Mitteilungsblatt der Behörde für Schule und Berufsbildung MBlSchul Nr. 4                                        12. März                                                        2010 INHALT Dienstanweisung zum Datenschutz und zur Aktenführung in den Dienststellen der Regionalen Beratungs- und Unterstützungsstellen (REBUS) ....................................... 25 Das Amt für Bildung gibt bekannt: Dienstanweisung zum Datenschutz und zur Aktenführung in den Dienststellen der Regionalen Beratungs- und Unterstützungsstellen (REBUS) Vom 5. März 2010 1. Ziel der Dienstanweisung                                  Für mobile dienstliche Geräte (z. B. Laptops) gilt diese Anweisung entsprechend. Nach § 99 Absatz 1 des Hamburgischen Schulgesetzes (i. F.: HmbSG) dürfen die für den Schulberatungsdienst       4. Organisatorische Datenschutzmaßnahmen zuständigen Stellen personenbezogene Daten von Kin- dern, Schülerinnen und Schülern und Dritten verarbeiten,     4.1. Aktenführung soweit dies zur Durchführung der ihnen nach § 34 HmbSG obliegenden Aufgaben erforderlich ist.            Die Dokumentationsbögen zur Führung von Einzelfallak- ten sind verbindlich zu verwenden. Dazu gehört auch das Personenbezogene Daten der Regionalen Beratungs-             Ausfüllen des Anmeldebogens. Dieser ist in der Verwal- und Unterstützungsstellen (i. F.: REBUS) unterliegen         tung zu verwahren, eine Kopie liegt in der Einzelfallakte dem Zweckbindungsgebote des Datenschutzrechtes und           vor. Das Vorliegen von Suizidgefährdung, Gefahr der sind sicher gegen Einsichtnahme und Verarbeitung durch       Fremdgefährdung oder Kindeswohlgefährdung wird nicht berechtigte Personen und Verwaltungseinheiten zu       durch einen roten Punkt auf dem Anmeldebogen ge- schützen. Soweit REBUS als Schulberatungsdienst han-         kennzeichnet. delt oder Daten aus dieser Tätigkeit entstanden sind, sind die besonderen rechtlichen Regeln des § 99              Sämtliche klientenbezogenen Akten sind in der Dienst- HmbSG zu beachten.                                           stelle in hinreichend gesicherten Schränken aufzubewah- ren. 2. Geltungsbereich der Dienstanweisung Die Mitnahme oder die Fertigung von Abschriften von Die Dienstanweisung gilt für alle Mitarbeiterinnen und       Dokumenten mit persönlichen Daten ist auch für persön- Mitarbeiter bei REBUS, Praktikantinnen und Praktikan-        liche wissenschaftliche Zwecke nicht gestattet. ten, ehrenamtlich Tätige, Honorarkräfte und abgeordnete Pädagoginnen und Pädagogen, d. h. für alle Personen,         Klientenbezogene Akten müssen im verschlossenen denen im Rahmen eines Vertrages Aufgaben von                 Umschlag versandt werden. Die Benutzung von Telefax- REBUS übertragen wurden. Alle für REBUS tätigen Per-         geräten bei besonders schutzwürdigen, klientenbezoge- sonen und Auftragnehmer sind auf die Einhaltung der          nen Daten ist nur gestattet, wenn die Übermittlung eilbe- Datenschutzgrundsätze vertraglich zu verpflichten.           dürftig ist und zusätzliche Datensicherheitsmaßnahmen getroffen werden, z. B. eine Absprache des Zeitpunktes 3. Technische Datenschutzmaßnahmen                           der Versendung mit dem Empfänger oder die Bestäti- gung des Erhalts der Sendung durch den Empfänger. Personenbezogene Daten, Gutachten und andere                 Dies gilt auch für die Nutzung von E-Mail und E-Mail- Schriftstücke dürfen nur in dem Ordner „Eigene Dateien“      Diensten. Enthalten diese Namen von Klienten oder auf dem Laufwerk H gespeichert werden. Die Speiche-          ermöglichen einen Rückschluss auf deren Identität, müs- rung an anderen Orten wie USB-Sticks, PDAs, CD-ROM,          sen diese direkt nach dem Lesen gelöscht werden. privaten Datenverarbeitungsgeräten oder dem lokalen Laufwerk ihres Rechners ist nicht gestattet.                 Klientenbezogene Akten sind im Aktenvernichter zu ver- nichten. Ist die Speicherung der Daten im Fallbearbeitungsverlauf nicht mehr erforderlich, müssen die Daten gelöscht wer-      4.2. Arbeitsplatz den. Eine Löschung der Daten erfolgt spätestens drei Jahre nach Fallabschluss, wenn die Aufbewahrungsfrist        Am Arbeitsplatz direkt dürfen nicht mehr Akten als erfor- der Akte nach § 4 Absatz 3 Nr. 2 der Schul-Daten-            derlich aufbewahrt werden. Die Arbeitsräume müssen schutzverordnung vom 20. Juni 2006 (HmbGVBl. S. 349,         nach Verlassen des Raumes abgeschlossen werden. Die zuletzt geändert durch Gesetz vom 17. Februar 2009,          Abmeldung am Rechner muss vor einer Abwesenheit HmbGVBl. S. 29) endet.                                       erfolgen. Bildschirme sind so aufzustellen, dass sie nicht 25

