Abteilung Stab Datum: 07.12.2018

Az: 0275.4/58-3 Name (Te1.): EEE

Frau Kultusministerin

Dr. Susanne Eisenmann

Ministerium für Kultus Jugend und Sport
Postfach 10 34 42

70029 Stuttgart

Bericht
Fee Digitale Bildungsplattform Wie und bis wann eine digitale Bildungsplattform

unabhängig von der bislang angedachten Plattformlösung implementiert werden kann

Zusammenfassende Empfehlung und Kurzüberblick

Auf Grundage der vorhandenen Rahmenbedingungen, der durchgeführten
Anforderungsworkshops und der gesichteten Anbieter mit Lösungen im Rahmen der
Marktsichtung, empfiehlt‘ die BITBW für die weitere Vorgehensweise im Projekt digitale
Bildungsplattform, Anfang 2019 ein Verhandlungsverfahren zu starten. In diesem Verfahren
können verschiedene Anbieter mit Lösungen am Markt in Verhandlungen verglichen werden,
um zur besten Lösung zu gelangen. Die Zeitdauer des Verhandlungsverfahrens wir auf ca. 12

Monaten geschätzt.

Worum geht es?
Die BITBW wurde im Bildungsausschuss vom 20. September 2018 und im Schreiben vom 26.

September 2018 von Ministerin Dr. Susanne Eisenmann gebeten, innerhalb einer
angemessenen Frist geeignete Vorschläge zu unterbreiten, wie und bis wann eine digitale
Bildungsplattform unabhängig von der bislang angedachten Plattformlösung implementiert
werden kann. Seitdem steht die BITBW mit dem KM in regelmäßiger enger Kommunikation und
arbeitet gemeinsam an möglichen Lösungen. Am 12. November 2018 wurde ein
Zwischenbericht an das KM geliefert, in dem die Vorgehensweise und die vorzunehmenden
Aufgaben beschrieben wurden, um geeignete Vorschläge zu erarbeiten. Dieser Bericht setzt
auf dem Zwischenbericht auf und liefert konkrete Vorschläge, wie und bis wann eine digitale
Bildungsplattform implementiert werden.

Inhalt

1. Zusammenfassung Anforderungsworkshops mit dem KM und Lehrkräften sowie Schüler
und Schülerinnen

2. Zusammenfassung Marktsichtung

3. Weiteres Vorgehen und Entscheidungsvorschlag

4. Sonstige Themen (Servicekonto BW, BelWü, LMZ, LfDI, BITBW)

BiHBw

2. Zusammenfassung Marktsichtung

Der Zwischenbericht vom 12. November 2018 von der BITBW, beinhaltete die Themen
Marktsichtung, geplante Anforderungsworkshops mit dem KM und Anforderungsworkshops an
einer Schule mit Lehrkräften und Schüler/innen. Im Zwischenbericht wurden, nach einem
durchgeführten Ranking, die Anbieter mit den vielversprechendsten Lösungsvorschlägen für
eine digitale Bildungsplattform zu Präsentationsterminen eingeladen. Die Lösungen in anderen
Bundesländern sind auf Grund ihres jeweiligen Entwicklungstandes nur eingeschränkt
kooperationsfähig: Alle im Einsatz befindlichen Lösungen von Unternehmen (u.a. in den
Bundesländern) sind in der von der BITBW durchgeführten Marktsichtung enthalten. Eine
ausführliche Beschreibung der Bundesländer und deren Lösungen wurden im Zwischenbericht
vom 12. November 2018 dargestellt. In diesem Zuge wurden Referenzgespräche mit
Bundesländern geführt, die Lösungen von unten genannten Anbietern in Gebrauch haben, um
sich ein möglichst differenziertes Bild über die Produkte zu machen, wie sie in der Anwendung
funktionieren. Diese Ausführungen sind im Anhang „Marktsichtung“ nachzulesen.

Die strukturierten Gespräche mit den Unternehmen waren sehr aufschlussreich und die BITBW
konnte sich gemeinsam mit einem Vertreter des KM einen fundierten Überblick über die
Anbieter und die Produkte am Markt verschaffen. Eine ausführliche Bewertung der.
präsentierten Anbieter und deren Produkte sind dem Anhang „Marktsichtung“ beigefügt.

