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01. Abteilungsleiterrunde

Agenda

Datum: 19.01.2021 - Zeit: 13:00 — 16.45 Uhr - Ort: Videokonferenz
Leitung: Jörn Riedel (HH)

Anlagen: Sitzungsunterlagen, Teilnehmerliste

TOP Verantwortlich

Begrüßung / Zielsetzung des Tages HH

&X Begrüßung der Teilnehmenden und Gäste

Bestätigung des Protokolls der AL-Vorbesprechung der 33. Sitzung des
IT-Planungsrats (zu TOP 21 wird eine redaktionelle Präzisierung
nachgereicht)

X Feststellung der finalen Tagesordnung

do] Z0n Verantwortlich
OZG-Umsetzung Bund
U] Beschluss U] Protokollnotiz &X Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:

- Umsetzungsstand des OZG, Leistungskriterien für die Machbarkeitsanalyse von
Projekten, Informationen zu den 2 Optionen der Aufstellung für die Umsetzung von
Projekten: siehe Folien

- BMI (Bürger): Herr Bürger dankt der Runde für die gute Zusammenarbeit und das
unter schwierigen Bedingungen im Jahr 2020 Erreichte. Kernaufgabe bei der OZG-
Umsetzung sollte es sein die Flächenskalierung von Leistungen mit höchstmöglicher
Geschwindigkeit zu erreichen. Herr Bürger unterstreicht zudem die Notwendigkeit
der Fokussierung auf Themen, die realistisch im Jahr 2021 umgesetzt werden
können.

- BMI (Bünzow): Herr Bünzow betont, dass die Thematik der Flächendeckung von
Leistungen, bei denen der GO-Live erfolgt ist, gelöst werden muss. Darüber hinaus
ist es wichtig die Umsetzungsgeschwindigkeit zu erhöhen. Da eine vollständige
Umsetzung des OZG bis Ende 2022 nicht zu erwarten ist, ist die Priorisierung von
Projekten sowie die Mittelbeantragung im frühen Planungsstadium wichtig Um
Verzögerungen zu vermeiden soll auch die direkte Beauftragung von Dienstleistern

01. Abteilungsleiterrunde - 19.01.2021 S. 1 von 13

TOP 02 Verantwortlich

durch den Bund verstärkt genutzt werden. Für bereits eingereichte Projektanträge
ist der nächste Schritt der Abschluss von (einer/mehrerer) Einzelvereinbarung(en).

- BMI (Bünzow): Die in der Mustervereinbarung angeführten Rollen sind keine strikte
Vorgabe, die Projektaufstellung obliegt den Ländern.

- BMI (Bünzow): Auf die Aussage Hessens, dass verbindliche Aussagen zur
Machbarkeit aller Projekte in diesem kurzem Zeitraum schwierig seien, erklärt Herr

Bünzow, dass kein offizieller Beschluss zur Formalisierung des besprochenen
Vorgehens geplant ist.

Follow-Up:
- Alle Länder: Bis Ende Februar sollen Länder anhand der 3 Leistungskriterien —
finanzielle Mittel, Fachliche Ausstattung, Kapazitäten des (Landes-) IT-Dienstleisters

- entscheiden, welche Umsetzungsprojekte verbindlich in 2021 umgesetzt werden.

- BMI (Bünzow): Klärung der Frage, ob eine zentrale Ablage abgeschlossener
Einzelvereinbarungen (zum Zugriff der Länder) möglich ist.

TOP 03 Verantwortlich

Konjunkturpaket Bund
U] Beschluss U] Protokollnotiz &X Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:

-  Mustereinzelvereinbarung, Musterinfrastrukturantrag: siehe Folien

 

- BMI (Bünzow): Alle Länder haben das Dachabkommen unterschrieben, die schnelle
Vorgehensweise sollte auf die Einzelvereinbarungen übertragen werden. Um einen
zügigen Fortschritt der startbereiten Leistungen zu gewährleisten, müssen
Einzelvereinbarungen nicht zwingend im Block geschlossen werden.