direkt von Unbefugten aus eingesehen werden können,              Klienten müssen umgehend über die Abwesenheit ihrer auch nicht von einem ebenerdigen Fenster.                        Betreuerin oder ihres Betreuers informiert werden. Die Kontaktdaten befinden sich auf dem Anmeldebogen. Bei Bei der Nutzung von Doppelbüros muss bei Einzelge-               langfristigem Ausfall muss das Einverständnis der Klien- sprächen oder Telefonaten, bei denen es unumgänglich             ten eingeholt werden, damit die Betreuung auf eine ande- ist, persönliche Daten preiszugeben, das Beratungsge-            re Mitarbeiterin oder einen anderen Mitarbeiter überge- heimnis gewahrt werden, z. B. durch Aufsuchen eines              hen kann. Bei Einverständnis erhält die jetzt für die Fall- gesonderten Raumes.                                              bearbeitung zuständige Mitarbeiterin oder der zuständige Mitarbeiter die Zugriffsmöglichkeit auf die Fallakte und Es sind getrennte PCs für Mitarbeiter und Mitarbeiterin-         die entsprechenden Aktenschränke. Bei Teambetreuung nen und Schüler und Schülerinnen vorzuhalten.                    eines Einzelfalls übernimmt der Teampartner die Feder- führung. 4.3. Vertretung 5. Umsetzung Für den Fall der Abwesenheit eines Mitarbeiters (Urlaub, Erkrankung, Fortbildung o. ä.) bestimmt der Dienststel-          Für die Umsetzung und Einhaltung dieser Anweisung lenleiter einen oder gegebenenfalls mehrere Vertreterin-         sind die Leitungen der einzelnen Regionalen Beratungs- nen oder Vertreter. Für jeden Dienststellenleiter gibt es        und Unterstützungsstellen verantwortlich. Die Leitungen eine bestimmte Vertreterin oder einen bestimmten Ver-            sind angehalten, in regelmäßigen Abständen auf die treter. Die Vertreterin oder der Vertreter informiert sich       Einhaltung dieser Dienstanweisung hinzuweisen. anhand der Anmeldebögen über die Klienten und even- tuelle Eilbedürftigkeit beim Handeln. Bei den nach Ziffer        6. Verstöße 4.1 Satz 3 gekennzeichneten Anmeldebögen kann die Dienststellenleitung auch ohne Ermächtigung durch den            Verstöße gegen diese Dienstanweisung und die sonsti- Klienten Einsicht nehmen, damit der Klient bei Gefahr im         gen geltenden Regelungen und Vorschriften hinsichtlich Verzug aktiv angesprochen werden kann.                           der Anwendung von Informationstechnik können dienst- und arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Bei unvorhersehbarer Abwesenheit vom Arbeitsplatz, die länger als drei Tage dauert, kann der Dienststellenleiter        7. Schlussbestimmung oder eine von ihm beauftragte Person die Einschaltung des Abwesenheits- und Vertretungsassistenten veranlas-           Die Dienstanweisung tritt mit ihrer Veröffentlichung in sen oder, falls dies im Einzelfall nicht ausreicht, um die       Kraft und die bisherige Dienstanweisung vom 30.01.2001 Bearbeitung elektronischer Posteingänge sicherzustellen,         wird außer Kraft gesetzt. weitere Maßnahmen treffen, insbesondere die Öffnung des Postfaches.                                                  05.03.2010                  Rosenboom 12.03.2010                                                                                              B/102-00.15/05,01 MBlSchul 2010 Seite 25 Herausgegeben von der Behörde für Schule und Berufsbildung der Freien und Hansestadt Hamburg, Hamburger Straße 31, 22083 Hamburg (Verantwortlich: V 301 – Layout: V 234 – Vertrieb: V 231-4, Tel. 4 28 63-42 43, Fax: 4 28 63-46 16) 26