1 Ideenmanagement im BMG Bericht 2020 Erstellt von:  , Referat Z 35        August 2021

2 Inhalt I. Allgemeine Angaben .................................................................................................................................. 3 II. Erhebungsphase und Berichtszeitraum ................................................................................................... 3 III. Zusammenfassung der Ergebnisse (2020) ............................................................................................... 3 IV. Zahlen zum Ideenmanagement 2020 ..................................................................................................... 4 V. Maßnahmen für das Jahr 2021.................................................................................................................. 8 Erstellt von:     , Referat Z 35                                                                                                           August 2021

3 I. Allgemeine Angaben Das traditionelle behördliche Vorschlagswesen wurde 2010 durch ein modernes Ideenmanage- ment ersetzt, um eine schnellere Bewertung und Umsetzung der Verbesserungsvorschläge si- cherzustellen, die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhöhen und um sich kre- ativ und engagiert in den Verbesserungsprozess der Bundesverwaltung einzubringen. Das Ideenmanagement nimmt Vorschläge entgegen und veranlasst die Prüfung des eingereich- ten Vorschlags bei der begutachtenden Stelle, in der Regel dem fachlich zuständigen Referat. Bei positivem Votum durch die begutachtende Stelle berechnet das Verfahrensmanagement auf der Basis der Rahmenrichtlinie die Höhe der Prämie. Die abschließende Entscheidung über die im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel mögliche Höhe der Prämie trifft die Abteilungsleitung Z. Im Jahr 2020 ist ein leichter Rückgang eingereichter Ideen zu verzeichnen, vermutlich ist hier- für die Pandemiesituation mit ursächlich. Die Bezeichnung der Organisationseinheiten, auch in den Grafiken, beruht auf dem Stand 2020 (z.B. St-IE). Die betroffenen Grafiken wurden mit einem Stern markiert. II. Erhebungsphase und Berichtszeitraum Der Berichtszeitraum umfasst das Jahr 2020. Die Daten wurden in MS-Office (Excel) erhoben und mit Pivot-Tabellen ausgewertet. Zur besseren Darstellung wurden die Auswertungen auch als Di- agramme abgebildet. Alle eingereichten Vorschläge des Jahres 2020 zählen in den Berichtszeitraum 2020. Dies umfasst z.B. auch Vorschläge, die im Dezember des Jahres eingegangen sind und Anfang des Folgejahres 2021 beschieden wurden. Um den Datenschutz zu gewährleisten, wurde auf Namensnennungen im gesamten Bericht ver- zichtet. III. Zusammenfassung der Ergebnisse (2020) Im Jahr 2020 gingen insgesamt 20 Ideenvorschläge ein (Vorjahr: 26 Vorschläge). Damit wird das Ideenmanagement im BMG durch die Beschäftigten auch unter erschwerten Arbeitsbedingun- gen angenommen. Im Jahr 2020 konnten drei Ideen prämiert werden. Insgesamt wurde ein Prämienbetrag von 400,00€ ausgeschüttet. Erstellt von:       , Referat Z 35                                                       August 2021

4 IV. Zahlen zum Ideenmanagement 2020 Gliederung nach Organisationszugehörigkeit Die folgende Abbildung zeigt die Verteilung der eingegangenen Ideen nach Abteilungszugehö- rigkeit. Anzahl eingegangener Ideen nach Abt. 10%      15% 10%              Abteilung 1 Abteilung 2 Abteilung 3 40%                                      10% Abteilung 4 Abteilung L * inkl. St-IE 5%                Abteilung Z Interessenvertretung 10% Grafik 1 Die Auswertung zeigt, dass eine Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus fast allen Organisationseinheiten zu verzeichnen ist. Die höchste Beteiligungsrate mit 40%, 8 von 20 einge- gangenen Ideen stammen aus den Abteilungen Z, davon 4 Ideen aus St-IE. Aus Abteilung 1 ka- men drei Ideen, aus den Abteilungen 2, 3, dem Leitungsbereich und von der Interessenvertretung kamen jeweils zwei Ideenvorschläge und aus Abteilung 4 eine Idee. Gliederung nach Themen Im Jahr 2020 gingen unterschiedliche Vorschläge im Ideenmanagement ein. Die nachfolgende Abbildung (Grafik 2) stellt eine Auflistung nach Themengebieten dar. Erstellt von:       , Referat Z 35                                                             August 2021

5 Eingegangene Ideen nach Themengebieten 10%   10% 5%                                             IE 4 (Gesundheitsmanagement) 5% IE1, Z13, IE4 5%                                                     (Organisationsangelegenheiten) IE2 (IT-Themen / 35%       Informationsmanagement) L 6 (Presse / Social Media) Z 11 (Personal) 30%                                              Z 15, ZVS, Z 11, Z 12 (Finanzen) IE 1, Z 13, IE 2 (Organisation mit IT- Bezug) Grafik 2 Überwiegend wurden mit einem Anteil von 35% Vorschläge zur Optimierung der Organisations- angelegenheiten eingereicht. Darauf folgten mit 30% Vorschläge zur besseren Nutzung der IT- Systeme und des Informationsmanagements. Gemeinsam betreffen diese beiden Bereiche mehr als die Hälfte aller Vorschläge. Auch im vorhergehenden Jahr gingen zu diesen beiden Themen- gebieten die meisten Vorschläge ein. Gliederung nach Laufbahngruppen Für 2020 konnten aus fast allen Laufbahngruppen Ideenvorschläge verzeichnet werden. Die fol- gende Grafik 3 zeigt die Eingänge der Ideenvorschläge in Prozent nach Laufbahngruppen. Erstellt von:        , Referat Z 35                                                            August 2021

