2-ausschreibung
Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „SchILD-NRW / SchILD-zentral“
Ministerium für Schule, Aktenzeichen:
Wissenschaft und Forschung NRW 134-36-27-05/01 Nr. 72/00
Vergabe-Nr.
134-36-27-05/01 Nr. 72/00
Ende der Angebotsfrist:
Niederschrift über die Vergabe 25. 07. 2000
I Sammlung eingegangener Angebote
Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung nach Öffentlichem Teilnahmewettbewerb
Lieferung/Leistung
Module für Schulverwaltungsprogramme
für
das Ministerium für Schule, Wissenschafdt und Forschung NRW
Nach Ablauf der Angebotsfrist sind folgende Angebote eingegangen:
Eingangsdatum Name, Anschrift des Bieters
siehe Anlage „Zusammenstellung zum Vergabeverfahren“
Die zu vorgenannter Ausschreibung eingegangenen Angebote wurden jeweils auf der Vorderseite des
Umschlags mit dem Eingangsdatum, dem Handzeichen des Unterzeichners sowie mit fortlaufender
Numerierung versehen und durch den Unterzeichner unter Verschluß gehalten.
Eingegangen sind: 14_ Angebote
davon - ungeöffnet 14_ Angebote
- versehentlich geöffnet und wieder verschlossen Angebote
- offen eingegangen Angebote
Amtsbezeichnung, Name
Die Angebote wurden der Verhandlungsleiterin MR‘ Jacob vorgelegt.
Im Auftrag
II Verhandlung zur Öffnung der Angebote Aktenzeichen
134-36-27-05/01 Nr. 72/00
Vergabe-Nr.
134-36-27-05/01 Nr. 72/00
Eingegangen sind: 14 Angebote
davon sind:
1. ordnungsgemäß verschlossen und in vorgegebener Weise äußerlich gekenn
zeichnet sowie fristgerecht bei der zuständigen Stelle eingegangen _14
Angebote
2. nicht ordnungsgemäß eingegangen, wobei der nicht ordnungsgemäße Eingang
durch Umstände verursacht wurde, die nicht vom Bieter zu vertreten sind Angebote
3. verspätet eingegangen, wobei der verspätete Eingang durch Umstände ver
ursacht wurde, die nicht vom Bieter zu vertreten sind: Angebote
Zu prüfen sind daher: 14 Angebote
Nicht zu prüfen sind folgende Angebote:
Lfd. Nr. Name, Anschrift Grund
Sämtliche zu prüfenden Angebote wurden in allen Teilen einschließlich der Anlagen gekennzeichnet
durch MR‘ Jacob
und mit Namen und Wohnort der Bieter sowie der Endbeträge nebst anderen den Preis betreffenden
Angaben in die beigefugte Zusammenstellung eingetragen
Soweit Nebenangebote/Änderungsvorschläge eingereicht wurden, sind diese ebenfalls in der
Zusammenstellung vermerkt worden.
Im Auftrag Im Auftrag
ZO100
(Datum, Unterschrift, Amtsbezeichnung) (Datum, Unterschrift, Amtsbezeichnung)
-V erhandlungsleiterin- -weiterer Vertreter des Auftraggebers-
Ila Nachtrag
Nachträglich eingegangen sind: Z Angebote
Eingangsdatum Name, Anschrift des Bieters
davon sind zu prüfen: Angebote
Nicht zu prüfen sind folgende Angebote: /
Lfd. Nr. Name, Anschrift y' Grund
Sämtliche zu prüfenden Angebote wurden in allen Teilen einschließlich der Anlagen gekennzeichnet
durch /
und mit Namen und Wohnort deUBieter sowie der Endbeträge nebst anderen den Preis betreffenden
Angaben in die beigefügte Zusammenstellung eingetragen
Soweit Nebenangebote/Jyricierungsvorschläge eingereicht wurden, sind diese ebenfalls in der
Zusammenstellung vermerkt worden.
Im Auftrag Im Auftrag
(DatumfUnterschrift, Amtsbezeichnung) (Datum, Unterschrift, Amtsbezeichnung)
-V&rhandlungsleiter- -weiterer Vertreter des Auftraggebers-
III Prüfung und Wertung der Angebote Aktenzeichen
(§ 23 - § 25 VOL/A) 134-36-27-05/01 Nr. 72/00
Vergabe-Nr.
