Landau, den 10.04.2013 Geschäftsanweisung 01/2013 Verteiler: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters Landau-Südliche Weinstraße Geschäftszeichen: 809 – II 5003 Allgemeine Geschäftsanweisung Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Vorschriften 1.1 Rechtscharakter, Geltungsbereich 1.2 Bekanntgabe/Aktualisierung 1.3 Dienstliches Verhalten 1.4 Dienstpflicht 1.5 Korruption 1.6 Erreichbarkeit 1.7 Kundenreaktionsmanagement 2. Organisation und Leitung des Jobcenters 2.1 Organisation 2.2 Leitung des Jobcenters 2.3 Abwesenheitsvertretung/stellvertretende Geschäftsführung 2.4 Teamleitung 2.5 Informationspflicht 2.6 Zusammenarbeit 2.7 Internes Kontrollsystem 3. Dienstgebäude 3.1 Hausrecht 3.2 Öffentliche Zustellung 3.3 Aushänge, Warenverkauf, Werbung, Sammlungen 3.4 Ordnung am Arbeitsplatz/Wertstofferfassung 3.5 Verhalten nach Diebstählen und Einbrüchen 3.6 Unfälle/Notfälle/Gefahrensituationen

3.7 Schäden 4. Personalangelegenheiten 4.1 Auskünfte 4.2 Urlaub, Arbeitsbefreiung 4.3 Erkrankung, Dienstunfall 4.4 Nutzung der Informations- und Kommunikationseinrichtungen 4.5 Alkoholgenuss/Rauchverbot 4.6 Elektrische Geräte 4.7 Fort- und Weiterbildung 4.8 Dienstgänge und -fahrten 4.9 Dienstreisen 4.10 Dienstfahrzeuge 5. Bekanntgabe dienstlicher Angelegenheiten 5.1 Amtsverschwiegenheit 5.2 Auskünfte 5.3 Zeugenaussagen 6. Allgemeines zum Geschäftsgang 6.1 Allgemeine Grundsätze 6.2 Formen des Geschäftsverkehrs 6.2.1 Schriftlicher Geschäftsverkehr 6.2.1.1 Darstellung, Formulierung, Abkürzungen 6.2.1.2 Form des Schriftverkehrs nach außen 6.2.1.3 Form des Schriftverkehrs innerhalb des Jobcenters 6.2.2 Besprechungen 6.2.3 Aktenvermerke 6.2.4 Dienstsiegel 7. Behandlung der Postein- und –ausgänge 7.1 Posteingänge an das Jobcenter 7.2 Besondere Posteingänge 7.3 Postausgang 8. Sachbearbeitung 8.1 Sicht- und Arbeitsvermerke 8.2 Anonyme Eingänge 8.3 Geschäftsverfügung 9. Schriftgutverwaltung 9.1 Allgemeines 9.2 Aufbau der Schriftgutverwaltung 9.2.1 Ablagearten 9.3 Aktenplan 9.4 Verwaltung des Schriftgutes 9.4.1 Aktenführung 9.4.2 Aktenzeichen

9.4.3 Akteneinsicht und –auskünfte 9.5 Aufbewahrung und Aussonderung von Schriftgut 9.5.1 Aufbewahrungsfrist 10. Befugnisse 10.1 Allgemeines 11. Beschaffung und Verwaltung von Sachbedarf 12. Schonender Umgang mit Ressourcen 13. Schlussbestimmung Allgemeine Geschäftsanweisung 1. Allgemeine Vorschriften 1.1 Rechtscharakter, Geltungsbereich (1) Die Allgemeine Geschäftsanweisung – im folgenden AGA genannt – ist eine innerdienstliche Vorschrift, die die Arbeit des Jobcenters nach einheitlichen Grundsätzen regelt. Durch die Regelungen der AGA soll der Geschäftsgang rechtmäßig, zweckmäßig und wirtschaftlich gestaltet werden. (2) Die AGA gilt für das gesamte Jobcenter Landau-Südliche Weinstraße einschließlich der Nebenstelle Bad Bergzabern. (3) Geschäftsanweisungen, Dienstvereinbarungen und sonstige Regelungen, die dauerhaft zu dokumentieren sind, werden in der Anlage zur AGA aufgeführt. Dienstliche Anordnungen und Rechtsvorschriften gehen der AGA vor. 1.2 Bekanntgabe/Aktualisierung Die AGA wird ausschließlich in elektronischer Form in der Jobcenter-Ablage veröffentlicht. Die Führungskräfte sind dafür verantwortlich, dass alle Beschäftigten, vor allem neu eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne eigenen PC, die AGA und ihre Aktualisierungen zur Kenntnis erhalten. 1.3 Dienstliches Verhalten (1) Das Jobcenter Landau-Südliche Weinstraße wird als kundenorientiertes Dienstleistungsunternehmen       geführt.    Bürgerfreundlichkeit  und     Effizienz  des Verwaltungshandelns sind für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oberstes Gebot. Das

