arbeitsanweisunggeschwrzt_geschwaerzt
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Richtlinien und Dienstvorschriften zu Prüfungen von Holzimporten und daraus resultierenden Verwarnungen“
R Bundesanstalt für
Landwirtschaft und Ernährung
. Arbeitsanweisung
zur Vor-Ort-Kontrolle von Marktteilnehmern, Überwachungsorganisationen
und Händlern im Rahmen der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 (EUTR)
Geltungsbereich
Prüfdienst, Innendienst der Außenstellen und ggf. Dritte, die mit Tätigkeiten in der Maßnahme „Handel mit
Holz“ beauftragt sind.
Externer Verteiler | Interner Verteiler
Entfällt Ref. 524, Außenstellen
Dateiname: Geschäftsprozess-Nummer:
Arbeitsanweisung_Prüfdienst_Holz_2.2.docx keine
Ablage (elektronisch): Ablage (Papier):
N:\R542\Handel_mit_Holz\x82 Holzhandels-VO\821 | Referat 524
Holz_Allgemein\3Arbeitsanweisung\Arbeitsanweisung
_Prüfdienst\
. Bonn
Arbeitsanweisung Prüfdienst EUTR
BLE-Referat 524 | Stand vom 18-01.2023 2 Version 2.1
Inhaltsverzeichnis
i ZWECK
A ww Ww
2 ALLGEMEINER TEIL
noaoaaoaaWweNn
2.1 : BESCHREIBUNG DER MARNAHME
2.2 __ GEGENSTAND UND UMFANG DER PRÜFUNG
2.2.1 Marktteilnehmer
2.2.1.1 Stichprobenverfahren bei der Auswahl der Lieferungen (Produkten)
2.2.2 Überwachungsorganisationen
2.2.3 Händler
2.3 PRÜFUNGSTECHNIKEN
2.4 HINTERGRUNDINFORMATIONEN ZUR PRÜFUNG
2.4.1 über die zu prüfenden Firmen
2.4.2 über Länder, Produkte und sonstiges Wissenswerte
2.4.3 weitere Unterlagen und Dokumente
2.5 AUSLEGUNGSHILFEN FÜR DIE UMSETZUNG DER BESTIMMUNGEN DER EUTR UND VERORDNUNG (EU) NR.
607/2012
N NSINNSNNN
2.5.1 Leitfaden der Europäischen Kommission mit Stand vom 12.02.2016 [C (2016) 755 final]
2.5.2 Zur Hintergrundinformationen zur Prüfung nach Art. 6 Abs. 1a) der EUTR
HOOUCC
2.5.2.1 Auswirkungen von niedrigen Korruptionsindices
2.5.2.2 Dokumente, Nachweise und andere Unterlagen in fremdsprachiger Fassung
2.6 ABGRENZUNG VON BERATUNG UND PRÜFUNG
2.7 _ PRÜFUNGSERSUCHEN
3 _SPEZIELLER TEIL: PRÜFUNG
31 PLANUNG
DORT RD
3.1.1 Zeitplan
3.1.2 Prüfungsankündigung
3.1.21 Marktteilnehmer
3.1.2.2 Überwachungsorganisationen
3.1.2.3 Händler
3.2 DURCHFÜHRUNG
3.2.1 Marktteilnehmer
3.2.1.1 Probenahme
3.2.1.1.1 Allgemeines Verfahren zur Probenahme
Mo
3.2.2 Überwachungsorganisationen
3.2.3 Händler.
Mi
m
3.3 MARNAHMEN DURCH DEN PRÜFDIENST BEI MARKTTEILNEHMERN, ÜBERWACHUNGSORGANISATIONEN UND
HÄNDLERN 12
3.3.1 Vollziehbare Anordnung bei den Marktteilnehmern 12
3.3.2 Inverwahrungnahme bei Marktteilnehmern und Händlern 13
3.3.3 Sofortmaßnahmen beim Verstoß gegen die Bestimmungen in $ 6 HolzSiG 13
3.4 ZUR-VERFÜGUNGSTELLUNG VON PRÜFUNGSRELEVANTEN UNTERLAGEN 14
3.5 DOKUMENTATION DER PRÜFUNGSFESTSTELLUNGEN 15
3.6 ‚SICHTPRÜFUNG DES INNENDIENSTES DER AUBENSTELLEN 16
4 INKRAFTTRETEN 16
5 ZUSATZINFORMATIONEN 16
51 ÄNDERUNGEN ZUR VORHERIGEN VERSION 16
5.2 AN DIESEM DOKUMENT BETEILIGTE 16
6 _MITGELTENDE RECHTSVORSCHRIFTEN UND UNTERLAGEN 17
‚61 „RECHTSVORSCHRIFTEN 17
6.2 UNTERLAGEN 18
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| Arbeitsanweisung Prüfdienst EUTR
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1 Zweck
Die Arbeitsanweisung regelt Verfahrensabläufe für die Kontrolle von Marktteilnehmern,
Überwachungsorganisationen und Händlern im Rahmen der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 (EUTR). Die
Regelungen dienen der Optimierung, der Transparenz und der Vereinheitlichung einzelner Arbeitsschritte
innerhalb der Prüfungsabwicklung dieses Sachgebietes. Es werden Zuständigkeiten festgelegt.
