Zentralabteilung/Innenrevision

Prüfungsnummer: 07-S-2

Geschäftszeichen: ZRev-1412-ZT 3/07-S-2

Sonderprüfung Referat ZT 3

März 2008

Prüfungsgegenstand:

Beschaffungsvorgänge Schalttafeln sowie Herkunft
Laptop und Farbdrucker

Prüfbericht

Inhaltsverzeichnis

A Zusammenfässünig....asennunaseeenssununssnnncnenenuunnuuunnnenns nn engennn nn -2-

B Auftrag.....cennsssauneuunnauuunuunnunssunnsnunnnuonanennenssnnnnnenunsennsaEHEnanTEeaEn Senne HannnnannEnERennE -4-

Cc Durchführung .....- seems runnuen sense -5-

D. Ergebnisse ..........suu..0000n0e000n0n0000000000nn00020nn0n020000000nn00005n00nE4 Rn RnBE Rn Rnn ED R0R0 E00 -6-
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A. Zusammenfassung

Auf Bitten des Referats ZT 3 wurden zwei Beschaffungsvorgänge in einem bestimm-
ten Meisterbereich des Referats aus den Jahren 2004/2005 untersucht.

Zum einen konnte die Herkunft eines Laptops und eines Druckers, die von einem
Mitarbeiter genutzt wurden, durch ZT 3 nicht geklärt werden. Zum anderen wurden
im selbem Meisterbereich zwei identische elektrische Prüftafeln beschafft, von denen
jedoch nur eine vorhanden ist. In beiden Fällen sollte die Innenrevision die Sachver-

halte aufklären.

Trotz Sichtung der zur Verfügung gestellten Unterlagen und Auswertung des prü-
fungsgegenständlichen Laptops durch die Innenrevision konnten die bereits jahre-
lang zurückliegenden Sachverhalte nicht ausreichend aufgeklärt werden. Die Her-
kunft der EDV-Geräte bleibt daher weiterhin unklar.

Bei der Beschaffung der zwei identischen Prüftafeln wurden Mängel in der Abwick-
lung der Beschaffung festgestellt. Da es hier v. a. um den Verbleib der Prüftafeln
ging, fiel insbesondere auf, dass in beiden Fällen zunächst keine Lieferscheine vor-
lagen. Trotz Versuchs durch ZT 3 konnte für eine Schalttafel auch nachträglich kein
Lieferschein mehr beigebracht werden. Im Ergebnis konnte daher nicht mehr festge-
stellt werden, ob eine der Schalttafeln gar nicht geliefert wurde oder später abhanden

gekommen ist.

Daraus ergibt sich die Empfehlung, zukünftig in jedem Fall sicherzustellen, dass die
Lieferscheine spätestens bei Zahlungsanordnung in den Akten vorliegen. Um Risiken
zu minimieren, sollte diese Nachweispflicht - zumindest bei Mitarbeitern mit Auffällig-
keiten in der Vergangenheit - stichprobenmäßig durch die Vorgesetzten nachgehal-
ten werden. Um Verfahrensmängel zu reduzieren, sollte auf eine einheitliche Ver-
wendung von Formblättern gerade bei den dezentralen freihändigen Vergaben ge-
achtet werden.

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Soweit die Herkunft von EDV-Geräten in Diensträumen des Deutschen Bundestags
unklar ist, wird empfohlen, im Rahmen der gestuften Verantwortlichkeit der Vorge-
setzten solche Veränderungen frühzeitig kritisch zu beobachten. Darüber hinaus soll-
ten alle Mitarbeiter durch die Vorgesetzten belehrt werden, dass technische Geräte,
deren Herkunft unklar bzw. die nicht der Standardausstattung entsprechen, nicht ge-
nutzt werden dürfen, ohne dass die Vorgesetzten darüber unaufgefordert informiert

wurden.

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B. Auftrag

Die Innenrevision wurde am 12. Oktober 2007 mit einer Sonderprüfung von zwei Be-
schaffungsvorgängen im Meisterbereich des Referats ZT 3 beauftragt.

Anlass war zunächst ein Telefonanruf durch den Referatsleiter am 8. Oktober 2007.
Mit Schreiben vom 10. Oktober 2007 erhielt die Innenrevision hierzu Unterlagen
durch ZT 3.