Verhalten der Beschäftigten hat sich daran zu orientieren. Ein entsprechendes Verhalten zeigt sich auch im Tragen angemessener Kleidung. (2) Im Kundenverkehr und untereinander haben alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters die allgemein geltenden Regeln der Höflichkeit zu beachten. Unsachliche Angriffe sind stets sachlich zurückzuweisen. Die Kundinnen und Kunden sind entgegenkommend und freundlich zu behandeln und entsprechend zu unterstützen. (3) Die Erteilung von Auskünften durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat richtig, klar, unmissverständlich und vollständig zu erfolgen. Die gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz sind dabei zu beachten. Sollte keine eigene Zuständigkeit einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters oder des Jobcenters gegeben sein, ist die hiervon betroffene Person dahingehend zu unterstützen, dass sie in die Lage versetzt wird, mit der richtigen Stelle in Kontakt zu treten. 1.4 Dienstpflicht (1) Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben ihre Aufgaben unter Beachtung der rechtlichen Bestimmungen und der dienstlichen Anordnungen nach sachlichen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten sorgfältig und gewissenhaft zu erfüllen. (2) Bei Bedenken gegen die Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen gelten die dienstrechtlichen bzw. tarifrechtlichen Vorschriften in der jeweils gültigen Fassung. (3) Alle Beschäftigten sind verpflichtet, sich fortlaufend über die Entwicklung aller für eine ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung maßgeblichen Vorschriften zu informieren. (4) Vermögensschäden sind über die Teamleitung zu melden. Das Nähere wird in der Geschäftsanweisung „Vermögensschäden“ geregelt. 1.5 Korruption (1) Die Bekämpfung der Korruption im Amt ist eine ständige, wichtige Aufgabe. Korruptionsprävention ist eine Führungsaufgabe, für die von jeder Führungskraft die erforderliche Aufmerksamkeit und Sensibilität erwartet wird. (2) Der Umgang mit Korruptionsgefahren und das Verhalten in möglichen Verdachtsfällen ist in der Geschäftsanweisung „Umgang mit Korruptionsgefahren im Jobcenter“ geregelt. Darüber hinaus sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgefordert, sich in Korruptions- verdachtsfällen an die Geschäftsführerin bzw. den Geschäftsführer zu wenden. Die Nichtannahme von Belohnungen und Geschenken (Vorteile) durch Beschäftigte des Jobcenters ist der Regelfall. (3) Auf die Richtlinie der Bundesregierung zur Korruptionsprävention sowie auf das Rundschreiben des BMI zur Annahme vom Belohnungen und Geschenken wird verwiesen - siehe dazu Richtlinie der BReg. 1.6 Erreichbarkeit (1) Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die sich im Dienst befinden, haben dafür zu sorgen, dass sie für den persönlichen und telefonischen Kontakt ansprechbar sind. (2) Für die telefonische Erreichbarkeit gilt folgendes: Grundsätzlich sind alle eingehenden Telefongespräche anzunehmen. Dies gilt auch für diejenigen Gespräche, die in unmittelbarem Umfeld bei Abwesenheit einer Kollegin bzw. eines Kollegen ankommen. Bei Abwesenheit (Verlassen des Dienstzimmers, Urlaub, Dienstreise usw.) sind die technischen Möglichkeiten der Telefonanlage zu nutzen. Dies sind insbesondere Anrufbeantworter, Anrufweiterschaltungen, Ringschaltungen. (3) Für den Emailverkehr gilt folgendes: Grundsätzlich sind alle eingehenden Emails zeitnah abzuarbeiten. Bei Abwesenheit (Urlaub, Dienstreise usw.) ist der Abwesenheitsassistent zu aktivieren.