2 Allgemeiner Teil
2.1 Beschreibung der Maßnahme
Mit der EUTR wird Marktteilnehmern, die Holz bzw. Holzerzeugnisse erstmalig auf dem Europäischen
Binnenmarkt in Verkehr bringen, auferlegt, sogenannte Sorgfaltspflichtregelungen zu erstellen und
“ anzuwenden.
Eine Sorgfaltspflichtregelung besteht aus drei Elementen:
1. Informationsbeschaffungsverfahren nach Art. 6 Abs.1 a) der EUTR,
2. Risikobewertungsverfahren nach Art. 6 Abs. 1b) der EUTR,
3. Risikominderungsverfahren nach Art. 6 Abs. 1 c) der EUTR.
®e Zuden gesetzlich geforderten Informationen gem. Art. 6 Abs. 1a) EUTR gehören:
Handelsname der Ware
Produktart gemäß KN-Code
Name der Baumart/-en
Ggf. wissenschaftlicher Name/-n der Baumart/en
Land/Länder des Holzeinschlages
Ggf. Region des Holzeinschlaglandes
Ggf. Konzession für den Holzeinschlag
Menge (Volumen/Gewicht/Anzahl)
Name und Anschrift des Lieferanten
Name und Anschrift der Händler \
Dokumente oder andere Nachweise (darunter fallen für folgende Bereiche und/oder):
- Nachweis über Holzeinschlagrechte im Ursprungsland
- Nachweis über Zahlungen für Einschlagrechte und für Holz im Ursprungsland
- Holzeinschläg inkl. umwelt- und forstrechtliche Vorschriften im Ursprungsland
- Landnutzungs- und Grundbesitzerrechte Dritter im Ursprungsland
- Handel und Zoll betreffend den Forstsektor im Ursprungsland
e Risikobewertungsverfahren gem. Art. 6 Abs. 1 b) dokumentiert:
unter Art.6.Nr.1a) der VO genannte Informationen bewertet und
Zusicherung der Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften
Häufigkeit von illegaler Holzeinschlag bei spezifischen Baumarten
Häufigkeit von illegalem Holzeinschlag o. illegalen Praktiken beim Holzeinschlag im Ursprungsland
verhängte Sanktionen
Komplexität der Lieferkette (Anzahl an Beteiligten / Darstellung)
Risikominderungsverfahren gem. Art. 6 Abs. 1c) dokumentiert:
[ ==
Die Sorgfaltspflichtregelungen verpflichten den Marktteilnehmer, vor dem Inverkehrbringen des Holzes
bzw. des Holzerzeugnisses die nötige Sorgfalt walten zu lassen, um zu dokumentieren, dass diese Waren
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aus legalem Holzeinschlag stammen (Art. 4 der EUTR). Dies bedeutet, dass die betreffenden
Sorgfaltspflichtregelungen (Risikobewertung/-minderung) nachweislich vor dem Zeitpunkt des '
Inverkehrbringens der betreffenden (Teil-) Lieferung erstellt wurden.
Marktteilnehmer können sich zur Erstellung solcher Sorgfaltspflichtregelungen von der Europäischen
Kommission anerkannter Überwachungsorganisationen bedienen.
Als weitere Marktbeteiligte müssen Händler entlang der gesamten Lieferkette in der Lage sein, ihre Vor-
und Nachlieferanten zu benennen.
Waldbesitzer in der Bundesrepublik Deutschland, aus deren Baumbestand Holz für die Herstellung von
Produkten stammt, erfüllen einerseits die Eigenschaften eines Marktteilnehmers nach Art. 2 c) der EUTR,
andererseits die Eigenschaften des Inverkehrbringens nach der Definition gemäß Art. 2 b) der EUTR.
Dennoch sind sie aus dem Kreis der Marktteilnehmer, die die BLE auf Einhaltung der Bestimmungen zu
prüfen hat, auszuschließen, da sie auf Einhaltung der Bestimmungen nach Art. 6 Abs. 1a) und b) durch die
zuständigen Landesämter geprüft werden. Andererseits wird das Risiko des illegalen Holzeinschlages
aufgrund der Nachhaltigkeit in der deutschen Walbewirtschaftung grundsätzlich als vernachlässigbar
eingestuft.
