Zentralabteilung
Innenrevision

 

 

Prüfbericht

Sonderprüfung Referat IT 1
Oktober 2008

Insolvenz des Vertragspartners
uknow GmbH

Prüfungsnummer: 08-S-4
Geschäftszeichen: ZRev - 1412 - IT 1/08-S -4

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Inhaltsverzeichnis
A Zusammenfassung... na n anna -3-
B Auftragen -5-
C Durchführung saazennannenunnnsnsunnn Sn un nanunnRESEsH ER EHER ERS HRnE HER SEEnIS LEI Ren AEE nn EREEE TE -6-
D. Ergebnisse ..............4444444404440nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn -8-
1. Sachverhalt................unnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnsnnnen -8-
2. Vertragliche Regelungen zur Rechnungsstellung und Fälligkeit............. - 10-
2.1 EVB-IT Instandhaltungsvertrag..................0000000seeeeneeeeeeneneneennnnnnn -10-
2.2. BVB-Pflegeverlrag ... 0: 00m mn. 00ER nnennnnnniinnnennnunaneneranennnenneen - 10-
3. Jährliche Rechnungsstellung...................nnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnn - 10 -
4. Zahlung der Rechnungen. .........uuusesssssssssnsnnnnnnnennnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnen - 12-
4.1 Zahlvorgang 2008.......uueeeeesessessssnnnnnnnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnn - 12-
4.2 Zahlvorgang 2007.......uueeeeenesssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnn - 13 -
4.3 Prüfungspflichten............................222222220222020000000000nnennnennnennnnennneenenn - 15 -
4.4 Veerantwortlichkeiten .................222224444444400400000000000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen - 16 -
4.5 Bewertung .......e22222222snnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn - 17 -
5. Dokumentation des Leistungsbeginns................222222420000000B0nnnnneeneneeeeeneen - 20 -
E: Empfehlungen ....usnunwene neuen ennEEEnnnnEnn ER EH EEE ER TER En h an nanEnEEEEEnEEG -21-
1. Überprüfung bestehender Verträge auf vertragskonforme
Rechnungsstellung und Zahlung ...............usnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnennn -21-
2. Dokumentation des Leistungsbeginn......................2000000220000B0nenneennneeenen -21-

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Anlage 1

Anlage 2

Anlage 3

Anlage 4

Anlage 5

Anlage 6

Anlage 7

Anlage 8

Anlage 9

Anlage 10

Anlage 11

Anlage 12

IE Eu ZU Ele ea ae Be We a Be ES ra -24-
Vermerk von ZR 2 an AL'in Z vom 28.08.2008....................- - 24 -
Auszug aus dem EVB-IT Instandhaltungsvertrag
hier: quartalsweise Rechnungsstellung....................+++++++++ > - 24 -
Auszug aus den Vertragsbedingungen BVB-Pflege
hier: 8 6 Zahlungen ..........uuuuuuussssssnnnnnnnnnennnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnn en - 24 -
Rechnung für Instandhaltungs- und Pflegeleistungen
vom 30.03.2007 .......uuuuuueennanneununnnnnnnnnnunnunnnnunnnennnunnnen nun - 24 -
Rechnung für Instandhaltungs- und Pflegeleistungen
vom 02.01.2008 ........2.222222040snnsnnnnnnnennnennnnnnnnnnnnnenennnnnnnnnennnnn - 24 -
Stornierung der Rechnung für Instandhaltungs- und
Pflegeleistungen vom 30.03.2007
(Eingang 02.05.2007) eeeenunenenunnn une - 24 -
Rechnung für Pflegeleistungen vom 30.03.2007
(Eingang 02.05.2007) ...................22444444444444404000RRRRRRR RR nennen - 24 -
Rechnung für Instandhaltungsleistungen vom 30.03.2007
(Eingang 02.05.2007) ................ nennen nn - 24 -
Auszahlungsanordnung vom 15.01.2008..............4eeenn - 24 -
Auszahlungsanordnung vom 03.05.2007
(BVB-Pflege)......................04ssssn0nnnnnenenneeenennnnnnnnnnnnennenennnnnnnnen - 24 -
Auszahlungsanordnung vom 03.05.2007
(EVB-IT Instandhaltung)..........................444400seeeee nennen - 24 -
Auszug aus dem EVB-IT Instandhaltungsvertrag
hier: Leistungsbeginn.................ssu04444044eeeennnnnnnnnnnnenee nenn - 24 -