(4) Während der Öffnungszeiten des Jobcenters Landau-Südliche Weinstraße muss in jedem Team eine fachlich ausreichende personelle Besetzung gewährleistet sein. (5) Das Nähere wird in einer Geschäftsanweisung „Erreichbarkeit“ geregelt. 1.7 Kundenreaktionsmanagement (KRM)/Petitionen/Beschwerden/Eingaben Das KRM ist die zentrale Einheit für die Bearbeitung von Beschwerden, Eingaben und Anfragen sowie für die Überwachung der Durchführung von Petitionsverfahren. Schriftliche Beschwerden sind der Geschäftsführung vorzulegen. Diese bestimmt den Gang des Verfahrens. 2. Organisation und Leitung des Jobcenters Landau-Südliche Weinstraße 2.1 Organisation Organisatorische Grundlagen des Jobcenters Landau-Südliche Weinstraße ist die AGA und das Organigramm sowie der Stellenplan. 2.2 Leitung des Jobcenters Landau-Südliche Weinstraße Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer wird durch die Trägerversammlung bestellt und führt hauptamtlich die Geschäfte der gemeinsamen Einrichtung, soweit durch Gesetz nichts Abweichendes bestimmt ist. Sie oder er vertritt die gemeinsame Einrichtung gerichtlich und außergerichtlich. Sie oder er hat die von der Trägerversammlung in deren Aufgabenbereich beschlossenen Maßnahmen auszuführen und nimmt an deren Sitzungen beratend teil. 2.3 Abwesenheitsvertretung/stellvertretende Geschäftsführung Die Abwesenheitsvertretung bzw. die Stellvertretung der Geschäftsführerin bzw. des Geschäftsführers wird durch die Trägerversammlung bestellt. 2.4 Teamleitung Die Teamleiterinnen und Teamleiter sind verantwortlich für die rechtmäßige, sachlich richtige und rechtzeitige Erfüllung der Aufgaben ihres Teams. Sie haben auf einen zweckmäßigen und wirtschaftlichen Geschäftsablauf zu achten. 2.5 Informationspflicht Die Erfüllung der Aufgaben erfordert einen umfassenden Informationsaustausch. Insbesondere informieren sich Vorgesetzte und nachgeordnete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wechselseitig über alle Angelegenheiten, die zur Wahrnehmung der Leitungsaufgaben und zur Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben von Bedeutung sind. Dies gilt entsprechend auch für die Beschäftigten untereinander.

2.6 Zusammenarbeit (1) Die Einheitlichkeit der Verwaltung erfordert eine enge Zusammenarbeit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. (2) Soweit Geschäftsvorfälle Aufgabenbereiche mehrerer Teams berühren und einer besonderen Koordinierung bedürfen, ist umgehend die Geschäftsführerin bzw. der Geschäftsführer zu informieren. Dieser bestimmt das federführende Team. (3) Sind aus Geschäftsvorfällen finanzielle Auswirkungen für das Jobcenter zu erwarten, sind die Beteiligungsrechte der Beauftragten bzw. des Beauftragten für den Haushalt zu beachten.      Das    Nähere      ist     in   der    Geschäftsanweisung     „Wirtschaftliche Aufgabenwahrnehmung“ geregelt. 2.7 Internes Kontrollsystem (IKS) (1)    Zum      IKS    gehören       alle    systematisch   gestalteten   organisatorischen Sicherungsmaßnahmen und fachaufsichtlichen Maßnahmen zur Einhaltung von Richtlinien und zur Abwehr von Schäden. (2) Unter Kontrollen werden fest in die Arbeitsabläufe integrierte Überwachungen verstanden. Mit Kontrollen betraut sind organisationszugehörige Personen; deshalb spricht man auch von internen Kontrollen. Die Kontrollen einer Organisation oder eines abgegrenzten Organisationsteils bilden das Interne Kontrollsystem der Organisation oder des betrachteten Teils. Es wird allerdings zumeist nur von einem „Kontrollsystem“ gesprochen, wenn die Kontrollregeln auf die Geschäftsprozesse abgestimmt sind. Im Gegensatz zum Internen Kontrollsystem ist die Interne Revision nicht in Arbeitsabläufe fest eingebettet. Das IKS und die Interne Revision bilden das Interne Überwachungssystem (Oberbegriff). (3) Das Nähere regelt die Geschäftsanweisung „Internes Kontrollsystem“. 3. Dienstgebäude 3.1 Hausrecht (1) Das Hausrecht wird von der Geschäftsführerin bzw. dem Geschäftsführer ausgeübt. Die Ausübung des Hausrechtes ist in Ausnahmefällen auch durch die Führungskräfte und/oder deren Vertretung möglich. (2) Hausverbote werden zur Aufrechterhaltung des ungestörten Dienstbetriebes in den Diensträumen erlassen, wenn aufgrund des Verhaltens von Betroffenen zu befürchten ist, dass bei ungehindertem Zugang zu den Diensträumen der Geschäftsablauf weiterhin gestört wird. Insbesondere ist das der Fall bei Körperverletzung, Bedrohung, Hausfriedensbruch, Beleidigung, Sachbeschädigung und Nötigung in schweren Fällen. Ein Hausverbot wird durch die Geschäftsleitung erteilt. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden bei der Erteilung neuer Hausverbote per E-Mail informiert. Darüber hinaus wird eine Übersicht in der Jobcenter-Ablage über die erteilten Hausverbote geführt. . 3.2 Öffentliche Zustellung Öffentliche Zustellungen werden durch Aushänge bewirkt. Aushänge erfolgen im Dienstgebäude des Jobcenters Landau-Südliche Weinstraße in Landau. Der Tag des Aushangs und der Abnahme sind auf dem Schriftstück zu vermerken.