2.2 Gegenstand und Umfang der Prüfung
2.2.1 Marktteilnehmer
Aufgabe der BLE ist es, die Einhaltung von Sorgfaltspflichtregelungen durch den Märktteilnehmer zu
überwachen. Für die Überwachung sind beim Innendienst der Außenstellen koordinierende Maßnahmen
(z. B. Prüfungsanordnung anfertigen, Sichtprüfung der Prüfberichte (vgl. Punkt 3.6) zu ergreifen. Der
Prüfdienst) übernimmt die Prüfung bei den Marktteilnehmern vor Ort.
Die Vor-Ort-Kontrollen bei den Marktteilnehmern erfolgen über System-, Ordnungsmäßigkeits- und
Stichprobenprüfungen bei Lieferungen bzw. Teillieferungen. Die Dokumentenprüfung vor Ort soll um
eine physische Warenprüfung (Ziehung von Warenproben auf Bestimmung von Holzart/-en und/oder der
Holzherkunft) erweitert werden. Zur Qualitätssicherung sollten die Prüferinnen und Prüfer pro Jahr
grundsätzlich mindestens zehn Marktteilnehmer-Prüfungen durchführen.
Der Prüfungszeitraum kann sich aufgrund der Aufbewahrungspflicht nach Art. 5 der DVO (EU) Nr.
607/2012 auf fünf Jahre erstrecken. Aus Gründen der Aktualität von Sorgfaltspflichtregelungen wird der
Prüfungszeitraum grundsätzlich auf die letzten zwölf Monate ab Prüfungsbeginn festgelegt. In
besonderen Fällen kann der Prüfdienst davon abweichen, hierzu gehören: Berücksichtigung der Frist in
der vollziehbaren Anordnung (Prüfungsbeginn gleich Umsetzungsbeginn oder Zuwiderhandlung),
taggenauer Beginn der Marktteilnehmereigenschaft, Firmenaufgabe durch bspw. Insolvenz.
2.2.1.1 Stichprobenverfahren bei der Auswahl der Lieferungen (Produkten)
Zur Prüfung der Einhaltung der Sorgfaltspflichtregelung nach Art. 6 der EUTR wählt der Prüfdienst
Stichproben aus der Zollliste und/oder dem Warenwirtschaftssystem des Marktteilnehmers aus. Eine
Lieferung (z. B. eine AT-Nummer) aus der Zollliste kann aus mehreren Warenpositionen bestehen. Als
Stichprobe ist jedoch nur eine Warenposition auszuwählen. Sofern eine Warenposition verschiedenartige
Artikel umfasst (z. B. Schränke aus Buche und Schränke aus Eiche) so ist die Sorgfaltspflichtenregelung
nur für einen Artikel (z. B. für Schränke aus Buche) zu wählen.
Eine Stichprobe ist demnach ein Produkt, welches durch den betreffenden KN-Code definiert wird. Bei
zusammengesetzten Produkten ist nach dem Leitfaden der Kommission die Herkunft und Legalität jeder
im Produkt enthaltenen Holzart nachzuweisen. Das bedeutet, dass unabhängig von der Anzahl der im
Produkt enthaltenen Holzarten, der Marktteilnehmer für jedes Produkt - nur - eine
Sorgfaltspflichtregelung zu erstellen und anzuwenden hat. Die Prüfung eines Produktes aus einer
Lieferung bedeutet die Prüfung einer Sorgfaltspflichtregelung.
Die Stichproben werden anlassbezogen und/oder risikoorientiert gezogen. Das Fachreferat kann
vorgeben, welche Warenposition(en) aus Lieferungen als Stichprobe zu ziehen'ist/sind.
Anzahl zu ziehender Stichproben:
Bei Erstprüfungen und Folgeprüfungen ist die Stichprobenanzahl wie folgt festgelegt:
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Sorgfaltspflichtregelung liegt vor Anzahl der Stichproben | Gesamt
Schwerpunkt (kann z. B. Land des Warenursprungs,
Lieferant, Versendungsland oder Produktart je nach 3
Vorgabe der Prüfungsanordnung sein)
Andere Kriterien als der Schwerpunkt für die Auswahl z. B.:
e Ursprungsland mit niedrigem CPI
gefährdete Baumarten 2
meist gehandeltes Produkt
hoher Zollwert
Wenn kein Schwerpunkt benannt ist, sind 5 bzw. 3 Proben nach den anderen in der Tabelle genannten
Auswahlkriterien zu ziehen.
Bei Folgeprüfungen sind Besonderheiten aufgrund von einer gef. erteilten Anordnung
und/oderVerwarnung zu beachten.