Gegenstand der Sonderprüfung waren zwei unterschiedliche Beschaffungsvorgänge,
die aus Sicht des Referates ZT 3 prüferisch durchgesehen werden sollten.

Zum einen nutzte der damalige Dienstposteninhaber ZT BE einen Laptop sowie
einen Farbdrucker, ohne das deren Beschaffung durch ZT 3 nachvollzogen werden

konnte.

Zum anderen wurden im Jahr 2004 zwei identische elektronische Prüftafeln be-

schafft, von denen jedoch nur eine tatsächlich vorhanden ist.

In beiden Fällen sollte die Sonderprüfung den Sachverhalt weiter aufklären. Maßstab
der Prüfung waren somit insbesondere die Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungs-

handelns sowie das pflichtgemäße Verhalten des zuständigen Mitarbeiters.

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C. Durchführung

Die Durchführung der Prüfung begann mit einem Einführungsgespräch am 24. Okto-
ber 2007. Dort wurde um Übermittlung weiterer Unterlagen gebeten, die am 31. Ok-
tober 2007 eingingen. Zugleich konnte auf Bitten der Innenrevision der Laptop, des-

sen Herkunft unklar war, zur Sichtung der Daten mitgenommen werden.

Die Innenrevision versuchte ferner, einen fehlenden Lieferschein für eine Schalttafel

nachträglich durch Anruf beim damaligen Rechnungssteller zu beschaffen.

Im Übrigen wurden die überlassenen Akten prüferisch durchgesehen, der zur Verfü-
gung gestellte Laptop mit seinen Daten untersucht, sowie Fragen telefonisch direkt
mit ZT 3 geklärt.

Durch eine vordringliche anderweitige Sonderprüfung wurde der Prüfungsablauf zu-
nächst unterbrochen und konnte erst zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufge-

nommen werden.

Die vorläufigen Prüfungsergebnisse wurden mit dem Referat ZT 3 am 13. März 2008
erörtert. Im Anschluss konnte der Prüfbericht endgültig fertig gestellt werden.

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D. Ergebnisse

I. Laptop und Farbdrucker

Anlässlich des Dienstpostenwechsels am 5. Juni 2007 sollte der bisherige Dienstpos-
teninhaber (ZT 3 seine Arbeitsmittel an den Nachfolger übergeben. Dabei wur-
de im Referat ZT 3 offenkundig, dass ein Laptop (Typ Dell Inspiron 9100) und ein
Drucker (Typ Dell AlO 922 EMEH) seit ca. 2004 genutzt wurden, ohne dass deren
Herkunft und Beschaffung bekannt waren. Auch weitere Aufklärungsversuche im Re-

ferat führten zu keiner anderen Bewertung.

Bei der prüferischen Auswertung des Datenbestands des Laptops durch die Innenre-
vision wurde festgestellt, dass mehrere Ordner im Zeitraum von 2004 bis 2006 er-
stellt wurden. Anhand des auf dem Laptop angelegten Benutzerprofils konnte dieses
dem Mitarbeiter Herr zugeordnet werden. Rückschlüsse über die ge-
naue Art der Nutzung des Rechners konnten wegen fehlender Dokumente nicht ge-

zogen werden.

Auch soweit EDV-Ausstattung über Rahmenverträge bzw. Einrichtungsfirmen von
ZT 3 beschafft wurde, konnten die gegenständlichen Geräte einer solchen Beschaf-
fung nicht zugeordnet werden. Nach Auskunft von ZT 3 handelt es sich bei dem Lap-
top und Drucker um für diese Beschaffungsart untypische Geräte.

Deutlich wurde darüber hinaus auch, dass seit Nutzung der fraglichen Geräte ab
dem Jahr 2004 bis zum Dienstpostenwechsel im Jahr 2007 durch den damaligen
Dienstposteninhaber trotz Unklarheit über deren Herkunft keine Nachfrage oder Klä-

rungsversuche stattfanden.

Abschließend kann lediglich festgestellt werden, dass beide Geräte vorhanden sind,

deren Herkunft jedoch nicht geklärt werden kann.

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ll. Schalttafeln

Für die zwei identischen Schalttafeln fanden sich zwei Beschaffungsvorgänge in den

zur Verfügung gestellten Unterlagen.