Im Folgenden ist eine Matrix mit Bewertungskriterien von den gesichteten Anbietern und deren
Lösungen dargestellt, aus der sich eine detaillierte Qualifizierung ergibt. Im Kapitel „Weiteren
Vorgehen und Entscheidungsvorschlag“ werden die Anbieter und deren Lösungen, aus Sicht
der BITBW benannt, deren Gesamtbild am überzeugendsten ist (blauer Rahmen in der Matrix).

Begriffserklärungen der Matrix:

SAAS ist die Abkürzung für 'Software as a Service‘. SaaS ist ein Verkaufsmodell von
SoftwareAnbietern und beschreibt die Bereitstellung von Software über das Internet. Der
Anbieter stellt diese nicht nur zur Verfügung, er ist auch für die Wartung und die Administration
zuständig. On-Premises oder On-Prem (in den eigenen Räumlichkeiten, vor Ort oder lokal)
bezeichnet ein Nutzungs- und Lizenzmodell für serverbasierte Computerprogramme (Software).

BlidBw

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3. Weiteres Vorgehen/Entscheidungsvorschlag

Der folgenden Empfehlung liegen unterschiedliche Betrachtungsweisen zugrunde. Neben dem
funktionalen und pädagogischen Umfang, sind auch die Zukunftsfähigkeit, Projektierungszeit,
potentielle Kosten und der subjektive Eindruck der Präsentation eingeflossen.

1. Die funktional beste Lösung bietet Ei als Grundlage mit Ihrer SE an
SaaSDiensten, welche kosteneffizient skalierbar und zukunftsorientiert im Kontext der
Erweiterbarkeit und WVeiterentwicklung ist. Die noch nicht abschließende
datenschutzrechtliche Bewertung lässt eine an dieser Stelle uneingeschränkte
Empfehlung nicht zu.

2. Eine weitere Lösungsoption bietet eine Verbindung von Lösungsbestandteilen aus den
Komponenten IDM, Lernmanagement und kollaborativen Funktionen. Hier sind
ausgehend von der zusammenfassenden Bewertung, eine IDM-Basis von :
mit dem erweiterten Lernmanagementsystem von EEE und einer
(EMail, Kalender, Kontakte) als Ergänzung möglich. Neben dem hier auf die Funktion
und Pädagogik fokussierten Ansatz ist ein Generalunternehmer für die Umsetzung
auszuwählen, welcher die erforderliche Cloud-Infrastruktur und Support-Kapazitäten für
die Lehrkräfte anbieten kann.

3. Eine weitere Lösung wäre, ein konzeptioneller Ansatz mit potenten Partnern wie bspw.
a a die zunächst Technologieplattformen mitbringen, aber
eine kostenintensivere Alternative darstellen. Dieser Lösungsansatz bietet die
Möglichkeit, individuelle Anforderungen und Anpassungen vorzunehmen und
entwickeln zu lassen, welche vom KM spezifiziert und vom Anbieter bestmöglich
umgesetzt werden können.

  

Die BITBW empfiehlt im nächsten Schritt für 2019, die drei oben genannten Ansätze parallel
zu verfolgen. Die BITBW hat die Möglichkeit, zwei Verfahren für eine Auswahl von Anbietern
am Markt im Rahmen einer Ausschreibung zu wählen und empfiehlt das
Verhandlungsverfahren.

° europaweite Ausschreibung „offenes Verfahren mit Bietergespräch/-präsentation“
« Verhandlungsverfahren

Die nächsten Schritte im Projekt wären die Vorbereitung einer Ausschreibung, auf die sich
Anbieter am Markt mit Ihren Lösungen für eine digitale Bildungsplattform bewerben können.
Die Ausschreibungskriterien müssen auf Basis von pädagogischen Use Cases detailliert, in
Zusammenarbeit mit der BITBW und dem KM definiert und verbindlich festgelegt werden. Die
genauen Rahmenbedingungen an eine digitale Bildungsplattform, auf Grundlage der
Marktsichtung müsste gemeinsam zwischen dem KM und der BITBW, sowie anschließend
innerhalb der BITBW von der Vergabestelle geprüft werden. Die BITBW empfiehlt, auf
Grundlage der vorahnden Rahmenbedingungen, ein Verhandlungsverfahren.