- TH: Hinweis: Die Umsetzung von Leistungen außerhalb des eigenen Themenfeldes
wird ggf. länger dauern.

- BMI (Bünzow): Auf Nachfrage Hamburgs ob für jeden Umsetzungsantrag eine
separate Einzelvereinbarung zu schließen sei, erklärt Herr Bünzow, dass
unterschiedliche Vorgehensweisen möglich sind. Die angeführten Beispiele
Hamburgs (Abschluss einer übergreifenden Einzelvereinbarung) und NRWs

——— JO Agenda - 19.01.2021 S.2 von 13

(Abschluss von Einzelvereinbarungen für Arbeitspakete nach Absegnung der
Mustervereinbarung durch das Kabinett) > sind Beispiele akzeptabler
Vorgehensweisen.

- BMI (Bürger): Auf Nachfrage Thüringens, wie im aktuellen Kontext Beauftragungen
von Beratern für die Themenfeldbetreuung (die bisher vom Bund beauftragt
wurden) zu handhaben seien erklärt Herr Bürger, dass dies eine bekannte
Problematik ist, an deren Lösung das BMI arbeitet. Das oberste Gebot ist in diesem
Zusammenhang die Vermeidung der Doppelfinanzierung.

- BMI (Bünzow): Bezüglich des Abrufs von Mitteln aus dem Konjunkturpaket, erklärt

Herr Bünzow, dass Mittel in die Landeshaushalte eingehen. Eine Alternative stellt die
Bewirtschaftung von Titeln beim Bund dar.

Follow-Up:
- Alle: Der Musterinfrastrukturantrag wird in der nächsten AL-OZG-Runde am
09.02.2021 besprochen.

Planung Aufgabenbereiche FITKO FITKO
[] Beschluss U] Protokollnotiz & Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:

- Übersicht der vorhandenen Stellen und geplanten Aufgaben der FITKO: siehe Folien

 

 

———— JO Agenda - 19.01.2021 S.3 von 13

Follow-Up:

 

  

- FITKO: Vormerkung der Punkte „Finanzierung des Betriebs von EfA-Leistungen
nach 2022" und „Zugang der Kommunen zu EfA-Leistungen“ für die 2. AL-Runde

am 09.02.2021
Organisation des Architekturboards Bund/FITKO
L] Beschluss U] Protokollnotiz X Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:

- Ausrichtung, Anforderungen, Aufgaben, Besetzung des Boards: siehe Folien

 

-  FITKO (Kremer): Ziel des Vortrags ist das Erzielen von Einigkeit über die
Ausrichtung des Boards (Kernpunkte: technischer Fokus, umsetzungsgetriebene
Arbeitsweise, Befähigung zur dynamischen Anpassung der IT-Infrastruktur). Herr
Kremer betont, dass nicht die Vollständigkeit aller Mitglieder des IT-PLR im Board
entscheidend ist, sondern die eingebrachte Qualität.

- BMI (Bürger): Der Bund unterstützt Ausrichtung, Aufgabenbereich und
Zusammensetzung wie vorgestellt.

———— JO Agenda - 19.01.2021 S.4 von 13

10] 205 Verantwortlich

-  HH/FITKO (Kremer): Auf die Frage nach der Möglichkeit der Aufnahme eines
Kommunalvertreters (NRW) bzw. eines Vertreters eines Landes-IT-Dienstleisters (RP)
in das Board, erklären Hamburg und FITKO, dass die Vertreter der Kommunalen
Spitzenorganisationen als Mitglieder des IT-PLR natürlich teilnehmen können und
Dienstleister punktuell nach Bedarf hinzugezogen werden sollen.

- HH (Riedel): Der angegebene Arbeitsaufwand von 0,5 VZÄ muss nicht zwingend
von einer Person erbracht werden. Es muss allerdings eine verantwortliche
Ansprechpartner:in bestimmt werden.