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A. Zusammenfassung

Gegenstand der Sonderprüfung war eine im Januar 2008 vom Referat IT 1 vorge-
nommene vorfällige Zahlung einer Rechnung der uknow GmbH, welche als Ver-
tragspartner des Deutschen Bundestages Instandhaltungs- und Pflegeleistungen am
Pressedokumentationssystem erbrachte. Mit der Eröffnung eines Insolvenzverfah-
rens am 2. Juli 2008 stellte die Firma die Leistungserbringung ein. Da durch die vor-
fällige Auszahlung des Gesamtjahresrechnungsbetrages alle bis zum 31. Dezember
2008 vom Auftragnehmer zu erbringenden Instandhaltungs- und Pflegeleistungen
bereits vergütet wurden, obwohl die Vertragsbedingungen sowie die Rechnung des
Auftragnehmers eine vierteljährliche Rechnungsstellung und Zahlung vorsahen, ist
dem Deutschen Bundestag ein voraussichtlicher Vermögensschaden in Höhe von

ca. 60.000 Euro entstanden.

Ergebnis der Sonderprüfung ist, dass

 

Gemäß der Stellungnahme der Referate IT 1 und IT 4, wurde die in vierteljährlichen
Teilbeträgen zu begleichende Rechnung der uknow GmbH für das Jahr 2008 mit ei-
ner anderen, jährlich zu begleichenden Rechnung - welche zur gleichen Zeit bei der
Haushaltsstelle einging und bereits kontrolliert und mit den Vertragsunterlagen abge-
glichen wurde - verwechselt. Als Ursache für dieses Versehen führen die Referate
einen, zumindest zum Zeitpunkt der Auszahlung des Gesamtjahresrechnungsbetra-
ges für das Jahr 2008, bestehenden erhöhten Leistungs- und Zeitdruck, welcher auf
der verantwortlichen Mitarbeiterin lastete, an. Da es jedoch bereits im Jahr 2007 zur
vertragswidrigen vorfälligen Auszahlung von Jahresrechnungsbeträgen an die uknow
GmbH kam, kann diese Begründung zwar als Erklärung mit herangezogen werden,

sie kann den Pflichtenverstoß jedoch nicht rechtfertigen. Ob sich dadurch Auswir-

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kungen auf den Grad des Verschuldens ergeben, kann nur im Rahmen der Regress-

prüfung durch Referat ZR 2 beurteilt werden

Die fälschliche Auszahlung der Jahresrechnungsbeträge ist nach Ansicht der Innen-
revision im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass die Rechnungsstellung der
uknow GmbH - entgegen der vertraglichen Vereinbarungen - jährlich statt vierteljähr-
lich erfolgte. Dabei weist die Jahresrechnung des Auftragnehmers den irrtümlich
vom Referat IT 1 angewiesenen Gesamtjahresrechnungsbetrag zwar aus, schlüsselt
diesen aber im unteren Teil der Rechnung unter Angabe der jeweiligen Fälligkeiten in
die vierteljährlich zahlbaren Teilbeträge auf. Die jährliche Rechnungsstellung der
Leistungen aus dem Instandhaltungs- und Pflegevertrag wurde vom Referat IT 1 je-
doch nicht beanstandet.

