................................................................................. 9 Erstellt von:     , Referat Z13                                                                                                                 Juli 2020

3 I. Allgemeine Angaben Das traditionelle behördliche Vorschlagswesen wurde 2010 durch ein modernes Ideenmanage- ment ersetzt, um eine schnellere Bewertung und Umsetzung der Verbesserungsvorschläge si- cherzustellen, die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhöhen und um sich kre- ativ und engagiert in den Verbesserungsprozess der Bundesverwaltung einzubringen. Das Ideenmanagement nimmt Vorschläge entgegen und veranlasst die Prüfung des eingereich- ten Vorschlags bei der begutachtenden Stelle, in der Regel dem fachlich zuständigen Referat. Bei positivem Votum durch die begutachtende Stelle berechnet das Verfahrensmanagement auf der Basis der Rahmenrichtlinie die Höhe der Prämie. Die abschließende Entscheidung über die im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel mögliche Höhe der Prämie trifft die Abteilungsleitung Z. Durch die Etablierung des Ideenmanagement ist im letzten Jahr, im Vergleich zum Jahr 2018, in dem der Flyer zum Ideenmanagement neu aufgelegt worden war, ein kleiner Rückgang der eingegangenen Ideen zu verzeichnen. II. Erhebungsphase und Berichtszeitraum Der Berichtszeitraum umfasst das Jahr 2019. Die Daten wurden in MS-Office (Excel) erhoben und mit Pivot-Tabellen ausgewertet. Zur besseren Darstellung wurden die Auswertungen auch als Di- agramme abgebildet. Alle eingereichten Vorschläge des Jahres 2019 zählen in den Berichtszeitraum 2019. Dies umfasst auch Vorschläge, die im Dezember des Jahres eingegangen sind und Anfang des Folgejahres 2020 beschieden wurden. Eine eingegangene Idee aus dem Jahr 2019 wurde noch vor Bescheid zurück genommen. Grund hierfür war die parallel eingerichtete neue Druckservice-Funktion (Follow Me). Um den Datenschutz zu gewährleisten, wurde auf eine namentliche Auflistung im gesamten Be- richt verzichtet. III. Zusammenfassung der Ergebnisse (2019) Im Jahr 2019 gingen insgesamt 26 Ideenvorschläge ein (Vorjahr: 31 Vorschläge). Damit hat sich das Ideenmanagement im BMG etabliert. Im Jahr 2019 konnten fünf Ideen prämiert werden. Insgesamt wurde ein Prämienbetrag von 750,00€ ausgeschüttet. Erstellt von:     , Referat Z13                                                           Juli 2020

4 IV. Zahlen zum Ideenmanagement 2019 Gliederung nach Organisationszugehörigkeit Die folgende Abbildung zeigt die Verteilung der eingegangenen Ideen nach Abteilungszugehö- rigkeit. Anzahl eingegangener Ideen nach Abt. 4% 4% 15%                     Abteilung 1 Abteilung 3 8%             Abteilung 4 57% Abteilung 5 12%                   Abteilung L Abteilung Z Grafik 1 Im Allgemeinen zeigen die Auswertungen, dass eine Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter aus fast allen Organisationseinheiten zu verzeichnen ist. Die höchste Beteiligungsrate mit 57%, 15 von 26 eingegangenen Ideen stammen aus Abteilung Z. Die Abteilung 4 verzeichnet vier eingegangene Ideen, aus dem Leitungsbereich kamen insgesamt drei Ideenvorschläge, zwei Vor- schläge stammen aus der Abteilung 5 und jeweils eine Idee können den Abteilungen 1 und 3 gut- geschrieben werden. Gliederung nach Themen Im Jahr 2019 gingen unterschiedliche Vorschläge im Ideenmanagement ein. Die nachfolgende Abbildung (Grafik 2) stellt eine Auflistung nach Themengebieten dar. Erstellt von:       , Referat Z13                                                            Juli 2020

5 Eingegangene Ideen nach Themengebieten Organisationsangelegenheiten (IE 1) Büroorganisation (IE 1, IE 2) 4% 8% Zeiterfassung Kraftfahrer (IE 1, IE 2, Z 4% 4%                           31%                11, Z 12) Kennzeichnung Mediziner im hause (IE 1, Z 12, IE 4) 7%                                                 Informationsmanagement (IE 2) 4%                                                  Telefonbuch Kennzeichnung Amt (IE 2, DSB, Z 15) Organisationsangelegnehiten, E- Verwaltung (IE 2, Z 13 / E-Team) 15%                          15%               Fortbildung (Z 11) Zeiterfassung (Z 12) 4%  4% Organisationsangelegnehieten (Z 13) Intranet (Z 13) Grafik 2 Überwiegend wurden mit einem Anteil von 31% Vorschläge zur Optimierung der Organisations- angelegenheiten eingereicht. Darauf folgten mit 15% Vorschläge zur Verbesserung der Büroorga- nisation und Infrastruktur im BMG. Gemeinsam bilden die beiden Themengebiete nahezu die Hälfte aller Vorschläge. Eine Auflistung der einzelnen Themengebiete und der Referate, die beteiligt waren, können Ta- belle 2 in Anlage 1 entnommen werden. Gliederung nach Laufbahngruppen Für 2019 konnten aus fast allen Laufbahngruppen Ideenvorschläge verzeichnet werden. Die fol- gende Grafik 3 zeigt die Eingänge der Ideenvorschläge in Prozent nach Laufbahngruppen. Erstellt von:       , Referat Z13                                                                    Juli 2020