- NRW: Auf die Nachfrage Thüringens, inwiefern Aktivitäten des Boards mit den
Kriterien des EfA-Katalogs abgeglichen werden sollen, erklärt Nordrhein-Westfalen,
dass der EfA-Katalog bei solchen Fragen ausdrücklich eine Erstbearbeitung durch
das Architekturboard vorsieht.

Follow Up:

-  BMi: Das BMI arbeitet zusammen mit FITKO bereits an einer Geschäftsordnung,
einer Beschreibung der konkreten Aufgabenbereiche und einem Budget > soll in
der 2. AL-Runde am 09.02. vorgestellt werden

- Alle: Alle Mitglieder werden, sofern dies erwünscht ist, gebeten zur 2. AL-Runde

09.02. eine Person zu bestimmen. Es ist hierbei explizit nicht notwendig, dass alle
Länder eine Vertreter:in für das Board vorschlagen.

TOP 06 Verantwortlich

Qualität von Leistungsbeschreibungen Bund
U] Beschluss U] Protokollnotiz Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:

-  Datenqualitätsprinzipien, Problematik der PVOG-Datenqualität, Beispiele
fehlerhafter Daten, potentielle Ursachen: siehe Folien

- BMI (Mitterhuber): Die Kernherausforderung ist der sprunghafte Anstieg der
Länder, die PVOG nutzen. Hierdurch werden durch Länderredaktionen gepflegte
Daten von einem größeren Kreis genutzt und evtl. vorhandene Fehler in diesen Kreis
übertragen.

Agenda - 19.01.2! .5 von 13
——— 4/9) gend 01.2021 S

TOP 06 Verantwortlich

BE: Berlin erkundigt sich, ob die Bundesredaktion bzgl. Ressourcen ausreichend
ausgestattet ist. Insoweit wird um Information über den Sachstand der Ausstattung
gebeten.

TH: Mehrere konkrete Fragen organisatorischer/technischer Natur wurden gestellt.
o Wie groß ist der Umfang der bereitzustellenden Daten?
o Müssen alle Leistungen eines Leistungspakets mit Leistungsbeschreibungen
bestückt werden oder ist eine Priorisierung möglich?
o Ist das Reifegradmodell auf alle Leistungen gleichermaßen anzuwenden?

FITKO (Kremer): Eines der Kernprobleme besteht in der dezentralen Pflege von
Daten. Eine Qualitäts- bzw. Ursachenanalyse bei FIM wird den Großteil der
Probleme nicht beheben.

ST: Länderredaktionen sind aktuell von den Ressourcen und Prozessen her nicht
aufgestellt um eine fehlerfreie Umsetzung zu gewährleisten.

BMI (Mitterhuber): Auch wenn die Situation eine große Herausforderung darstellt,
ist die Bürgersicht entscheidend. Die Problematik der Qualitätsverbesserung muss
gemeinsam adressiert werden.

HH (Riedel): Es handelt sich nicht um ein technisches Problem. Zur Behebung sind
viele redaktionelle Schritte auf kommunaler Ebene erforderlich.

Follow-Up:

BMI: Die UAG Leistung bereitet ein Schreiben vor, um Bedarf und Folgen des
Zusammenschlusses der Portale im PVOG darzulegen und Ursachen für mangelnde
Datenqualität aufzuzeigen.

BMI: Die FITKO sowie die Fachgruppe FIM werden in der Folge in die Fehleranalyse
eingebunden.

TOP 07 Verantwortlich
Abgrenzung Digitalisierungsbudget/ Konjunkturpaket FITKO
U] Beschluss U] Protokollnotiz &X Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:

Agenda - 19.01.2! .6 von 13
——— 4/9) gend 01.2021 S

TOP 07 Verantwortlich

-  Abgrenzungskriterien und Aufteilung beantragter Projektmittel zwischen
Konjunkturpaket und Digitalisierungsbudget: siehe Folien

- Hinweis Digitalisierungsbudget: Vorabinfo an FITKO über zu erwartende
Einreichungen von Rechnungen vereinfacht das effiziente Management des
Budgets.