Für beide Verfahren wird eine Dauer von ca.12 Monaten eingeplant. Die beiden Verfahren
sehen wie folgt aus. ö

BidBVWV

°e europaweite Ausschreibung „offenes Verfahren mit Bietergespräch/-präsentation"

In der europaweiten Ausschreibung „offenes Verfahren“ werden Kriterien festgelegt, die
Anbieter eingrenzen. Je detaillierter die Kriterien gesetzt werden, desto weniger Anbieter am
Markt könnten den Kriterien standhalten. Bewerben können sich aber alle mit einer passenden
Lösung. Die Vorbereitung ist für die BITBW, für das KM sowie für die Bewerber, die Anbieter
am Markt, sehr aufwendig. Unter anderem hat bereits in der Marktsichtung ein Unternehmen
angemerkt, sich auf keine Ausschreibung in dieser Größenordnung zu bewerben, aufgrund des

zu hohen Aufwands.

Vorbereitung und Eingang der Angebote und Entscheidung, Zeichnung
Auswertung und Zuschlagserteilung

VElgeierd eatelgl
3-6 Monate 3 Monate ey WIohhFiT=

 

   
    

3/Monat Vorbereitung BITBW und KM

3 Vorbereitung intern BITBW, Vergabestelle bis zur Veröffentlichung *Mindest
zwei Wochen vor Veröffentlichung an Vergabe

1,5 Eingang der Angebote

Men Zeichung von außen + Auswahl und Einladung von drei Bietern und Entscheidung
Men | Endvermerk + Zuschlagserteilung

« Verhandiungsverfahren

  

   

 

    
 

 
      

 

Ein Verhandlungsverfahren ist immer dann vorteilhaft, wenn das Vorhaben komplex und zu
Beginn nicht genau festgelegt ist, was für ein Produkt gewollt ist. Mit der Möglichkeit mit zwei
oder drei Bietern in Verhandlungen eintreten zu können, kann das Ergebnis verbessert werden.
Die BITBW empfiehlt ein Verhandlungsverfahren.

BIHBw

Vorbereitung und are Finale Angebotsabgabe und
Angebotsabgabe Verhandlungsrunde Beendigung Verfahren

3-6 Monate 4 Monate 2 Monate

Fe
zur Angebotsabgabe

ED
Eu
en nn
en

Zusammenfassend ist die Empfehlung, die drei dargestellten Optionen in einem
Verhandiungsverfahren, mit pädagogischen und funktionalen Inhalten, unter. Berücksichtigung
der Kosten, zu verhandeln. Zeitlich gesehen, könnte sofort im neuen Jahr 2019 mit der
Vorbereitung begonnen werden. Damit könnte das Verfahren (ohne größere Verzögerungen!)
im Q1 2020 fertig gestellt und ein passender Anbieter am Markt mit der passenden Lösung für
eine digitale Bildungsplattform ausgewählt sein. Je nachdem welcher Anbieter ausgewählt wird,
könnten erste Piloten an Schulen zwischen 6-12 Monaten danach realisiert werden.

 

   

     
    
  

 
  

Annahme: Wenn angenommen wird, das im Q1 2020 ein Anbieter ausgewählt wird, dessen
Produkt bereits zu 80% fertig gestellt wäre, könnten die ersten Pilotschulen das Produkt
spätestens nach ca.12 Monaten nach Auftragserteilung (im Q1 2020), sprich Q1 2021 nutzen.
Wenn eine individuelle Technologieplattform realisiert werden soll, wird angenommen, dass
sich die Planung um mind. 6-12 Monate verschiebt (Pilotierung ca. Q4 2021 - Q1 2022). Hier
wird nochmal ausdrücklich darauf verwiesen, dass diese Annahmen, u.a. auf Grundlage von
Aussagen der Unternehmen im Zuge der Marktsichtung getroffen wurden.

BHHBW

4. Sonstige Themen (Servicekonto BW, BelWü, LMZ, LfDI, BITBW, etc.)

Im Zusammenhang mit den Anforderungsworkshops und der Marktsichtung sind folgende
Themen beachtet worden.

« BITBW
Die BITBW kann dem KM E-Mail-Adressen für Lehrkräfte anbieten. Auf das damalige Angebot

von 2015 wird verwiesen (siehe Anhang). Dieses kann, wenn gewünscht aktualisiert werden.
Sowohl die Spezifikationen und Aufgabenstellung müssten erneut geprüft, als auch die
angebotenen Technologien auf den heutigen technologischen Standard aktualisiert werden.
Das Angebot würde voraussichtlich um externe Dienstleistungsunterstützung für Detailplanung
und Aufbau erweitert werden. Das Angebot kann, wenn vom KM gewünscht, in der BITBW
gesamtheitlich neu geprüft und vom KM beauftragt werden.