3.3 Aushänge, Warenverkauf, Werbung, Sammlungen Der Aushang von Plakaten und ähnlichen Veröffentlichungen (Flyer, Prospekte etc), soweit es nicht dienstliche Belange betrifft, bedarf der Genehmigung der Geschäftsführerin bzw. des Geschäftsführers. In den Dienstgebäuden sind der Verkauf von Waren für den privaten Bedarf, private Werbung und Sammlungen nicht gestattet. Ausnahmen bedürfen der Genehmigung der Geschäftsführerin bzw. des Geschäftsführers. 3.4 Ordnung am Arbeitsplatz/Wertstofferfassung (1) Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für die Ordnung an ihren Arbeitsplätzen verantwortlich. Nach Dienstschluss sind Schriftstücke, Akten und Stempel in abgeschlossenen Räumen aufzubewahren. (2) Der Zugriff auf Vorgänge ist jederzeit sicher zu stellen. Alle Vorgänge sind so aufzubewahren bzw. zu speichern, dass bei Abwesenheit die Vertretung oder andere zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf zugreifen können. (3) Abfälle sind zu trennen in wiederverwertbare Materialien (Papier, Glas, Metall u.ä.), Biomüll, Restmüll, Sondermüll und Batterien. 3.5 Verhalten nach Diebstählen und Einbrüchen (1) Nach Bekanntwerden von Diebstählen und Einbrüchen ist sofort telefonisch die Geschäftsführung zu verständigen. (2) Zur Erleichterung des polizeilichen Ermittlungsverfahrens ist an dem Zustand des Tatorts nach Möglichkeit nichts zu verändern. 3.6 Unfälle/Notfälle/Gefahrensituationen (1) Für Gefahrensituationen (z. B. bei Feueralarm, Bombendrohung, Demonstrationen oder tätlichen Angriffen sowie bei Unfällen und Notfällen) gelten die Regelungen für Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen in den Dienstgebäuden. (2) Bei Unfällen und Notfällen ist unverzüglich der Ärztliche Dienst, eine Durchgangsärztin bzw. ein Durchgangsarzt oder die nächste erreichbare Arztpraxis (siehe Telefonverzeichnis) zu benachrichtigen. (3) Bei Unfällen von Beschäftigten im Dienst ist der jeweilige Dienstherr über die Geschäftsführung zu benachrichtigen. (4) Unfälle von Besucherinnen und Besuchern sind der Geschäftsführerin bzw. dem Geschäftsführer anzuzeigen. Für Not- und Katastrophenfälle stehen Erst- und Brandschutzhelferinnen bzw. Erst- und Brandschutzhelfer zur Verfügung; Anweisungen der Brandschutzhelferinnen und Brandschutzhelfer sind zu befolgen. In den jeweiligen Fluren sind Anleitungen zur Ersten Hilfe sowie die Feuerlöschordnung mit dem Namen der zur Ersten Hilfe bzw. als Brandschutzhelferinnen und -helfer eingeteilten Personen ausgehängt. 3.7 Schäden Schäden an Dienstgebäuden und Diensträumen sowie dem Inventar sind sofort der Geschäftsführung zu melden.