 

Follow-Up (FITKO):

- Vorbereitung eines Steckbriefs zum Thema Abgrenzung der Budgets für die 34.
Sitzung des IT-PLR.

TOP 08 Ele TalanTelailtes
Projektantrag Elektronischer Heilberufsausweis FITKO
X Beschluss U] Protokollnotiz U] Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:
- Für Projektanträge siehe Tabelle „Projekte“

 

Projekte Folien

det: Laufzeit Genehmigung
Elektronischer NRW RI 01.10.2020 - €&2 500.000 | Genehmiat
Heilberufsausweis 31.12.2021 a 9

Diskussion/Anmerkungen: Notwendigkeit für Projekt folgt aus Patienten-
Daten-Schutz-Gesetz

Digitale 01.01.2021 -
Wirtschaftsservices Ban | Bi ne | FA | Genehmigt

| Diskussion/Anmerkungen:

Serviceorientierte 01.08.2020 —

Standardbausteine HR air 30.11.2021 Rn Gershmigt
Diskussion/Anmerkungen: Umfang des Projekts wird um Mehrwertsteuer
erhöht

2 ; 01.06.2020 - .

Digitales Schulzeugnis | ST RI 31.12.2022 €1.011.500 | Genehmigt

Agenda - 19.01.2021 S. 7 von 13

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Diskussion/Anmerkungen: Umfang des Projekts wird um Mehrwertsteuer
erhöht

“RI: Referenzimplementierung, STD: Standard

TOP 09 Verantwortlich
Fachkongress 2021 SN
U] Beschluss U] Protokollnotiz U] Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:

- _SN: Sachsen gibt einen mündlichen Bericht bezüglich des Planungsstandes des
Fachkongresses:

o Der Kongress findet virtuell statt (ebenso Kaminabend + 34. Sitzung)

o Es können maximal 5000 Personen zur Teilnahme registriert werden.

o  Vortragende können für die Übertragung optional einen professionellen
Übertragungsraum in der Messe Dresden nutzen.

o InKW 3 erfolgt die Information der ausgewählten Referenten sowie die
Freischaltung der Website zur Anmeldung.

TOP 10 Verantwortlich

Digitale Zusammenarbeit - Videokonferenzen und HH
Kooperationsplattformen

U] Beschluss U] Protokollnotiz &X Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:

- HH (Klahn): Hamburg informiert mündlich über die Gründung einer Arbeitsgruppe
zur Verbesserung des Videokonferenzsystems, welches der IT-Planungsrat nutzt
(BDBOS). Es bestehen regelmäßig Ton- und Bildprobleme bei Konferenzen zwischen
Bund und Ländern. Hamburg möchte die 2. AL-Runde am 09.02.2021 bereits mit
einem überarbeiteten Videokonferenzsystem durchführen.

- HH (Riedel): Auf Nachfrage des Saarlands, ob es Pläne gibt, aus Gründen der
digitalen Souveränität in dem aktuellen Projekt eine zentrale Lösung zu entwickeln,
die auch innerhalb der Länder die Videofunktionen bereitstellt und die dezentralen
Anlagen ersetzt, erklärt Hamburg, dass dies nicht geplant ist. Jetzt geht es darum
auf den gegebenen Plattformen eine stabile Grundlage für den IT-PLR zu schaffen.

Agenda - 19.01.2021 S.8 von 13

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TOP 10 Verantwortlich

-  FITKO (Kremer): BDBOS ist grundsätzlich ein funktionsfähiges System, welches
allerdings stetig nahe an der Auslastungsgrenze operiert, was zu technischen
Problemen führt. Eine Aufrüstung wird Zeit in Anspruch nehmen.

- BY: Die CDSK hat sich mit dem Thema „Ausstieg aus der Papierkommunikation"
befasst und einen entsprechenden Beschluss gefasst. Die Runde kommt zu dem
Schluss, dass sich hieraus keine konkreten Anforderungen bzgl. der
Kommunikationssysteme zwischen Bund und Ländern ergeben.