Dies bedeutet, dass Gegenstand der Stichprobe(n) die Umsetzung der in einer vollziehbaren Anordnung
oder Verwarnung definierten Maßnahmen und Verfahren bzw. die Beseitigung der Mängelfeststellungen
aus der Vorprüfung ist. Basis bei der Überprüfung sind der vorgenannte Schwerpunkt und die
Auswahlkriterien.
Sofern die angegebene Anzahl bei dem Auswahlkriterium „Schwerpunkt“ oder „Andere Kriterien“ nicht
erreicht werden kann, ist jeweils - sofern möglich- eine entsprechende Erhöhung beim jeweils anderen
Kriterium vorzunehmen (bis zur Erreichung der Gesamtzahl 5 bzw. 3).
In dem Fall, dass der zu prüfende Marktteilnehmer gemäß Art. 6 Abs. 1 der EUTR keine dokumentierten
Sorgfaltspflichtregelungen vorliegen hat, ist wie folgt zu verfahren:
Keine Sorgfaltspflichtregelung Anzahl der Stichproben | Gesamt
Schwerpunkt (kann z. B. Land des Warenursprungs,
Lieferant, Versendungsland oder Produktartje nach 2
Vorgabe der Prüfungsanordnung sein)
Andere Kriterien als der Schwerpunkt für die Auswahl z. B.:
«e Ursprungsland mit niedrigem CPI
e gefährdete Baumarten 1
» meist gehandeltes Produkt
e hoher Zollwert
2.2.2 Überwachungsorganisationen
Aufgabe der BLE ist es, die Einhaltung der Zulassungskriterien der in Deutschland tätigen
Überwachungsorganisationen und deren Tätigkeit zu überwachen. Für die Überwachung sind beim
Innendienst der Außenstellen vorbereitende koordinierende Maßnahmen (z. B. Prüfungsanordnungen
anfertigen, Sichtprüfung der Prüfberichte (vgl. Punkt 3.6)) zu ergreifen. Der Prüfdienst übernimmt die
Prüfung vor Ort bei den Überwachungsorganisationen. Die Prüfung vor Ort ist auf einen Marktteilnehmer
zu erweitern, der die Dienste der ÜO in Anspruch nimmt. Werden systematische Fehler bei der
Überwachungsorganisation festgestellt, ist die Anzahl der Prüfungen auf zwei Marktteilnehmern zu
erweitern. Es gelten hierbei die gleichen Vorgaben bezüglich der Planung, Durchführung und
Dokumentation wie bei Marktteilnehmern ohne Anbindung an eine anerkannte
Überwachungsorganisation.
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Bei den Vor-Ort-Kontrollen der Überwachungsorganisationen sowie der angeschlossenen
Marktteilnehmer, die sich der betreffenden Überwachungsorganisationen bedienen, handelt es sich um
System- und Ordnungsmäßigkeitsprüfungen mit dem in Art. 5 Abs. 5 der DVO (EU) Nr. 607/2012 näher
beschriebenen Umfang.
Überwachungsorganisationen sind spätestens alle zwei Jahre zu überprüfen. Der Prüfungszeitraum
beginnt frühestens mit dem Tag der Anerkennung und spätestens mit der Aufnahme der aktiven Tätigkeit
der Überwachungsorganisation in der Bundesrepublik Deutschland.
2.2.3 Händler
Gegenstand der Prüfung bei den Händlern ist die Kontrolle der Rückverfolgbarkeit des Holzes bzw. der
Holzerzeugnisse.
Bei den Prüfungen handelt es sich um Prüfungen in der Buchhaltung durch den Prüfdienst vor Ort. Dabei
wird kontrolliert, ob der Händler seiner Informationspflicht in Bezug auf die Rückverfolgbarkeit des
gehandelten Holzes bzw. der gehandelten Holzerzeugnisse nachkommt.
Der Prüfungszeitraum bei Händlern beträgt maximal fünf Jahre, begründet auf der Aufbewahrungspflicht
nach Art. 5 letzter Abschnitt der EUTR.
Bei Händlern, die innerhalb der letzten 24 Monate bereits geprüft wurden, wird bei mangelfreien
Prüfungsfeststellungen auf eine erneute Prüfung vorerst verzichtet. Der Innendienst der Außenstellen ist
für die Fristeinhaltung verantwortlich.