6 Eingegangene Ideen nach Laufbahngruppen g.D.              g.D. 35% h.D. 42%                                  m.D.; Auszubildende m.D.; m.D. Auszubildende m.D.      4% 19%                       h.D. Grafik 3 Der höhere Dienst verzeichnet mit 42%, der eingereichten Ideenvorschläge, den höchsten Anteil. Darauf folgten mit 35% der gehobene Dienst und mit 19% der mittlere Dienst. Im Jahr 2019 sind mit 4% und damit einer eingegangenen Idee auch die Auszubildenden vertreten. Gliederung nach Prämierungen und Beträgen Grafik 4 zeigt die Auswertung in Prozent, wie viele der 26 eingegangenen Ideenvorschlägen prä- miert wurden. Anzahl der Prämierungen ja 19% ja keine keine 81% Grafik 4 Erstellt von:           , Referat Z13                                                    Juli 2020

7 19%, konnten mit Geldbeträgen prämiert werden. Einen Überblick über die ausgeschütteten Geldbeträge für die unterschiedlichen Ideen, kann der nachfolgenden Tabelle 1 entnommen werden. Zeilenbeschriftungen                       Summe von Betrag in € Desinfektionsspender in Toilettenkabinen                   100,00 € L-Reg Suche nach Doppelungen                               150,00 € Namen für Besprechungsräume                                300,00 € Servicerollwagen                                           100,00 € Telefonbucheintrag Referatsleitungen                       100,00 € Gesamtergebnis                                             750,00 € Tabelle 1 Der Ideenvorschlag „Namen für Besprechungsräume“, der mit 300 € prämiert wurde, bezieht sich auf das Umbenennen der Raumnummern in ausgewählte Namensvorschläge. Es kam vor, dass die Beschäftigten gerade bei ähnlichen Raumbezeichnungen wiederholt nachsehen muss- ten, welcher Raum gebucht wurde bzw. wurden verkehrte Räume gebucht (Beispiel: Räume IX.01.001 und VIII.01.001 in Bonn). Bei der mit 150 € prämierten Idee zur „L-Reg Suche nach Doppelungen“ wurde das Erfassen und die Suche nach Vorgängen in der L-Reg vereinfacht. Der Vorschlag beinhaltete eine Veränderung und teilweise Neuprogrammierung der Leitungsregistratur (L-Reg) um diese einerseits nutzer- freundlicher zu machen und andererseits Doppelungen in den Datensätzen zu verhindern. Häu- fig gehen im Leitungsbereich Sendungen vorab per E-Mail zu. Danach folgt die Zusendung zu- sätzlich postalisch. Hier bestand die Gefahr, Vorgänge doppelt zu registrieren. Gliederung geschlechterspezifisch Der Geschlechteranteil (Grafik 5) an den 26 eingereichten Ideenvorschlägen ist ausgeglichen. 13 Ideen (50 %) wurden von Frauen und 13 Ideen (50 %) wurden von Männern eingereicht. Erstellt von:      , Referat Z13                                                          Juli 2020

8 Prozent nach Geschlecht w                      m 50%                    50%                  m w Grafik 5 Gliederung der ausgeschütteten Prämierungen geschlechterspezifisch Von den 26 eingereichten Ideenvorschlägen, konnten insgesamt 5 prämiert werden. Zwei Prä- mierungen konnten den Männern und drei den Frauen zugesprochen werden. Die nachfolgende Grafik 6 zeigt eine Aufgliederung des Gesamtbetrages von 750 € nach Geschlecht. Prämierung in € nach Geschlecht 200,00 € m w 550,00 € Grafik 6 Erstellt von:      , Referat Z13                                                      Juli 2020

9 V. Maßnahmen für das Jahr 2020 Neben Geldprämien werden 2020 auch weiterhin Sachprämien zur Anerkennung ausgegeben. Die Sachprämien wurden in Form von Kaffeebechern, Kugelschreibern und Notizblöcken mit dem Logo des Ideenmanagements ausgegeben. So konnten Vorschläge honoriert werden, deren Umsetzung nicht möglich war. Dieses Vorgehen wurde bereits im Jahr 2019 praktiziert und von den Beschäftigten anerkannt. Der Werbeflyer zum Ideenmanagement hat bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern guten Anklang gefunden. Eine erneute, hausinterne Werbekampagne ist für das Jahr 2021 vorgesehen. Erstellt von:    , Referat Z13                                                         Juli 2020

10 Anlagen Erstellt von: , Referat Z13    Juli 2020