134-36-27-05/01 Nr. 72/00
Ausgeschlossen werden folgende Angebote, weil Name(n) bzw. Lfd. Nr(n). der Bieter
—
für deren Wertung wesentliche Preisangaben fehlen...............................
—
die Angebote nicht rechtsverbindlich unterschrieben sind......................
—
Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen nicht zweifelsfrei sind..
— Änderungen oder Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen
vorgenommen worden sind ..................................................................
—
unzulässige, wettbewerbsbeschränkende Abreden getroffen wurden......
—
geforderte Angaben / Erklärungen fehlen .............................................
—
ein Ausschlußgrund nach § 7 Nr. 5 VOL/A vorliegt .............................
—
die Preise in offenbarem Mißverhältnis zur Leistung stehen .................
Die vorgenannten Angebote sind in der anliegenden Zusammenstellung gemäß Vordruck VOL 16 durch Streichung
kenntlich gemacht.
Nebenangebote / Änderungsvorschläge
Nebenangebote / Änderungsvorschläge waren
|_ 1 nicht zugelassen
[X] zugelassen | | nur zusammen mit einem Hauptangebot
S3 auch ohne Hauptangebot
Nebenangebote / Änderungsvorschläge können danach zur Auswertung zugelassen werden
] nein
ja, und zwar die zuJ-fdVNr. / Angebots-Nr.: 1 und 8
Nicht zur Auswertung zugelassene Nebenangebote / Änderungsvorschläge sind in der anliegenden Zusammenstellung
gemäß Vordruck VOL 16 durch Streichung kenntlich gemacht.
Verhandlung mir Bietern
Wegen Zweifel über das Angebot oder den Bieter gern. § 24 VOL/A verhandelt mit:
Angebots-Nr. Bieter Art des Zweifels:
Hinzuziehung eines Sachverständigen
Zur Klärung fachlicher Fragen zu vorstehender Ausschreibung ist beteilgt worden:
Name/Institution
Eine gutachterliche Stellungnahme ist dieser Niederschrift als Anlage beigefugt ja V nein
Zuschlag Aktenzeichen
bei Gesamtvergabe 134-36-27-05/01 Nr. 72/00
Vergabe-Nr.
__ für Los-Nr.:____ 134-36-27-05/01 Nr. 72/00
Nach Überprüfung der in der anliegenden Zusammenstellung aufgefuhrten und zur Wertung zugelassenen
Angebote auf Vollständigkeit sowie rechnerische und fachliche Richtigkeit kommt gern. § 25 VOL/A für den
Zuschlag in Betracht:
Angebot mit niedrigstem Endpreis:
Angebots-Nr. Bieter Angebots-Endsumme in DM
14 ribeka.com 154.512
Wirtschaftlichstes Angebot:
Angebots-Nr. Bieter Angebots-Endsumme in DM
14 ribeka.com 154.512
Begründung:
siehe Anlage „Bewertung der Angebote“
Bevorzugt zu berücksichtigende Bewerber
Keine
Aufgrund des Angebotsvergleich auf Anlage gemäß Vordruck VOL 10 b ist
keinem
folgendem
der bevorzugt zu berücksichtigen Bewerber der Vorzug zu geben:
Angebots-Nr. Bieter Angebots-Endsumme in DM
Angebote über umweltfreundliche Leistungen
Angebots-Nr. Bieter Angebots-Endsumme in DM
Unter Berücksichtigung aller Umstände ist der Zuschlag auf folgendes Angebot zu erteilen:
Angebots-Nr. Bieter Angebots-Endsumme in DM
14 ribeka.com 154.512
Begründung:
siehe Anlage „Bewertung der Angebote“
Im Auftrag
//. <r. oo 1
(Datum, Unterschrift, Amtsbezeichnung)