2.3 Prüfungstechniken
Allgemein: Bei den Kontrollen ist das Hauptaugenmerk auf die Ordnungsmäßigkeit der angewandten
Sorgfaltspflichtregelungen bei den Marktteilnehmern, der eingehaltenen Zulassungskriterien bei den
anerkannten Überwachungsorganisationen und der umgesetzten Anforderungen bei der
Informationspflicht in Bezug auf die Rückverfolgbarkeit bei den Händlern zu richten. Die
vorzunehmenden Überprüfungen ergeben sich im Einzelnen anhand des jeweiligen Berichtsformulars. Es
sind alle relevante Feststellungen im Prüfbericht aufzuführen. Besonders bei festgestellten
Beanstandungen sind umfassende Erläuterungen erforderlich - vor allem im Hinblick auf mögliche
Sanktionierungen von Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben.
Stichprobenauswahl beim Marktteilnehmer: Es ist sicherzustellen, dass bei der Auswahl der Stichproben
(vgl. Punkt 2.2.1.1) als Grundlage die Gesamtheit aller Importvorgänge bzw. Lieferungen gemäß Art. 2 b)
der EUTR vorliegt. Hierzu ist vorrangig ein Abgleich mit den relevanten Daten aus der Zollliste
vorzunehmen. Sofern es zur Sicherstellung der Vollständigkeit erforderlich ist, sind darüber hinaus
entsprechende Abgleiche mit der Waren- und/oder Finanzbuchhaltung vorzunehmen.
Warenprüfungen beim Marktteilnehmer: Zu den ausgewählten Stichproben sind die vor Ort befindlichen
Waren und deren Beschriftungen (Etiketten etc.) zu besichtigen, Bei dieser Inaugenscheinnahme ist zu
überprüfen, ob Plausibilität zu den Informationen gemäß Art. 6 Abs. 1a) der EUTR gegeben ist. In diesem
Zusammenhang sind zwei Proben von Holz oder Holzerzeugnissen zu nehmen (vgl. Punkt 2.2.1.1).
2.4 Hintergrundinformationen zur Prüfung
2.4.1. über die zu prüfenden Firmen
Über Firmen, bei denen anlassbezogen Prüfungen durchgeführt werden sollen, werden durch das
Fachreferat Informationen, wie z. B. Medienberichte, Handelsregister-Eintragungen, Anzeigen von
Dritten, gesammelt und dem Prüfdienst zur Prüfungsvorbereitung zur Verfügung gestellt.
2.4.2 über Länder, Produkte und sonstiges Wissenswerte
Das Fachreferat informiert sich regelmäßig über Warenverkehrsabläufe in. den Ursprungsländern und über
risikobehaftete Holzprodukte, Rechtsgrundlagen und Rechtsfragen, insgesamt Hilfreiches für das
Sachgebiet und stellt die Informationen auf.verschiedenen Plattformen, wie z. B. BSCW und Internet, dem
Prüfdienst zur Verfügung.
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2.4.3 weitere Unterlagen und Dokumente
In BSCW findet man darüber hinaus aktuelle Formulare, Auswertungen, Zolllisten, Übersichten,
Gesprächsvermerke mit Unternehmen und vieles mehr.
2.5 Auslegungshilfen für die Umsetzung der Bestimmungen der EUTR und
Verordnung (EU) Nr. 607/2012
2.5.1 Leitfaden der Europäischen Kommission mit Stand vom 12.02.2016 [C (2016) 755 final]
Der Leitfaden der Kommission ersetzt nicht die beiden vorgenannten Verordnungen, sondern versteht
sich als unverbindliches Bezugs-. und Orientierungsdokument. Er enthält wichtige EAAUEFUNZEN des
Rechtstextes und dient als Anleitung der national zuständigen Behörden.
2.5.2 Zur Hintergrundinformationen zur Prüfung nach Art. 6 Abs. 1a) der EUTR
(entspricht Informationsbeschaffungsverfahren)
2.5.2.1 Auswirkungen von niedrigen Korruptionsindices
In Ländern, bei denen der Korruptionsindex sehr niedrig und somit das Korruptionsrisiko sehr hoch ist, ist
die Echtheit und der Inhalt staatlicher Dokumente in Frage zu stellen. Folgende Faustregel findet
Anwendung: Je geringer der CPI des Ursprungslandes des Holzes ausfällt, umso kritischer ist die
Glaubwürdigkeit der vorliegenden Dokumente zur Lieferung einzustufen und umso mehr müssen andere
Nachweise und Aufzeichnungen vorliegen, die das Risiko eines illegalen Holzeinschlages als
vernachlässigbar rechtfertigen. Zur Risikominderung muss der Marktteilnehmer eine Verifizierung oder
Zertifizierung durch Dritte vorlegen. Unter Umständen kann auch ein selbst durchgeführtes und
dokumentiertes Audit des Marktteilnehmers als risikomindernd ne werden.De Ausgehen
2.5.2.2 Dokumente, Nachweise und andere Unterlagen in fremdsprachiger Fassung
Sollten dem Prüfdienst prüfungsrelevante Unterlagen in fremdsprachiger Fassung zur Verfügung gestellt
werden, hat er sich diese Unterlagen vom Marktteilnehmer erklären zu lassen. Es gilt in Erfahrung zu
bringen, ob der Marktteilnehmer den Inhalt der Dokumente kennt und verstanden hat, um sie zur Basis
seiner Risikobewertung gemacht haben zu können. Die Erläuterungen des Marktteilnehmers zu den
Dokumenten sind durch den Prüfdienst im Prüfbericht zu dokumentieren. Wichtig ist, dass sich der
Prüfdienst die Zuordnung der Dokumente zur Stichprobe vom Marktteilnehmer erläutern lässt und hierfür
relevante Daten auf den Kopien, die dem Prüfbericht beigefügt werden, markiert. Maßgebend ist, dass
einem Dritten (z. B. Rechtsreferat, Verwaltungsgericht etc.) die Zugehörigkeit der Dokumente zur
Stichprobe sowie deren Inhalt deutlich wird.
