VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH Einstufung aufgehoben am 26.03.2021 Studie „Optimierung von Public Events in der Bundeswehr“ Abschlussbericht Berlin, den 25.03.2020 M/GSP0/KA009/KA909 1

Inhaltsverzeichnis 1   Einführung                                           5 1.1 Einleitung                                           5 1.2 Ziele und Umfang der Studie und Ziele des Berichts   5 1.3 Struktur des Abschlussberichts                       6 2   Evaluationsmethodik & Überblick der Datenerhebung    7 2.1 Evaluationskontext & Methodik                        7 2.2 Datenerhebungsmethoden                               8 3   Das Musikfest Bw                                    13 3.1 Hintergrund des Musikfestes Bw                      13 3.2 Ziele des Musikfestes Bw                            13 3.3 Das Organisationsteam des Musikfestes Bw: Struktur und Verantwortlichkeiten                            17 3.4 Konzept und Inhalte des Musikfestes                 17 3.5 Logistik und Veranstaltungsort                      18 3.6 Werbemaßnahmen zum Musikfest & Ticketverkauf        19 3.7 Budget des Musikfestes                              19 3.8 Ablauf zur Vorbereitung des Events am Beispiel des Musikfestes Bw 2019                                 20 3.9 Entwicklung der Besucherzahlen                      22 4   Zielerreichung des Musikfestes Bw                   24 4.1 Die Bedeutung von Zielerreichung                    24 4.2 Übersicht über die Ziele des Musikfestes Bw         24 4.3 Operative Ziele (OZ)                                25 4.4 Spezifische Ziele (SZ)                              43 4.5 Strategisches Ziel (StZ): Stärkung der Verankerung der Bundeswehr in der Gesellschaft                      48 5   Kosten-Nutzen-Verhältnis des Musikfestes Bw         53 2

5.1 Die Bedeutung von Kosten-Nutzen-Verhältnis (Effizienz)                                       53 5.2 Kosten für das Musikfest: Soll-Ist-Vergleich & Verteilung                                        53 5.3 Angemessenheit der Kosten im Vergleich zum Nutzen des Musikfestes Bw                                61 6   Relevanz des Musikfestes Bw                       66 6.1 Die Bedeutung von Relevanz                        66 6.2 Herausforderungen und Bedarfe, auf denen das Musikfest gründet                                 67 6.3 Adressierung der definierten Bedarfe und Herausforderungen                                 72 7   Kohärenz des Musikfestes Bw                       75 7.1 Die Bedeutung von Kohärenz                        75 7.2 Interne Kohärenz des Musikfestes Bw               75 7.3 Externe Kohärenz des Musikfestes                  76 8   Schlussfolgerungen                                78 8.1 Einleitung                                        78 8.2 Zielerreichung des Musikfestes Bw                 78 8.3 Kosten-Nutzen-Verhältnis des Musikfestes Bw       84 8.4 Relevanz                                          86 8.5 Kohärenz                                          87 9   Empfehlungen                                      88 10  Schlussbemerkung                                  99 3

Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Übersicht und Zeitpunkt der verwendeten Datenerhebungsmethoden ................................................................................................................. 8 Abbildung 2: Interventionslogik zum Musikfest Bw ......................................... 16 Abbildung 3: Organigramm des Organisationsteams ...................................... 17 Abbildung 4: Ablauf der vorbereitenden Maßnahmen für das Musikfest Bw 2019 21 Abbildung 5: Ticketverkaufszahlen im Jahresvergleich (2017-2019) ................. 22 Abbildung 6: Entwicklung der Ticketverkäufe im Jahresverlauf (2018-2019) ..... 23 Abbildung 7: Operative Ziele des Musikfestes Bw (2019) ................................ 24 Abbildung 8: Spezifische Ziele des Musikfestes Bw (2019) .............................. 25 Abbildung 9: Strategisches Ziel des Musikfestes Bw (2019) ............................ 25 Abbildung 10: Welcher Programmpunkt war für Sie ausschlaggebend, sich ein Ticket für das Musikfest zu kaufen?.............................................................. 30 Abbildung 11: Anzahl verkaufter Tickets (2017-2019) .................................... 37 Abbildung 12: Alters- und Geschlechtsverteilung des Besucher und Besucherinnen des Musikfestes Bw (2019) ......................................................................... 38 Abbildung 13: Herkunft der Besucher ........................................................... 41 Abbildung 14: Anteil der zufriedenen Besucher mit Logistikaspekten des Musikfestes Bw (in %) ............................................................................... 42 Abbildung 15: Häufigkeit des Besuchs beim Musikfest Bw ............................... 49 Abbildung 16: Anteil gesellschaftlicher Gruppen beim Empfang GenInsp 2019 (N=533) ................................................................................................... 49 Abbildung 17: Herkunft der Besucher des Musikfestes Bw 2019 ...................... 50 Abbildung 18: Ursachen, Probleme sowie daraus resultierende Effekte ............. 68 Abbildung 19: Persönliche Einstellung zur Bundeswehr (in %) ......................... 70 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Übersicht über die Datenerhebungsmethoden und Anzahl der involvierten Akteure ..................................................................................... 9 Tabelle 2: Spezifische und operative Ziele des Musikfestes Bw ........................ 14 Tabelle 3: Meinungen zu Paul dem Bären ..................................................... 31 Tabelle 4: Übersicht Social-Media-Kanäle des Musikfests ................................ 32 Tabelle 5: Angesetzte Dienstposten für Durchführung und Organisation ........... 54 Tabelle 6: Absolute und relative Ausgaben für das Musikfest im Jahresvergleich nach einzelnen Posten (2017-2019) ............................................................. 56 Tabelle 7: Geplante und tatsächliche Ausgabe für das Musikfest Bw nach einzelnen Posten (2017-2019)................................................................................... 57 Tabelle 8: Relative Veränderung der geplanten und tatsächlichen kosten im Zeitverlauf für das Musikfest Bw nach einzelnen Posten (2017-2019) ............... 58 Tabelle 9: Absolute und relative Einnahmen für das Musikfest Bw im Jahresvergleich (tatsächliche Einnahmen 2017-2019) .................................... 59 Tabelle 10: Ausgaben, Einnahmen und Saldo pro verkauftem Ticket im Jahresvergleich (2017-2019) ...................................................................... 60 Tabelle 11: Hauptbestandteile der Ausgaben pro verkauftem Ticket (absolut und relativ) im Jahresvergleich .......................................................................... 60 4

1 Einführung Das vorliegende Kapitel gibt einen Überblick über die Ziele und den Umfang dieser Evaluation, sowie über die Struktur des vorliegenden Berichts. 1.1        Einleitung Deloitte führt die Studie „Optimierung von Public Events in der Bundeswehr“ für das Streitkräfteamt der Bundeswehr (Auftragsteller) durch. Aufgabensteller ist das Pla- nungsamt der Bundeswehr. Der geplante Durchführungszeitraum der Studie beläuft sich auf 12 Monate, von April 2019 bis März 2020. Bei dem vorliegenden Dokument handelt es sich um den offiziellen Abschlussbericht des Auftragnehmers. 1.2        Ziele und Umfang der Studie und Ziele des Berichts Die durchzuführende Studie betrifft die Evaluation des Musikfestes Bw1 2019.2 Das übergeordnete Ziel der Studie ist die Entwicklung eines Bewertungsrahmens sowie eines Prozess-/Rollen-/Produktmodells, um zukünftig eine ganzheitliche Bewertung und Validierung des Musikfestes Bw zu ermöglichen. Der Studienumfang bezieht die betriebswirtschaftlichen, haushälterischen und or- ganisatorischen Aspekte des Musikfestes Bw 2019 mit ein. Wo es angebracht ist, werden in der Evaluation auch Vergleiche zum Musikfest Bw 2017 und 2018 gezo- gen. Darüber hinaus deckt die Studie die Frage ab, inwiefern das Musikfest Bw einen Mehrwert bei der Verankerung der Bw in der Gesellschaft darstellt. Der Bewertungsrahmen und das Prozess-/Rollen-/Produktmodell werden die Bun- deswehr dabei unterstützen, in Zukunft das Musikfest Bw effektiv und effizient zu planen und durchzuführen. Um dies zu erreichen, wurde:     untersucht, wie die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Mu- sikfestes Bw aus organisatorischer und betriebswirtschaftlicher Perspektive effizienter gestaltet werden kann,     der Mehrwert als öffentliche Veranstaltung hinsichtlich der Verankerung in der Gesellschaft und dessen Bemessung untersucht,     analysiert, wie die mediale und werbliche Wirkung als öffentliche Veranstal- tung gestärkt werden kann und     die mögliche Optimierung der Projektsteuerung und Koordinierung in Bezug auf das Musikfest Bw untersucht. 1 Von einer Abkürzung der Bundeswehr als „Bw“ wird im Rahmen des vorliegenden Berichts abgesehen. Die einzige Ausnahme bildet diesbezüglich „Musikfest Bw“, da dies als eine fest- stehende Bezeichnung verstanden wird. 2 Hierbei wurde der ursprüngliche Umfang der Studie nachträglich geändert. Anfänglich lag der Fokus der Studie auf der Evaluierung des Musikfestes Bw als Anwendungsfall. Hierdurch sollten auch Rückschlüsse auf die Optimierung anderer öffentlicher Veranstaltungen der Bundeswehr im Rahmen der Integrierten Kommunikation der Bundeswehr geschlossen wer- den. Nach einer, durch den Auftragsteller initiierten Änderung des Studienumfangs, fokus- siert sich die Studie nun ausschließlich auf die Evaluation des Musikfestes Bw und mögliche Empfehlungen zu dessen Optimierung. 5