Bewertung der Angebote 1. Nebenangebote 7 Nebenangebote im Sinne der Ausschreibung liegen in Angebot Nr. 1 (P.A.C. Vertriebs GmbH, 28219 Bremen) und Angebot Nr. 8 (Bietergemeinschaft Ramcke/Stüber, 23843 Neritz) vor. Angebot Nr. 1 bietet die Realisierung mit Lotus Notes an. Zwar ist der Erstellungspreis mit 104.401 DEM incl. MWSt betragsmäßig der niedrigste aller Angebote. Bei nur 50.111 DEM Abstand zum betragsmäßig zweitniedrigsten Angebot (Nr. 14) ist das Nebenangebot angesichts des flächendeckenden Vorhandenseins von Access unwirtschaftlich, da für die Lauffähigkeit zusätzlich Lotus Notes an die Schulen gebracht werden müsste. Das Ange bot wird verworfen. Angebot Nr. 8 bietet die eigenen vorhandenen Programme und den 5jährigen 2nd-Level- Support nur gebündelt zum Preis von 4.292.000 DEM incl. MWSt an wobei laut Preisge staltung des Anbieters dieser Betrag nur auf den Support entfällt und die Programme ko stenlos abgegeben werden. Das Angebot wird verworfen. Dabei kann es auf sich beruhen, ob dieses Angebot nur als Nebenangebot zu werten ist, da die Programme nicht separat angeboten werden oder die kostenlose Abgabe der Pro gramme als nicht auskömmlich unzulässig ist. Das preislich mit Abstand höchste Angebot ist ohne Rücksicht darauf, ob überhaupt Haushaltsmittel in dieser Größenordnung bereit gestellt werden könnten, angesichts einer Fülle von preislich drastisch niedrigeren Ange boten unwirtschaftlich. 2. Angebote ohne Festpreis Angebote ohne Festpreis liegen in Angebot Nr, 3 (PRO DV Software AG, 44227 Dort mund), Angebot Wr. 5 (SCS Ploenzke, 53173 Bonn), Angebot Ar. 9 (SCOPE Consulting GmbH, 68161 Mannheim) und Angebot Wr. 10 (NIS Rheinsberg GmbH, 16831 Rheins berg) vor. Die Angebote enthalten neben einzelnen Paketen und Teilen von Paketen, die zu Festprei sen angeboten werden, Teile von Paketen und auch ganze Pakete, die die Bieter zusätzlich nach Aufwand vergütet haben wollen, wobei der Aufwand zu Preisen um die 2000 DEM pro Tag und Mann incl. MWST abgerechnet werden soll. Die Festpreisanfeile belaufen sich bei Angebot Nr. 3 auf 532.061 DEM, bei Angebot Nr 9 auf 379.088 DEM, bei Ange bot Nr. 5 auf 300.672 DEM und bei Angebot Nr. 10 auf 129.050 DEM. Dabei sind bei Angebot Nr. 3 das gesamte Paket 3, bei Angebot Nr. 9 das DV-Feinkonzept, bei Angebot Vergabenummer: 134-36-27-05/01 Nr. 72/00_____ Angebotsauswertung________ Seite 1 von 6
Nr. 5 Teile der Pakete 1-3 und bei Angebot Nr. 10 die gesamten Pakete 3 und 4 nicht in diesen Festpreisanteilen enthalten. Die Angebote erfüllen bis auf die Angebot Nr. 5 und 10 inhaltlich die Leistungsbeschreibung und stellen sich im Übrigen wie folgt dar: Die Realisierung von Angebot Nr. 3 (PRO DV) erfolgt über Visual Basic 6.0 und als Re portingtool wird Crystal Reports 8.0 verwendet. Hierbei besteht für den Benutzer die Notwendigkeit, für Änderungen eine eigene Version (Listenpreis 760 DM) zu beschaffen. Aus dem Angebot wird nicht deutlich, ob das externe Notenmodul seitens des Auftrag nehmers erstellt wird. Die Projektleitung und die Qualitätssicherung entspricht dem übli chen Standard und ist aufwendig formuliert. Die gemachten Aussagen zu Projektdurch- fuhrung, Qualitätssicherung und Projektabnahme zeigen, dass die Interessen des Auftrag gebers nur unzureichend berücksichtigt werden. Insgesamt scheint das Verfahren durch starke Vorgaben und geringe Flexibilität gekennzeichnet zu werden. Im Rahmen der Lei stungsanpassung ist nachzuvollziehen, dass Änderungen der fachlichen Anforderungen zu Lasten des Auftraggebers gehen. Änderungen im dv-technischen Konzept sind jedoch nicht vom Auftraggeber zu