2.6 Abgrenzungvon Beratung und Prüfung
Der Prüfer oder die Prüferin soll nicht beraten. Inhalte eines Beratungsgespräches kommen einer
Anweisung gleich, auf der das geprüfte Unternehmen seine Handlung ausrichtet. Dadurch wird beim
betreffenden Unternehmen ein Vertrauensschutz über die Maßgeblichkeit dieser Anweisung aufgebaut,
mit der Folge, dass mögliche Mängelfeststellungen aus dieser Anweisung heraus nicht mehr sanktioniert
werden können.
Abzugrenzen ist „Beratung“ von der Möglichkeit der Prüferin oder des Prüfers, dem Marktteilnehmer
öffentlich verfügbare Informationen zur Verfügung zu stellen.
2.7_ Prüfungsersuchen
Das Fachreferat erstellt Prüfungsersuchen und versendet diese an den jeweiligen Außenstellen (Verteiler:
AST, ALA4, GL 52, RL 524, Handel-mit-Holz@ble.de).
Die Prüfungen sind grundsätzlich innerhalb des angegeben Zeitrahmens durchzuführen.
Die Prüfungsersuchen beinhalten Hinweise und Erläuterungen, ergänzende Angaben zum Unternehmen
und Auswahlkriterien. Diese Informationen sind bei der Prüfungsvorbereitung durch den Prüfdienstes zu
berücksichtigen.
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Es können Sonderregelungen in Bezug auf die Durchführung der Prüfung, den Personaleinsatz, Auswahl
der Stichprobe und Abgabefirst des Prüfberichtes in das Prüfungsersuchen aufgenommen werden.
3 Spezieller Teil: Prüfung
3.1 Planung
3.1.1 Zeitplan
Prüfungen sollten in einem zeitlich überschaubaren Rahmen abgeschlossen werden. Angestrebt wird ein
dreimonatiger Abwicklungszeitraum von der Durchführung der Prüfung bis zur abschließenden
Auswertung durch das Fachreferat. Mit Abschluss der Prüfung bei der Berichtsfirma (Marktteilnehmer,
Händler oder Überwachungsorganisation) gelten bestimmte Vorlagefristen für Prüfberichte. Es können
gesonderte Regelungen gelten, die auf den Prüfungsersuchen vermerkt.
Folgende Tabelle veranschaulicht die Vorlagefristen der Berichte:
Fundstelle in Nort ageicst en
dis | Berichte beim
Prüfungsfälle (unterteilt in): A in Fachreferat ab
Unter Dünkt Abschlusstag der
Prüfung
Regelfälle bei
Marktteilnehmer m./o. ÜO 3.21 ein Monat
vollziehbarer Anordnung 3.3 14 Kalendertage
Überwachungsorganisation 3.2.2 ein Monat
Händler 3.2.3 ein Monat
Sonderfälle bei
Marktteilnehmer:
Feststellung fehlender Marktteilnehmereigenschaft 3.2.1 14 Kalendertage
En E der sofort Sul IEBbaren 331 14 Kalendertage
nordnung
Widerspruch gegen vollziehbare Anordnung 3.3.3 3 Kalendertage
Inverwahrungnahme 333 3 Kalendertage
ahmeverweigerung der Inverwahrungna
ud Ana nah 80 Abs. 4 Vw6o N: 3 SRalERgertege|
Prüfungsverweigerung jeder Art (außer Kopieanfertigung) | 3.3.3 7 Kalendertage
Widerspruch 3.3.3 7 Kalendertage
Auskunftsverweigerung nach $ 6 Abs. 2 Holz$iG 3.3.3 3 Kalendertage
Überwachungsorganisation:
NEEv igerun
U OdE r Prütufnerweigerung
Prüfun i
eier
j
| 22 14 Kalendertage
Händler:
Inverwahrungnahme 3.3.2 3 Kalendertage
Prüfungsverweigerung jeder Art (außer Kopieanfertigung) | 3.3.3 “| 7 Kalendertage
Widerspruch 3.3.3 7 Kalendertage
Auskunftsverweigerung nach $ 6 Abs. 2 Holz$iG 33.3 3 Kalendertage
3.1.2 . Prüfungsankündigung
3.1.2.1 Marktteilnehmer
In der EUTR und der DVO (EU) Nr. 607/2012 ist nicht geregelt, ob die Kontrollen bei den
Marktteilnehmern anzukündigen sind. Unter Bezug auf insoweit allgemeine Grundsätze wird festgelegt,
dass die Prüfung dem Marktteilnehmer angekündigt werden kann, wenn mit der Ankündigung die
Wirksamkeit der Kontrolle nicht verloren geht. Dabei ist die Ankündigungsfrist auf ein Minimum zu
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beschränken und darf einen vorher festgelegten Maximalzeitraum nicht überschreiten. Der maximale
Zeitraum wird auf 14 Kalendertage festgelegt.