Follow-Up:
- HH: Hamburg wird die Mitglieder der Runde zeitnah kontaktieren, um eine

Vertreter:in für die Arbeitsgruppe zu melden. Diese Person sollte
entscheidungsbefugt sein.

TOP 11 Verantwortlich

Weitere Punkte - Offener Austausch
U] Beschluss U] Protokollnotiz U] Follow-Up

Diskussion/Anmerkungen:

- NRW: Nordrhein-Westfalen bittet die Flächenländer kurz Auskunft bezüglich der
flächendeckenden Einführung der Kontaktverfolgungssoftware Sormas in den
Gesundheitsämtern zu geben.

o NRW: Das Digitalministerium hat Verantwortung zur Umsetzung übertragen
bekommen. Diese stellt sich als herausfordernd und ressourcenintensiv dar.

o TH: Ca. 50% der Landkreise sind mit Sormas ausgestattet. Es gibt eine
Alternativlösung, die bisher lediglich in Jena eingeführt wurde.

o BY: Bayern unterstreicht die grundsätzliche Notwendigkeit der Klärung von
Leistungsanbindung und langfristiger Betriebskosten für EfA-Lösungen. Die

Punkte wurden für die nächste Sitzung vorgemerkt.

o BW: Sormas-Nutzung bei 30%. Octoware ist verbreitete Alternativlösung.
Eine landeseinheitliche Ausstattung mit Sormas wird angestrebt.

o SL: Es lagen zum Zeitpunkt der Sitzung keine Informationen zum
Umsetzungsstand vor.

Agenda - 19.01.2021 S.9 von 13

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TOP 11 Verantwortlich

RP: Es lagen zum Zeitpunkt der Sitzung keine Informationen zum
Umsetzungsstand vor.

HE: Es lagen zum Zeitpunkt der Sitzung keine Informationen zum
Umsetzungsstand vor.

NI: 14 Gesundheitsämter (entspricht ca. 30%) sind mit Sormas ausgestattet.

ST: Es lagen zum Zeitpunkt der Sitzung keine Informationen zum
Umsetzungsstand vor.

SN: Aktuell weitgehende Verbreitung von Octoware.

BB: Flächendeckende Einführung bis ist Mitte Februar geplant. Eine
Finanzierung erfolgt durch Bundesmittel.

MV: Es lagen zum Zeitpunkt der Sitzung keine Informationen zum
Umsetzungsstand vor.

SH: Der intensive Austausch mit Landkreisen hat bisher nicht zur
flächendeckenden Implementierung von Sormas geführt.

DLT: Sormas wird auf Kreisebene positiv bewertet, ist aber bei
Fachverfahrensschnittstellen nicht so leistungsfähig wie Octoware. Darüber
hinaus fehlen Sormas aktuell Schnittstellen zum RKI, welche allerdings vom
RKI zum Monatsende freigegeben werden sollen.

BE: Sormas L ist in allen Bezirken installiert. Der Bezirk Berlin Mitte ist eines
der bundesweit 5 Pilot-Gesundheitsämter für die Erprobung von Sormas X.
Es wird zudem darauf hingewiesen, dass einige im Einsatz befindliche
Module von Octoware nicht Windows 10-fähig sind, so dass die Umstellung
auf SORMAS geboten erscheint.

- HH (Busse): Kurzbericht zu Initiative Zusammenarbeit „Verwaltung & externe
Innovatoren/Startups”

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Agenda - 19.01.2021

Schwerpunktthema: Innovation

Ziel: Zusammenarbeit mit Innovatoren, insb. Start-Ups > Schreiben
anhängen

Frist zur Anmeldung: 31.01.2021

Gesucht werden Vertreter aus Ländern und Kommunen (Erfahrung mit Start-
Up Kollaborationen, bzw. Vergabeprozessen erwünscht)

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