Zentralabteilung/Innenrevision

Prüfungsnummer: 07-S-01

Geschäftszeichen: ZRev-1412-ZT 3/07-S-1

Sonderprüfung Referat ZT 3

März 2008

Prüfungsgegenstand:

Auftragsabwicklung für Sicherungsbaumaßnahmen

Prüfbericht

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Inhaltsverzeichnis
A. Zusammenfassung.......znssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen -3-
B. AUTOS). nnunnans run nn EannEn I HnnEnE nr EnnD nnanEnEAsTEnReT re nennen -5-
C. Durchführung .........22224444222200220H000000nn0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnn -6-
D. ErSAbNIEBE „4: -000ERn HIER EnRnnGunnnninuhGAn RER FrUERFAun FAN FR Unn en n nn ER nun EB nnAn En En Ean man anETan EEG -7-
l. Allgemeines ......uuuunsssnsnnsnnnnnnnnnnnnnnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen -7-
ll. Rechnungen der Firma Hengsberg.. us. -7-
1. Rechnung 28. Juli 2006..........222222222040040000000000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnen -7-
2. Rechnung vom 20. September 2006 .............244444444440H nennen -8-
3.  Rückforderungen.............uuuusseeseensennnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnn -8-
Il. Rechnungen der Firma Chubb...................nenennnnnnennnnnn - 10-
1. Rechnung vom 14. Juli 2006 .........uussssnsssssneeeeennnnnnnnneneneenennnnn - 10-
2. Rechnung vom 18. September 2006 ........22222222222222nnnnnnnnneenenen - 10-
3.  Wirtschaftlichkeit der An- und Abfahrtskosten .........................- -11-
= Empfehlungen „u.a EEE - 14 -
. VERIRNETEREETN verenzeee erananneeEnngEgSEEEN - 14 -
ll. Personelle Maßnahmen. .........................eseeeennnnnneneeene nennen - 14 -
I. Wirtschaftlichkeit .....................uu0n44nseenenennnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnneneeenennnn - 15 -

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F.

Anhang Nr. 1 Vermerk ZT 2/4 -VOB Vergaben 14. Mai 2007.......
Anhang Nr. 2 Vermerk ZT 3/1 vom 20. September 2007 ..............

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A. Zusammenfassung

Die Referate ZT 3 und ZR 2 baten um eine Sonderprüfung bei der Vertragsabwick-
lung von sogenannten Sicherungsbaumaßnahmen an Privathäusern von Abgeordne-
ten.

Bereits im Vorfeld der Prüfung wurde durch die Vergabestelle ZT 2 in anderem Zu-
sammenhang festgestellt, dass bei Aufträgen mit beteiligten Firmen zahlreiche Leis-
tungspositionen in Auftrag gegeben und abgerechnet wurden, die von den zu Grunde
liegenden Rahmenverträgen nicht umfasst waren. Damit wurde gegen vergaberecht-
liche Vorschriften erheblich verstoßen.

Von zwei Firmen wurden Reisekosten zu Unrecht abgerechnet. In einem Fall ver-
suchte der zuständige Sachbearbeiter von ZT 3 diese Überzahlung mittels eines
Schreibens unter seinem Namen und mit seiner Privatanschrift von der Firma zurück
zu verlangen. Er bat um Rücksendung eines Verrechnungsschecks. Mit diesem Ver-

halten wurde gegen dienstordnungs- und haushaltsrechtliche Regelungen verstoßen.

Unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten fiel auf, dass in einem Rahmenvertrag die
An- und Abfahrtszeiten nicht pauschalisiert abgerechnet werden, sondern der tat-
sächliche Zeitaufwand mit dem für die Arbeitsleistung vereinbarten Stundensatz in
voller Höhe abgerechnet werden konnte. Bei Anwendung dieser Abrechnungsme-
thode würde ein Großteil des Auftragsvolumens alleine für die vom Deutschen Bun-

destag nicht steuerbare An- und Abreisetätigkeit der Firmenmitarbeiter verbraucht.

Daher wird empfohlen, bei Abschluss von neuen Rahmenverträgen die Wirtschaft-
lichkeit dieser Art von Reisekostenvergütung sorgfältig abzuwägen. Da in anderen
Fällen gestaffelte Pauschalen vereinbart wurden, erscheint dies als interessenge-

rechtere Lösung.

Darüber hinaus wird empfohlen die Übereinstimmung der im Auftrag enthaltenen

Leistungspositionen mit dem zu Grunde liegenden Rahmenvertrag sorgfältig im

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Ai

Fachreferat vorher zu prüfen. Ferner wird angeregt, im Rahmen einer referatsinter-

nen Revision bei ZT 3 weitere Überzahlungen in der Vergangenheit auszuschließen.

Wegen der festgestellten Anhaltspunkte für eine besondere Korruptionsgefährdung
wird empfohlen, eine Personalrotation der betroffenen Mitarbeiter emsthaft zu prüfen.

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B. Auftrag

Die Referate ZT 3 sowie ZR 2 baten die Innenrevision um eine Sonderprüfung.