Wird dem Prüfdienst oder dem Innendienst der Außenstellen vom Marktteilnehmer bei der Ankündigung
der Prüfung innerhalb dieses Zeitraumes plausibel erläutert, dass eine Prüfung innerhalb des Zeitraumes
von 14 Kalendertagen nicht erfolgen kann (z. B. Personal anderweitig gebunden, Geschäftsreise,
Krankheit), kann der Zeitpunkt bis zum Beginn der Prüfung erweitert werden. Die Gründe für die
Ankündigung sind in diesem Fall schriftlich in der internen Anlage des Prüfberichtes zu darzulegen.
Erfolgen Vor-Ort-Kontrollen anlassbezogen, insbesondere aufgrund entsprechender Hinweise Dritter, so
gibt das Fachreferat im Prüfungsersuchen konkrete Angaben zur Frist, innerhalb der die Kontrolle erfolgen
sollte.
3.1.2.2 Überwachungsorganisationen
Gemäß Art. 6 Abs. 3 der DVO (EU) Nr. 607/2012 erfolgen die Kontrollen bei den
Überwachungsorganisationen unangekündigt. Davon abgewichen werden darf nur in den Fällen, bei
denen eine vorherige Benachrichtigung die Wirksamkeit der Kontrolle nicht gefährdet. Die ausgewählten
Stichproben (Marktteilnehmer) dürfen jedoch vorher nicht bekanntgegeben werden.
Erfahrungen haben gezeigt, dass bei unangekündigten Kontrollen das auskunftserteilende Personal nur in
Ausnahmefällen anwesend ist. Schlussfolgernd ermöglicht grundsätzlich nur eine vorherige Ankündigung
die Wirksamkeit der Kontrolle. Als Ankündigungsfrist sollte der Zeitraum von 14 Kalendertagen nur in
besonderen, schriftlich zu erläuternden Fällen, nicht überschritten werden.
3.1.2.3 Händler
Es gelten die gleichen Regelungen wie die bei den Marktteilnehmern (vgl. Punkt 3.1.2.1).
3.2 Durchführung
3.2.1 Marktteilnehmer
Der Prüfdienst beginnt seine Prüfung vor Ort mit der Aushändigung der Prüfungsanordnung (PA) an einen
Empfangsberechtigten. Mit der Aushändigung der Prüfungsanordnung beginnt die einmonatige
Widerspruchsfrist. Wurde die Prüfungsanordnung - im Rahmen einer zuvor angekündigten Prüfung -
bereits schriftlich zugestellt, erübrigt sich eine weitere Aushändigung.
Der Prüfdienst erklärt den Empfangsberechtigten den Gegenstand, Inhalt und die Ziele seiner Prüfung
und deren Art und Verlauf und weist über die Form der Mitwirkung zum Erreichen des Prüfungsziels hin.
Folgende Rechte für den Prüfdienst leiten sich zum Erreichen des Prüfungsziels aus den Auskunfts-,
Duldungs- und Anzeigepflichten der Berichtsfirma gemäß Art. 10 Abs. 4 der EUTRi. V. m. $ 6 HolzSiG ab:
Recht auf Erhalt von Auskunft $6 Abs. 1 HolzSiG
Zutrittsrechte in Geschäftsräume 8 6 Abs. 3 Nr. 1 HolzSiG
Recht auf Einsicht in geschäftliche Unterlagen $ 6 Abs. 3 Nr. 2 HolzSiG
Recht, Kopien der Unterlagen kostenlos zur
86 Abs. 4 HolzSiG
Verfügung gestellt zu bekommen _
Untersuchungen von Holz und Holzprodukte inkl.