4. Personalangelegenheiten 4.1 Auskünfte (1) Auskünfte in Personalangelegenheiten erteilt ausschließlich die Personalabteilung des jeweiligen Beschäftigungsträgers. Arbeitsbescheinigungen und Zeugnisse über dienstliche Leistungen sind dort zu beantragen. (2) Die Beschäftigung von Arbeitskräften ist ausschließlich Aufgabe der Träger des Jobcenters. (3) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Änderungen ihrer persönlichen Verhältnisse der jeweiligen Personalabteilung mitzuteilen, soweit diese dienstlich von Belang sind. 4.2 Urlaub, Arbeitsbefreiung (1) Urlaub und Arbeitsbefreiung richten sich nach den gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen. (2) Der Urlaub soll grundsätzlich zusammenhängend gewährt werden; dabei soll ein Urlaubsteil von zwei Wochen Dauer angestrebt werden . Die Teamleiterinnen und Teamleiter sind dafür verantwortlich, dass jährlich zum 31. Januar für ihren Bereich eine Urlaubs- und Vertretungsregelung getroffen wird (Urlaubsplan). Der Urlaubsplan muss den dienstlichen Erfordernissen angepasst sein. Die reibungslose Aufgabenerfüllung muss gewährleistet werden. Auf berechtigte Wünsche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist Rücksicht zu nehmen. (3) Für die Genehmigung von Urlaub sind die unmittelbaren Dienstvorgesetzten zuständig. (4) Der Urlaub darf erst angetreten werden, wenn er genehmigt ist. Der Urlaub soll spätestens fünf Arbeitstage vor dessen Beginn beantragt werden. (5) Die Urlaubskarten werden für alle Beschäftigten im Büro der Geschäftsführung aufbewahrt und sind dort anzufordern. (6) Sonderurlaub, Dienstbefreiungen sowie Freistellungen nach dem Bildungsfreistellungs- gesetz sind über die Teamleitung bei der Geschäftsführerin bzw. dem Geschäftsführer zu beantragen, die oder der über den Antrag entscheidet. 4.3 Erkrankung, Dienstunfall (1) Erkrankungen mit Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit sind der vorgesetzten Führungskraft bis spätestens 8:00 Uhr mitzuteilen. Dies gilt auch für deren Fortdauer. Bei einer Erkrankung von mehr als 3 Tagen Dauer ist eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen, aus der die voraussichtliche Dauer der Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeit zu ersehen ist. Folgebescheinigungen sind unverzüglich vorzulegen. (2) Fehlzeiten wegen Erkrankungen werden im Zeiterfassungssystem bzw. Abwesenheitsnachweis eingetragen. Ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden vom Büro der Geschäftsführung zeitnah an die jeweilige Personalabteilung weitergeleitet. (3) Bei einer Krankheit von länger als 6 Wochen erfolgt im Falle der Arbeitsaufnahme eine Rückmeldung durch das Büro der Geschäftsführung an die jeweilige Personalabteilung. (4) Jeder Dienstunfall sowie jeder Wegeunfall ist unverzüglich der Geschäftsführung zu melden. Die Geschäftsführung informiert unverzüglich die jeweilige Personalabteilung, die die weiteren Ermittlungen und Unfallanzeigen veranlasst.