vertreten und können deshalb nicht in Rechnung gestellt wer den. Diese Sicht der Vorgehensweise wird seitens des Auftragnehmers bereits in der Kon zeptionsphase gefordert. Die Projektabnahme ist so konzipiert, dass nur eine völlig Nicht funktionalität des Programmes als Nichtabnahmegrund akzeptiert wird. Andere schwer wiegende Mängel fuhren nicht zur Nichtabnahme, sie sollen im Rahmen der Gewährlei stung behoben werden. Angebot Nr. 5 (SCS Ploenzke) wird mit Hilfe von Visual Basic 6.0 realisiert. Als Repor tingtool wird Microsoft Word benutzt. Es wird nur eine beschränkte Anzahl von Berichten und Formularen erstellt. Projektleitung, Qualitätssicherung und die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber werden umfangreich dokumentiert. Das Angebot scheidet aus, da es die in der Ausschreibung vorgegebenen Rahmenbedin gung der Lizenzkostenfreiheit -hier Word als Reportingtool- nicht erfüllt. Die Realisierung des Angebots Nr. 9 (SCOPE Consulting) soll mit Hilfe von Visual Basic 6.0 erfolgen. Der Projektplan wird zeitlich sehr differenziert dargestellt. Die Realisierung des Angebots Nr. 10 (NIS Rheinsberg) erfolgt in Delphi 5.0. Aussagen zum verwendeten Reportingtool fehlen, da dieser Bereich im Rahmen eines Feinkonzeptes mit dem Auftraggeber entwickelt werden soll. Einzelne Phasen des Projektes werden aus führlich dokumentiert, jedoch fehlt ein Zeitplan. Die Zusammenarbeit mit dem Auftrag geber wird eingehend dokumentiert. Vergabenummer: 134-36-27-05/01 Nr. 72/00 Angebotsauswertung Seite 2 von 6
Das Angebot scheidet aus, da es die in der Ausschreibung vorgegebenen Rahmenbedin gungen nicht erfüllt. So sollen die Module nur für das Betriebssystem Windows NT ent wickelt werden. Die Ausschreibung fordert zusätzlich Windows 95/98. Die Gewährlei stung beträgt nur 12 Monate. In der Ausschreibung werden 24 Monate gefordert. 3. Festpreisangebote Angebote mit Festpreisen für alle Einzelpakete liegen in Angebot Nr. 2 (Optimum GmbH, 71686 Remseck), Angebot TVr. 4 (Huber EDV GmbH & Co. KG, 79848 Bonndorf), An gebot Nr. 6 (Haneke Elektronik, 53639 Königswinter), Angebot Nr. 7 (Professional Solu tion GmbH, 40878 Ratingen), Angebot Nr. 11 (rola GmbH, 46047 Oberhausen), Angebot Nr. 12 (IABG mbH, 53113 Bonn), Angebot Nr. 13 (Langenkämper, 59603 Hamm) und Angebot Nr. 14 (ribeka.com GmbH, 53111 Bonn) vor. Die Angebotspreise für alle vier Pakete betragen 2.285.202 DEM (Angebot Nr. 13), 2.020.018 DEM (Angebot Nr. 6), 633.427 DEM (Angebot Nr. 11), 613.143 DEM (Ange bot Nr. 8), 496.494 DEM (Angebot Nr. 12), 399.654 DEM (Angebot Nr. 2), 391.500 DEM (Angebot Nr. 7), 200.448 DEM (Angebot Nr. 4) und 154.512 DEM (Angebot Nr. 14), alle incl. MWSt. Angebot Nr. 4 (2%) und Nr. 14 (3%) räumen zudem noch Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen ein. Die Angebote erfüllen bis auf das Ange bot Nr. 11 inhaltlich die Leistungsbeschreibung und stellen sich im Übrigen wie folgt dar: Aus Angebot Nr. 2 (Optimum) wird nicht ersichtlich, inwieweit und in welcher Form die Reports erstellt werden und ob ein Reportingtool zusätzlich beschafft werden muss. Die Anzahl der Berichte/Formulare ist auf 34 beschränkt. Den Angeboten Nr. 4 (Huber EDV) und Nr. 6 (Haneke Elektronik) können keine über die Ausschreibung hinausgehende Angaben entnommen werden. Angebot Nr. 7 (Professional