Anlass waren Auffälligkeiten bei der Vertragsabwicklung von sogenannten Siche-
rungsbaumaßnahmen an Privathäusern von Mitgliedern des Deutschen Bundesta-
ges. Ausgangspunkt waren die Abrechnungen von Reisekosten für bauliche MaR-
nahmen im Juli 2006 und September 2006 für ein Objekt auf der Insel a

Die Prüfung sollte die Ordnungsmäßigkeit dieser Abrechnungen feststellen sowie
aufgrund des allgemeinen Prüfungsmaßstabes der Innenrevision Aussagen zur Wirt-

schaftlichkeit der zu Grunde liegenden Regelungen in den Rahmenverträgen treffen.

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C. Durchführung

Im Rahmen der Prüfung wurden die von ZT 3 zur Verfügung gestellten Unterlagen

durchgesehen und ausgewertet.

Darüber hinaus wurden durch die Innenrevision Fragen an das Referat ZT 3 gestellt,
mehrere (auch telefonische) Gespräche geführt sowie um die Bereitstellung ergän-

zender Unterlagen gebeten.

Durch eine vordringliche anderweitige Sonderprüfung wurde der Prüfungsablauf zu-
nächst unterbrochen und konnte erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufge-

nommen werden.
Das vorläufige Prüfungsergebnis konnte mit dem Referat ZT 3 am 13. März 2008
erörtert werden. Bei dieser Gelegenheit übergab ZT 3 noch bisher fehlende Unterla-

gen der Innenrevision.

Im Anschluss konnte der Prüfbericht endgültig fertig gestellt werden.

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D. Ergebnisse

I. Allgemeines

Im Zusammenhang mit der laufenden Ausschreibung eines Rahmenvertrages für
Sicherungsbaumaßnahmen des Deutschen Bundestages sind durch die Vergabe-
stelle bei ZT 2 etliche Mängel bei Abrufen aus den zu Grunde liegenden Rahmenver-
trägen festgestellt worden (vgl. Anhang 1: Vermerk ZT 2/4 -VOB Vergaben vom
14. Mai 2007).

Insbesondere wurden in erheblichem Umfang Leistungen beauftragt, ohne dass hier-
für eine Grundlage im Rahmenvertrag bestanden hätte. Somit hat der zuständige
Mitarbeiter des Referats ZT 3 kostenwirksame Leistungen vergeben, die eigentlich

zahlreiche Nachverhandlungen bzw. Nachbeauftragungen vorausgesetzt hätten.

Die im Folgenden geprüften Sachverhalte waren bereits im o. g. Vermerk des Refe-
rats ZT 2 angesprochen worden. Nach Beteiligung des Referates ZR 2, um gegebe-
nenfalls Regressansprüche gegen die zuständigen Mitarbeiter zu prüfen, wurde auch

die Innenrevision eingeschaltet.

ll. Rechnungen der Firma Hengsberg

1. Rechnung 28. Juli 2006

Mit Auftrag vom 18. Juli 2006 wurden durch ZT 3 konkrete Sicherungsbaumaßnamen
für ein Objekt auf der Insc an die Firma Gebrüder M. Hengsberg GbR ver-
geben. Der Auftragnehmer berechnete dafür unter anderem Fährkosten in Höhe von
470,00 € (netto) (vgl. Rechnung Nr. 06.0110 vom 28. Juli 2006, Position 12).

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«Bi:

Bereits ZR 2 hat mit Schreiben vom 8. Oktober 2007 an ZT 3 festgestellt, dass diese
Position im Rahmenvertrag keine Grundlage findet. Dort ist eine Pauschale von
BERE € (netto) für An- und Abfahrt sowie Spesen vorgesehen, wenn der Auf-
tragswert unter € und die Entfernung des Firmensitzes zum Einbauort zwi-
schen km und km beträgt. Da der oben genannte Rechnungsbetrag jedoch
über € lag (34.601,83 €, brutto), durfte eine solche Pauschale hier nicht

berechnet werden.

Damit wurden bei der Beauftragung sowie der sachlichen und rechnerischen Richtig-

zeichnung wesentliche Vorgaben des Rahmenvertrages außer Acht gelassen.

2. Rechnung vom 20. September 2006

Auch bei dem Auftrag vom 21. Juli 2006 rechnete der Auftragnehmer für dasselbe
Objekt Fährkosten in Höhe von 470,00 € (netto) ab (vgl. Rechnung vom 20. Septem-
ber 2006, Nr. 06.0113, Position 10).

Für diese Rechnungsposition gab es — wie von ZR 2 ebenfalls mit Schreiben vom

8. Oktober 2007 an ZT 3 bereits festgestellt — im Rahmenvertrag keine Grundlage.

3. Rückforderungen

Diese beiden Rechnungspositionen (2 x 470,00 € netto) forderte der damals mit dem

Auftrag beschäftigte Ü :: Schreiven vom 13. su-

ni 2007 von der beauftragten Firma zurück.

Er verwendete dabei seine Privatanschrift im Briefkopf und bat um Rückerstattung
per Verrechnungsscheck.

Dieses Verhalten verstößt gegen die Pflicht des Beamten, die vom Dienstherren er-
lassenen Anordnungen auszuführen und dessen allgemeine Richtlinien zu befolgen
($ 55 Bundesbeamtengesetz — BBG). Eine solche allgemeine Richtlinie ist die Anla-

ge 6 (Schriftgutanweisung) zur Allgemeinen Dienstanweisung für die Verwaltung des