4.4. Nutzung der Informations- und Kommunikationseinrichtungen (1) Die Benutzung der Informations- und Kommunikationseinrichtungen einschließlich Internet und Telefon ist nur zu dienstlichen Zwecken erlaubt. Eine private Nutzung ist – auch außerhalb der Arbeitszeit – grundsätzlich untersagt. (2) Das Nähere ist in der Dienstvereinbarung über die Nutzung von Einrichtungen der Informations- und Kommunikationstechnik geregelt. (3) Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Informationen sowie der Nutzung der IT der BA sind die geltenden IT-Sicherheitsregelungen zu beachten. Die Geschäftsführerin bzw. der Geschäftsführer bestellt einen IT-Sicherheitsbeauftragten. 4.5 Alkoholgenuss/ Rauchverbot (1) Während der Arbeitszeit ist der Genuss alkoholischer Getränke grundsätzlich nicht erlaubt. Über Ausnahmen entscheidet die Geschäftsführerin bzw. der Geschäftsführer. (2) Innerhalb der Dienstgebäude besteht Rauchverbot. Raucherzonen werden ausgewiesen. Für Rauchpausen gelten die Regelungen der Dienstvereinbarung Arbeitszeit. 4.6 Elektrische Geräte In den Diensträumen dürfen grundsätzlich nur dienstlich bereit gestellte elektrische Geräte und Maschinen benutzt werden. Insbesondere der Betrieb nicht beim Beitragsservice von ARD, ZDF, Deutschlandradio in Köln angemeldeter, privater Rundfunkgeräte ist untersagt. Vor Inbetriebnahme der nicht dienstlich bereitgestellten Geräte ist eine sicherheitstechnische Überprüfung durch die dafür beauftragte Stelle vorzunehmen. 4.7 Fort- und Weiterbildung Aufwendungen für die Aus- und Weiterbildung sind generell wichtige Investitionen zur Erhaltung und Steigerung der Leistungskraft des Jobcenters. Gleichwohl ist im Einzelfall kritisch zu prüfen, ob die Kosten für eine Aus- und Fortbildungsmaßnahmen im angemessenen Verhältnis zu dem zu erwartenden dienstlichen Nutzen stehen. 4.8 Dienstgänge und -fahrten (1) Dienstgänge und -fahrten sind auf das zur zweckmäßigen Erledigung der Dienstaufgaben erforderliche Maß zu beschränken. Innerstädtische Dienstgeschäfte sollten soweit als möglich und vertretbar zu Fuß erledigt werden. (2) Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat das Ziel des Dienstgeschäftes und die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit bei der vorgesetzten Führungskraft anzugeben. 4.9 Dienstreisen (1) Dienstreisen sind rechtzeitig vor Beginn der Maßnahme bei der vorgesetzten Führungskraft zu beantragen oder werden von dieser angeordnet. Bei mehrtägigen Dienstreisen soll spätestens fünf Arbeitstage vor Reisebeginn der Antrag gestellt werden. (2) Für die Dienstreisen ist zu beachten, dass sich die Auswahl des Beförderungsmittels an wirtschaftlichen Gesichtspunkten orientiert. (3) Die Dienstreise darf nur dann angetreten werden, wenn sie genehmigt ist. (4) Das Nähere wird in einer Geschäftsanweisung „Dienstreisen“ geregelt.

4.10 Dienstfahrzeuge Die Reservierung der Dienstfahrzeuge erfolgt über die Jobcenter-Ablage. Der Bedarf ist möglichst frühzeitig zu melden. Bei Mehrfachbuchungen entscheidet das Büro der Geschäftsführung über die Nutzung. 5. Bekanntgabe dienstlicher Angelegenheiten 5.1 Amtsverschwiegenheit Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben über die ihnen bei ihrer Tätigkeit bekanntgewordenen Angelegenheiten, deren Geheimhaltung oder vertrauliche Behandlung durch Gesetz oder dienstliche Anordnung vorgeschrieben oder ihrer Natur nach erforderlich ist, Verschwiegenheit zu wahren. Unberührt bleiben die gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen sowie die Geschäftsanweisung „Datenschutz und Datensicherheit“. 5.2 Auskünfte (1) Auskünfte dürfen nur an Berechtigte unter Beachtung der gesetzlichen oder sonstigen Vorschriften erteilt werden. In Zweifelsfällen ist die Entscheidung der/des Datenschutzbeauftragten des Jobcenters einzuholen. (2) Auskunftsbegehren von Polizei, Staatsanwaltschaften, Gerichten und Medien sind zunächst der Geschäftsführung des Jobcenters zur Entscheidung vorzulegen. (3) Es dürfen keine Auskünfte in Angelegenheiten erteilt werden, die nicht zum eigenen Aufgabenbereich gehören. 5.3 Zeugenaussagen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dürfen über dienstliche Angelegenheiten nur mit Genehmigung vor Gericht oder einer anderen Behörde aussagen. Die entsprechenden Vorladungen sind vorab der Geschäftsführerin bzw. dem Geschäftsführer zur Genehmigung vorzulegen, soweit nicht eine generelle Aussagegenehmigung erteilt ist. 6. Allgemeines zum Geschäftsgang 6.1 Allgemeine Grundsätze Der Geschäftsablauf ist so zu regeln, dass die Aufgaben in kürzester Frist erledigt werden können. Der Geschäftsablauf kann persönlich direkt oder telefonisch, schriftlich, per Telefax oder per E-Mail abgewickelt werden. Dabei ist die jeweils zweckmäßigste und wirtschaftlichste Form zu wählen.