Solution) verwendet die Programmiersprachen Visual Basic und C++ und das Reportingtool list & label. Das Programm list & label verursacht für den Benutzer Kosten, soweit er die Reports eigenständig verändern will. Die Kosten belaufen sich in diesem Fall auf ca. 980,— DM (Listenpreis). Zum Projektmanagement werden de taillierte Angaben gemacht. In Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber soll ein „Pflichten heft“ erstellt werden. Angebot Nr. 11 (rola) soll mit Hilfe von C++ realisiert werden, als Reportingtool wird das Programm Word 97 verwendet. Die Projektleitung und die Qualitätssicherung werden um fangreich dokumentiert. Es soll eine Projektsteuerungsgruppe eingesetzt werden, in der die Projekt- und Qualitätsverantwortlichen des Auftraggebers und Auftragsnehmers zu- Vergabenummer: 134-36-27-05/01 Nr. 72/00 Angebotsauswertung Seite 3 von 6
sammentreffen. Während der einzelnen Spezifikationsphasen werden Prototypen entwik- kelt, die vom Auftraggeber modifiziert werden können. Im Rahmen des Wartungskon zepts wird ein Probebetrieb sichergestellt, so dass flexibel auf Probleme und Fehler einge gangen werden kann. Dieser Service ist kostenlos innerhalb der Garantiefrist. Im Angebot werden ausführliche Lösungsvorschläge zu dem zu erstellenden Produkt aufgefuhrt. Der Anbieter hat sich bereits im Vorfeld erste Gedanken zu Ergonomie und Bedienungskom fort gemacht. Einige Masken enthalten Vorschläge zur Gestaltung des Gesamtprogramms. Das Angebot scheidet aus, da es die in der Ausschreibung vorgegebenen Rahmenbedin gung der Lizenzkostenfreiheit -hier Word als Reportingtool- nicht erfüllt. Die Realisierung von Angebot Nr. 12 (IABG) erfolgt in Microsoft Visual C++. Die Inte gration der externen Programme wird über eine ODBC-Schnittstelle realisiert. Die Pro jektleitung, die Projektkonzeptionierung und die Qualitätssicherung sind auftraggeber freundlich und ausführlich dokumentiert. Lösungsvorschläge werden ansatzweise gemacht und beziehen sich auf die in der Ausschreibung bereits gestellten Anlagen. Positiv hervor zuheben ist, dass die Abnahme seitens des Auftraggebers dadurch gestaltet wird, dass die Programme in verschiedenen Schulen in Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer gete stet, dabei auftretende Mängel vom Auftragnehmer beseitigt werden sollen. Angaben zur Projektleitung, zum Projektmanagement, zur Qualitätssicherung, zu Garan tiefragen usw. können Angebot Nr. 13 (Langenkämper) nicht entnommen werden. Die Ausführungen beziehen sich hauptsächlich auf die Erstellung eines Pflichtenheftes, das die Grundlage für die weitere Vorgehensweise darstellt. Zur Erstellung des Angebots Nr. 14 (ribeka.com) soll die Programmiersprache Delphi 5 verwendet werden. Zu den Themen Projektleitung und Qualitätssicherung wird weder im Angebot noch in den Anlagen eine Aussage gemacht. Eine mögliche Programmstruktur wird in der Anlage vorgestellt und es werden Aussagen zur Zugriffssicherung gemacht. Es werden sinnvolle Angaben zum zeitlichen Ablauf des Projekts gemacht. 4. Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots Gemäß Ziffer 15 des im EU-Amtsblatt veröffentlichten Angebotstextes wird der Zuschlag dem wirtschaftlich günstigsten Angebot erteilt, wobei dies mit, Hilfe des Preises, der Funktionalität und der Integrationsfähigkeit ermittelt wird. Für die drei Zuschlagskriterien wurde keine Rangfolge bestimmt. Es wird daher festge legt, dass die Angebote zunächst nach Preisen absteigend sortiert und mit dem betragsmä ßig niedrigsten beginnend die beiden übrigen Kriterien geprüft werden. Vergabenummer: 134-36-27-05/01 Nr. 72/00 Angebotsauswertung Seite 4 von 6