Um sicherzustellen, dass keine weiteren Ausfallrisiken vergleichbarer Art bestehen,
wird empfohlen, sämtliche derzeit bestehenden BVB-Pflege-, EVB-IT Instand-
haltungs-, Dienst-, und Systemverträge auf vertragskonforme Rechnungsstellung
sowie entsprechende Zahlung der Rechnungsbeträge erst zum vertraglich festgeleg-
ten Fälligkeitstermin hin zu überprüfen

Des Weiteren wurde festgestellt, dass im EVB-IT Instandhaltungsvertrag kein Leis-
tungsbeginn festgelegt wurde, obwohl dieser zwingend gemäß Nr. 4.1 der Ergän-
zenden Vertragsbedingungen zum EVB-IT Instandhaltungsvertrag vertraglich zu de-

finieren ist.

Um auch zu einem späteren Zeitpunkt Mitarbeitern, die nicht am Vertragsabschluss
mitwirkten, eine Prüfung der Rechnung auf rechnerische und sachliche Richtigkeit zu
ermöglichen, insbesondere, ob die Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig er-
mittelt worden ist und die Leistungen entsprechend der zugrundeliegenden Vereinba-
rung ab dem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt worden sind, wird empfohlen, künftig
verstärkt auf eine ordnungsgemäße Vertragsgestaltung unter Angabe des Leistungs-

beginns zu achten.

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B. Auftrag

Mit Vorlage des Referates ZR 2 vom 28. August 2008 wurde die AL'n Z darüber in-
formiert, dass dem Deutschen Bundestag aufgrund einer im Referat IT 1 vorgenom-
menen vorfälligen Auszahlung der Gesamtjahresvergütung des Jahres 2008 an den
nunmehr insolventen Vertragspartner uknow GmbH ein voraussichtlicher Vermö-

gensschaden in Höhe von ca. 60.000 Euro entstanden ist (Anlage 1).

Die Innenrevision wurde daraufhin am 8. September 2008 beauftragt, den Vorgang
im Rahmen einer Sonderprüfung zu untersuchen und den zugrundeliegenden Sach-
verhalt aufzuklären. Dabei sollten insbesondere der bzw. die verantwortliche Mitar-
beiter/-in sowie die Umstände, die zur vorfälligen Zahlung der Rechnung führten, er-

mittelt werden.

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C. Durchführung

Nach Erteilung des Prüfauftrages durch die Abteilungsleitung am 8. September 2008
nahm die Innenrevision telefonisch Kontakt mit dem Referat ZR 2 auf, welches den
Vorfall gegenüber der Abteilungsleitung zur Anzeige gebracht hatte (Anlage 1), und
forderte zur Erlangung eines Überblicks zunächst sämtliche dort bereits vorliegenden

fallrelevanten Unterlagen an.

Vom Referat ZR 2 wurden daraufhin mit Schreiben vom 9. September 2009 folgende

Unterlagen übersandt:

« EVB-IT! Instandhaltungsvertrag vom 12.02.2007/20.03.2007
« BVB? Pflegevertrag vom 12.02.2007/20.03.2007

« Schreiben IT4/5 2722 Pressedok vom 28. Mai 2008

« Schreiben IT 1 / 1310-0005 vom 10. Juli 2008

* Schreiben IT 1 / 1310-0005 vom 21. Juli 2008

Mit Schreiben vom 10. September 2008 setzte die Innenrevision die Referate IT 1
und IT 4 über die Sonderprüfung in Kenntnis und bat um Übersendung sämtlicher
den Vorgang betreffenden Unterlagen, insbesondere

- aller Belege zur Zahlungsabwicklung im Original

- des vollständigen Aktenmaterials zur Vergabe der Aufträge an die Firma
uknow GmbH

der Verträge über die Instandhaltung und Pflege der Hard- und Software

des Systems „Pressedokumentation“

Darüber hinaus wurde das Referat IT 1 um eine detaillierte Beschreibung der übli-

chen Verfahrensweise bei der Bearbeitung und Begleichung von Rechnungen, Bl

nu 0 u 1.0 > Be

! Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen
? Besondere Vertragsbedingungen für die Beschaffung von DV-Leistungen

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B;

lung gebeten, ob der Deutsche Bundestag weitere Verträge mit der

uknow GmbH geschlossen hat bzw. in der Vergangenheit geschlossen hatte.