86 Abs. 3 Nr. 3 HolzSiG
Probenahme
Durchführung der Prüfung $ 6 Abs. 4 HolzSiG
Alle Details & 6 HolzSiG
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Die Prüfungsanordnung erstellt der Innendienst der Außenstellen. Vorlagen werden vom Fachreferat zur
Verfügung gestellt.
Anhand des Formulars „Bericht zur Prüfung der Marktteilnehmer“ (Kurzbezeichnung: PB_MT) prüft der
Prüfdienst die Einhaltung der Bestimmungen nach der EUTR i. V. m. der DVO (EU) Nr. 607/2012 und
dokumentiert seine Feststellungen zu den einzelnen Vorgaben indem Formular.
Der Prüfdienst ermittelt den oder die rechtlich Verantwortlichen. Dies kann der Inhaber des Betriebes, der
Vertretungsberechtigte oder der Beauftragte sein.
Die Prüfung findet ihren Abschluss durch das persönliche Gespräch mit dem oder den rechtlich
Verantwortlichen. Auskunftspersonen dürfen an dem Abschlussgespräch teilnehmen. Nach Abschluss der
Prüfung endet die Zuständigkeit des Prüfdienstes für die Prüfung. Bei Rückfragen des Marktteilnehmers
ist grundsätzlich an das Fachreferat zu verweisen,
3.2.1.1 Probenahme
Grundsätzlich sind bei den durchgeführten Stichprobenprüfungen zur Sorgfaltspflicht zwei
Materialproben von Holz oder Holzerzeugnissen zu nehmen.
Wenn festgestellt wird, dass das Holz oder die Holzerzeugnisse der als Stichproben gezogenen
Lieferungen physisch nicht mehr bei dem Marktteilnehmer vorhanden ist/sind, aus zwei davon
unabhängige Lieferungen Proben gezogen werden. Zu diesem Zweck wählt der Prüfdienst im Lager des
Marktteilnehmers zwei vorrätige Produkte, die unter den Anhang der EUTR fallen, aus. Neben der
Probenahme hat der Prüfdienst vom Marktteilnehmer die Holzart und Holzherkunft zu ermitteln und im
Prüfbericht und Probenahmeprotokoll zu dokumentieren.
Die Materialproben sind an das Thünen-Kompetenzzentrum Holzherkünfte (Leuschnerstraße 91,21031
Hamburg Bergedorf, ' . zu schicken. Dort können zusätzlich zur holzanatomischen
Analyse, weitere genetische Analysen durchgeführt werden. In diesen Fällen leitet das Thünen-Institut
für Holzforschung die Proben direkt an das Thünen-Institut für Forstgenetik weiter.
3.2.1.1.1 Allgemeines Verfahren zur Probenahme
Holzproben sind dahingehend zu unterscheiden, ob sie verdachtsunabhängig oder verdachtsabhängig
genommen werden. Eine Verdachtsabhängigkeit liegt dann vor, wenn sich durch die Prüfung der
prüfungsrelevanten Unterlagen und ggf. durch die Inaugenscheinnahme von Holz und Holzprodukten bei
der konkret als Stichprobe gezogenen Lieferung Verdachtsmomente ergeben, die auf Verstöße gegen die
Bestimmungen in den geltenden Vorschriften schließen lassen.
Liegt ein solcher Verdachtsfall vor, ist das Holz und/oder das Holzprodukt aus dieser (Teil-) Lieferung zu
beproben. Dabei können eine oder mehrere Proben aus der ausgewählten Lieferung genommen werden.
Bei besonders gravierenden Verstößen gegen die EUTR (durch Tatsachen begründeter Verdacht der
Fälschung von Legalitätsnachweisen oder der Herkunft aus illegalem Einschlag, nicht hingegen bei
Verstößen gegen das Sorgfaltspflichtsystem), in denen das betreffende Holz und/oder Holzprodukt
bereits verkauft ist, ist der Empfänger dieser Ware zu ermitteln und dessen Identität im Prüfbericht
festzuhalten.
Liegen keine Verdachtsmomente vor, sind dennoch zwei verdachtsunabhängige Proben je Holz oder
Holzprodukt aus der als Stichprobe gezogenen (Teil-) Lieferung
zu nehmen. Grundsätzlich sollte der aus
der Beprobung entstehende Schaden einen Betrag von 1.500 € nicht überschreiten. Der Marktteilnehmer
ist darüber aufzuklären, dass, sofern die Probenahme verdachtsunabhängig war und keine Abweichung
festgestellt wurde, der durch die Probenziehung entstandene Schaden der BLE in Rechnung gestellt
werden kann.
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