Das Ziel des vorliegenden Berichts ist die Darstellung der Ergebnisse der Evalu- ation des Musikfestes Bw 2019 nach den folgenden Evaluationskriterien3:     Zielerreichung,     Kosten-Nutzen-Verhältnis,     Relevanz und     Kohärenz. Zusätzlich beinhaltet der Bericht eine Beschreibung der durchgeführten Datenerhe- bungen sowie die Schlussfolgerungen der Evaluation und, darauf basierend, Hand- lungsempfehlungen zu Punkten, für die Verbesserungspotential identifiziert wurde. 1.3        Struktur des Abschlussberichts Die Struktur des Abschlussberichts gestaltet sich wie nachfolgend erläutert:     Kapitel 2  – Evaluationsmethodik & Überblick der Datenerhebung,     Kapitel 3  – Das Musikfest Bw,     Kapitel 4  – Zielerreichung des Musikfestes Bw,     Kapitel 5  – Kosten-Nutzen-Verhältnis des Musikfestes Bw,     Kapitel 6  – Relevanz des Musikfestes Bw,     Kapitel 7  – Kohärenz des Musikfestes Bw,     Kapitel 8  – Schlussfolgerungen und     Kapitel 9  – Empfehlungen. Die detaillierten Ergebnisse der folgenden Datenerhebungsmethoden werden in ei- nem gesonderten Dokument als Anhang zu Verfügung gestellt:     Anlage  I: Konzept und Ergebnisse Persona-Workshop,     Anlage  II: Ergebnisse Personalbefragung,     Anlage  III: Ergebnisse Besucherbefragung,     Anlage  IV: Fallstudien und     Anlage  V: Zusammenfassung der Ergebnisse der Online-Fokusgruppen Zusätzlich hierzu wurden im bisherigen Projektverlauf zahlreiche Interviews 4 mit unterschiedlichen Stakeholdern durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Datenerhebun- gen wurden in Mitschriften festgehalten, die als eine von vielen Datengrundlagen des vorliegenden Berichts herangezogen worden. Aufgrund der Sensibilität der In- formationen und der zugesicherten Anonymität in Bezug auf das Gesagte, wird an dieser Stelle davon abgesehen, die Mitschriften in den obigen Anhang zu integrie- ren. 3 Eine frühere Version dieses Berichts wurden bereits dem Auftragsteller zur Prüfung vorge- legt und in einem Validierungsworkshop diskutiert. Dieser Bericht stellt eine auf Basis des Feedbacks überarbeitete Version dar. 4 Siehe strategische und Off-Site Interviews sowie Teilnehmerbefragung. 6

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