Die oben genannten Unterlagen lagen der Innenrevison ab dem 24. September 2008

zur Auswertung vor. Die angeforderte Beschreibung der üblichen Verfahrensweise

‚ wurde mit E-Mail vom

bei der Bearbeitung und Begleichung von Rechnungen,

30. September 2008 vom Referatsleiter IT 1 nachgereicht.

Da Aufträge nur an Unternehmen vergeben werden dürfen, die leistungsfähig und
zuverlässig sind, prüfte die Innenrevision unter anderem auch, ob der Deutsche
Bundestag für den Nachweis dieser Unternehmenseigenschaften vom Auftragneh-
mer entsprechende Angaben im Vergabeverfahren gefordert hatte. Aus den vom Re-
ferat IT 1 der Innenrevision vorgelegten Unterlagen zur Auftragsvergabe des Projek-
tes „Pressedok ReDesign Phase 2“ ergeben sich zumindest keine Anhaltspunkte, die
auf eine zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe erkennbare unzureichende wirtschaftli-
che Leistungsfähigkeit des Auftragnehmers schließen lassen. Informationen dazu, ob
bereits bei der im Jahr 2001 an das Unternehmen erfolgten Vergabe des Auftrags
„Pressedok ReDesign Phase 1“ Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leis-
tungsfähigkeit (z. B. Umsatzzahlen, Mitarbeiterzahl und -entwicklung, etc.) sowie Be-
lege zur Zuverlässigkeit (z. B. ordnungsgemäße Entrichtung von Steuern und Sozial-
versicherungsbeiträgen) von der Bundestagsverwaltung abgefragt wurden, sind in
den Vergabeunterlagen zum Projekt „Pressedok ReDesign Phase 2“ nicht enthalten.

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D. Ergebnisse

1. Sachverhalt

Im Jahr 2005 wurde das Presseinformationssystem des Deutschen Bundestages mit
dem Projekt „Pressedok ReDesign Phase 2“ technisch aktualisiert und den aktuellen
Anforderungen angepasst. Hierzu waren umfangreiche Entwicklungsleistungen bei
der Erstellung bzw. Anpassung der Software erforderlich, in deren Zusammenhang
unter anderem der Kauf und die Anbindung von zwei moderneren Hochleistungs-

scannern an das Pressedokumentationssystem erfolgten.

Mit Antrag vom 18. Januar 2007 wurde der Abschluss eines BVB-Pflegevertrages für
die Software Pressedok sowie eines EVB-IT Instandhaltungsvertrages für die zwei
Hochleistungsscanner im Wege eines Verhandlungsverfahrens gemäß
8 3 a Ziffer 2 lit. e VOL/A ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb beantragt.

Mit Schreiben vom 29. Januar 2007 stimmte der Vergabeausschuss zu, die Leistung
wie beantragt an die Firma uknow GmbH zu vergeben. Daraufhin wurden am
12.02./20.03.2007 ein EVB-IT Instandhaltungsvertrag und ein BVB-Pflegevertrag
(Az.: ZR 2/14-1310-2007-0009) abgeschlossen.

Die den Verträgen zugrundeliegenden Ergänzenden Vertragsbedingungen für die
Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) bzw. Besonderen Vertragsbedingungen für
die Beschaffung von DV-Leistungen (BVB) sind Vertragsmuster und Vertragsbedin-
gungen, welche vom Kooperationsausschuss Automatisierte Datenverarbeitung
Bund/Länder/Kommunaler Bereich (KoopA ADV) in Abstimmung mit den Hersteller-
verbänden formuliert wurden. Gemäß Nr. 3.1.1 der Verwaltungsvorschrift zu
8 55 BHO sind die EVB-IT bzw. BVB bei der Beschaffung und dem Betrieb von Da-
tenverarbeitungsanlagen, -geräten sowie -programmen in ihrer jeweils geltenden
Fassung anzuwenden und die Nutzerhinweise zu den EVB-IT Verträgen entspre-

chend zu berücksichtigen.