Bei der zeitlich früheren Beschaffung wurden drei Angebote eingeholt und das güns-
tigste Angebot mit MEN € bezuschlagt. Bei der prüferischen Durchsicht des Ver-
gabevermerks vom 16. Februar 2004 fielen folgende Mängel auf:

- Die Erklärung des Titelverwalters, dass Haushaltsmittel zur Verfügung stehen,
fehlt. Damit wurde gegen die Beschaffungsanweisung verstoßen (vgl. Nr. Il. 1.).

- Es wurde ein nicht passendes Formular verwendet, das für Vergaben durch die
Vergabestellen, nicht jedoch bei dezentralen Beschaffungen ohne Beteiligung der
Vergabestelle (sogenannte Rückübertragung) vorgesehen ist. Dadurch wurde der
Beschaffungsanweisung nicht voll entsprochen (vgl. Nr. Il. 3.).

- Beim voraussichtlichen Auftragswert ist statt dem Nettobetrag der Bruttobetrag
eingetragen worden. Sämtliche in den Vergabevorschriften genannten Beträge
sind jedoch Nettobeträge.

Bei der weiteren Vertragsabwicklung wurden darüber hinaus folgende Auffälligkeiten
festgestellt:

- Eine Auftragsbestätigung der bezuschlagten Firma liegt nicht vor. Bei Auftrags-
vergabe wurde durch ZT 3 jedoch darum gebeten und das entsprechende Formu-

lar an den Auftragnehmer übersandt.

- Der mit dem Vertragsbedingungen des Deutschen Bundestags vereinbarte Skon-
to von zwei Prozent konnte nicht abgezogen werden, da die Rechnung vom
24. März 2004 zwar am 29. März 2004 einging, jedoch erst am 22. April 2004
sachlich und rechnerisch richtig geprüft wurde.

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- Der Lieferschein war in den Akten nicht vorhanden und wurde von ZT 3 erst am
5. Oktober 2007 nachträglich angefordert. Zu den vollständigen Unterlagen bei
der Lieferung von Waren gehört in der Regel immer ein Lieferschein. Die sachli-
che Richtigzeichnung und Anordnung des Rechnungsbetrags ist zwar nicht unzu-
lässig, wenn ein solcher Lieferschein fehlt, birgt jedoch bei Zweifelsfällen
über die ordnungsgemäße Lieferung ein gewisses Risiko. Genau dieses Risiko
hat sich im Prüfungsfall verwirklicht, da nicht mehr festgestellt werden kann, ob
und welche Schalttafel tatsächlich geliefert wurde.

Auch bei der zeitlich darauf folgenden Beschaffung einer zweiten identischen Schalt-

tafel gab es Auffälligkeiten.

So fehlte hier ebenfalls die Erklärung des Titelverwalters, dass Haushaltsmittel zur
Verfügung stünden, obwohl eine entsprechende Abfrage im von ZT 3 verwendeten

Formular vorgesehen war.

Ungewöhnlich ist auch, dass der Auftrag von ZT 3 eine Firmen- und Ortsangabe ent-
hält, die mit den Angaben des Angebots nicht in allen Punkten identisch ist. Ebenso
fehlt auch hier eine Auftragsbestätigung des Auftragnehmers, obgleich eine solche

im übersandten Lieferauftrag vorgesehen war.

Bei der Auftragsabwicklung wurde im Rahmen der Prüfung festgestellt, dass zwar die
übersandte Rechnung auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit überprüft wur-
de, diese Bestätigung jedoch fehlerhaft war. In der Rechnung des Auftragnehmers
war nämlich ein Additionsfehler enthalten, der auch bei Feststellung der rechneri-
schen Richtigkeit nicht aufgefallen ist (berechnete Gesamtsumme: 4.731,18 € statt
4.731,58 €).

Darüber hinaus fehlt auch hier ein Lieferschein in den Akten. Obwohl ZT 3 versucht
hat, im Oktober 2007 nachträglich diese Unterlage vom Auftragnehmer zu erhalten,
konnte das Dokument nicht beigebracht werden.

Anlass der Sonderprüfung war der ungeklärte Verbleib einer der beiden bestellten
und auch bezahlten Schalttafeln. Mangels des Lieferscheins kann nicht aktenmäßig