Das betragsmäßig niedrigste Angebote ist mit 154.512 DEM das Angebot Nr. 14. Der bisher mit der Erfassung, Verarbeitung und Darstellung von Umweltdaten befasste Bieter ribeka.com aus Bonn hat bislang für rund 70 Behörden, Wasserversorger und Uni versitäten sowie für eine annähernd gleich hohe Zahl von Privatuntemehmen Leistungen erbracht. So war ribeka.com u.a. für das geologische Institut der Universität Wien, den TÜV Rheinland, die Bundesanstalt für Wasserbau und das Amt für Wehrgeophysik der Bundeswehr tätig, hat für die Stadt Hamburg das Grundwasser-Informationssystem GE- RONIMUS mitentwickelt. Ein im Internet verfügbares, von der Firma erstelltes Pro gramm im Bereich der Wasserwirtschaft wurde geprüft. Es zeigte eine hohe Funktionalität sowie eine zweckmäßige und ansprechende Gestaltung der Oberfläche. Die Rückfrage bei einer Referenz ergab, dass das Produkt hohe Akzeptanz findet und die Zusammenarbeit mit der Firma professionell und engagiert ist. Die dem Angebot beigefügte kurze Erläuterung des Konzepts, mit dem der Bieter die vier Programmpakete in eine Art Regiezentrale einbetten will und das in hohem Maße auf den Schutz der Daten und die Vermeidung unberechtigter Zugriffe abgestellt ist, verspricht ein hohes Maß an Funktionalität. Die Preisgestaltung der einzelnen Teile der Pakete lässt zu dem erkennen, dass der Bieter das Leistungsverzeichnis und die unterschiedlichen Schwierigkeitsgrade sehr genau und richtig analysiert hat. Dies wird bei der Preisgestal tung der Auswertungsmodule hinsichtlich der einzelnen Ausbildungs- und Prüfungsord nungen, die eine für den Bieter fremde Rechtsmaterie beinhalten, besonders deutlich. Die Integrationsfähigkeit entsprechend dem Leistungsverzeichnis ist gegeben. Bedenken gegen die Auskömmlichkeit des Angebots sind nicht erkennbar. Der Bieter liegt mit seinem Angebotspreis am unteren Ende einer Preisspanne, die von zwei Bietern (neben ribeca.com noch Huber EDV) bedient wird. Der Bieter ist mit keinem vergleichba ren Produkt am Markt und bisher mit Programmen außerhalb des Bereichs Umweltdaten nicht in Erscheinung getreten. Es liegen auch keine Anhaltspunkte dafür vor, dass der Bieter sich mit einem nicht auskömmlichen Angebot Zugang zu einem neuen Markt und einem neuen Kreis von Auftraggebern verschaffen will. Der Bieter ist zudem in Bonn ansässig, was die Pflege auch persönlicher Kontakte wäh rend der Entwicklungsphase und in der Garantiezeit erleichtert und kostengünstig hält. Der Bieter mit dem zweitniedrigsten Angebot sitzt in Baden-Württemberg im Landkreis Waldshut. Vergabenummer: 134-36-27-05/01 Nr. 72/00 Angebotsauswertung Seite 5 von 6
5. Feststellung des wirtschaftlich günstigsten Angebots Nach den Ermittlungen zu Ziffer 4 ist das Angebot Nr. 14 das wirtschaftlich günstigste. Das Angebot überzeugt durch Funktionalität und Integrationsfähigkeit. Es ist darüberhin- aus das preislich niedrigste. Vergabenummer: 134-36-27-05/01 Nr. 72/00 Angebotsauswertung Seite 6 von 6