6 Anzahl eingereichter Ideen je Lafbahngruppe 20% g.D. 20%                  60% m.D. h.D. Grafik 3 Der gehobene Dienst verzeichnet mit 60%, über die Hälfte der eingereichten Ideenvorschläge, den höchsten Anteil. Darauf folgen mit jeweils 20% der höhere Dienst und der mittlere Dienst. Gliederung nach Prämierungen und Beträgen Grafik 4 zeigt die Auswertung in Prozent, wie viele der 20 eingegangenen Ideenvorschlägen prä- miert wurden. Anzahl der Prämierungen Ja 15% Ja nein nein 85% Grafik 4 15% der Vorschläge konnten mit Geldbeträgen oder Sachprämien prämiert werden. Einen Über- blick über die ausgeschütteten Geldbeträge für die unterschiedlichen Ideen kann der nachfolgen- den Tabelle 1 entnommen werden. Erstellt von:          , Referat Z 35                                                  August 2021

7 Thema der Idee                                            Summe von Betrag in € BMG Logo mit Standort bei Videokonferenzen                             100,00 € Handreichung für eine gute digitale Zusammenarbeit                     100,00 € IT-Anträge im elektronischen Workflow (Gruppenvorschlag)               200,00 € Gesamtergebnis                                                         400,00 € Tabelle 1 Alle prämierten Vorschläge sind vor dem Hintergrund der Pandemiesituation auf das vermehrte Arbeiten im Homeoffice zurück zu führen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Überle- gungen angestellt, wie die täglichen Arbeitsabläufe und die digitale Zusammenarbeit verbessert werden kann. Der Ideenvorschlag „BMG Logo mit Standort bei Videokonferenzen“, der mit 100 € prämiert wurde, bezieht sich auf die Bereitstellung von Schildern mit dem BMG Logo und dem jeweiligen Standort Bonn oder Berlin, welche in Besprechungsräumen genutzt werden können. Gerade bei größeren Sitzungen mit unterschiedlichen Ressorts war es oft unübersichtlich, welcher „Spre- cher“ aus welchem Ressort stammt. Diese Lösung verstärkt die Übersichtlichkeit der Zugehörig- keit unserer BMG-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Mit jeweils 100 € konnte der eingereichte Gruppenvorschlag „IT-Anträge im elektronischen Workflow“ prämiert werden. Gerade zu Zeiten des vermehrten Arbeitens im Homeoffice bot es sich an, auch die IT-Anträge digital abzuzeichnen und auf dem elektronischen Wege an die Sys- tembetreuung zu versenden (analog zu dem bereits praktizierten digitalen Verfahren der Ur- laubsanträge). Gliederung geschlechterspezifisch Der Geschlechteranteil (Grafik 5) an den 20 eingereichten Ideenvorschlägen ist fast ausgeglichen. 11 Ideen (55 %) wurden von Frauen und 9 Ideen (45 %) wurden von Männern eingereicht. Anzahl der Ideen nach Geschlecht Männlich Weiblich               45% 55%                                     Männlich Weiblich Grafik 5 Erstellt von:            , Referat Z 35                                                  August 2021

8 Gliederung der ausgeschütteten Prämierungen geschlechterspezifisch Von den 20 eingereichten Ideenvorschlägen konnten insgesamt 3 prämiert werden, hiervon sind zwei Einzelvorschläge und ein Gruppenvorschlag (2 Personen) zu verzeichnen. Jeweils zwei Prä- mierungen konnten Männern und Frauen zugesprochen werden, damit ist der Anteil ausgegli- chen. Die nachfolgende Grafik 6 zeigt eine Aufgliederung des Gesamtbetrages von 400 € nach Geschlecht. Prämierung in € nach Geschlecht 200,00 €                200,00 € Männlich Weiblich Grafik 6 V. Maßnahmen für das Jahr 2021 Neben Geldprämien werden 2021 auch weiterhin Sachprämien zur Anerkennung ausgegeben. Die Sachprämien wurden in Form von Kaffeebechern, Kugelschreibern und Notizblöcken mit dem Logo des Ideenmanagements ausgegeben. So konnten Vorschläge honoriert werden, deren Umsetzung nicht möglich war. Dieses Vorgehen wird bereits seit dem Jahr 2019 praktiziert und von den Beschäftigten anerkannt. Für einen noch größeren Anreiz auch kleinere Ideen einzureichen sollen im Jahr 2021 zusätzliche Sachprämien angeschafft werden. Es ist angedacht, Sachprämien für die tägliche Büroorganisa- tion, bspw. in Form von Organizer oder Ähnlichem, bereit zu stellen. Für 2022 wird eine Neuausrichtung des Ideenmanagements angestrebt, die die Attraktivität die- ses Instruments weiter stärken soll. Ferner soll die Intranetseite des Ideenmanagements überar- beitet und anschaulicher gestaltet werden. Erstellt von:         , Referat Z 35                                                    August 2021