« BelWü

In Zusammenhang des Projektes der digitalen Bildungsplattform wurde BelWü mit ihren
Angeboten benannt. Die Leistungen von BelWü werden vom KM und MWK betreut. Das KM
und das MWVK sind direkter Ansprechpartner für BelWü. Daher hält sich die BITBW vor, eine
mögliche Übergangslösung aus den Diensten der. BelWü nicht im Namen der BITBW prüfen
und empfehlen zu können. Die BITBW verweist hier auf die aktuellen Gespräche zwischen dem

Ref. 53 des KM, MWK und BelWü.

e  Servicekonto BW

In Zusammenhang des Projektes der digitalen Bildungsplattform wurde beachtet, ob und wie
das Servicekonto BW genutzt werden kann. Das Serviceportal Baden-Württemberg ist die
zentrale Informationsplattform für Bürger, Unternehmen und Behörden, Das dort integrierte
Servicekonto dient der Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung. Nicht Ziel dieses
Kontos war es, die Kommunikation untereinander, also zwischen Bürgern zu gestalten. Die
Möglichkeit einer Dateiablage ist gegeben, speziell für sichere Datenspeicherung. Nicht im
Fokus ist die einfache Nutzung einer Dateiablage und -austausch im Schulalltag für
Schülerinnen oder Schüler. Nach Rücksprache mit dem Innenministerium ist dies auch nicht
vorrangig in der Nutzung des Servicekontos angedacht. Vielversprechender wäre die
Möglichkeit der Nutzung des Identity Management Systems (IDM).

Dies könnte im weiteren Vorgehen im Projekt, im Zuge einer angebotenen Lösung ohne IDM,
eine mögliche Alternative, für die Nutzung eines IDMs sein.

° LfDI
In Zusammenhang des Projektes der digitalen Bildungsplattform wurde das LfDI und deren

Anforderungen an eine sichere Lösung miteingebunden. Im Folgenden sind die allgemeinen
Anforderungen des LfDI kurz aufgelistet. Eine ausführliche Beschreibung zu den
Anforderungen finden Sie im Anhang „Datenschutz LfDI“.

1. Durchführung einer Risikoabschätzung und DSFA durch das Kultusministerium.
2. Vollständige Transparenz des Dienstanbieters hinsichtlich Inhalte, Struktur und Zweck

jeglicher Datenübertragung
3. Aktivierung datenschutzfreundlicher Default-Einstellungen

BiidBw

10

Steuerbarkeit der Plattform seitens des Verantwortlichen

Frühzeitiger Dialog mit dem Kultusministerium und eventueller Dienstleister

Mittel / Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten seitens des Dienstanbieters
Aufzeigen der möglichen Maßnahmen zum Schutz von Schülerinnen und Schülern.
Unterstützung der Aufsichtsbehörde bei Bewertung der Datensicherheit der Plattform

non»

Das LfDI richtet diese Anforderungen in erster Linie an das KM, die BITBW möchte die
Anforderungen in diesem Bericht bereits aufzeigen, um sie im weiteren Vorgehen gemeinsam

mit dem KM beachten zu können.

D LMZ

Das LMZ hat sich ebenfalls für eine Zwischenlösung, bis zur nächsten Pilotierung und
Einführung einer landesweiten Bildungsplattform angeboten. In diesem Zuge wurden
Änderungen, aus Seiten LMZ für die Bereitstellung der neuen Lernraumfunktionalitäten,
grundlegend in Betracht gezogen. Eine Beauftragung als Partner für eine Übergangslösung ist
analog BelWü über das KM zu realisieren.

Das LMZ bietet mit ihrer heutigen dezentralen pädML Lösung Dienste zur Steuerung und
welche durch eine

Verwaltung von Schulinfrastrukturen pro Schule On-Prem an,
Fr De] (Datenablage und -austausch) bis Sommer 2019 ergänzt werden
sollen, um für die neuen Funktionen „Lernraum“ eine Basis bereitzustellen. Für den
schulinternen Datenaustausch können die erweiterten Funktionen als Teillösung zur
Überbrückung angesehen werden. Von einer progressiven Vermarktung als Zwischenlösung
sollte daher Abstand genommen werden.

gez. EEE
BiBWw