Freie Universität &} Entsprechend dem vorliegenden Angebot wird auf das Angebot der Fa.: TRIO Service GmbH vom 09.01.2020 zum Bestellwert von --14.140,00 € exkl. MwSt. der Zuschlag erteilt. Das Angebot ist unter Berücksichtigung aller Umstände das wirtschaftlichste Angebot insbesondere im Hinblick auf: Preis                                                              Qualität IODUDEOD®&                                                            IIDEDLIE Betriebskosten                                                     Zweckmäßigkeit Funktionalität                                                     Lieferzeitpunkt Ästhetik                                                            Kundendienst/techn. Hilfe Umwelteigenschaften                                                Lebenszyklus Fa. Kreativ Konzept                                   Begründung:   Die Firma hat kein Angebot eingereicht. Fa.                                                   Begründung: Fa.                                                   Begründung: x            Es wurden schriftlich die Zusätzlichen Vertragsbedingungen der FU Berlin vereinbart und vom Bieter (Lieferanten) akzeptiert. x            Esliegen alle notwendigen Eigenerklärungen vor. []           Eslliegt die Abfrage Korruptionsregister vor (ab einem Auftragswert >15.000 Euro/ netto) []           Esliegt die Abfrage ein aktueller Gewerbezentralregisterauszug vor (ab einem Auftragswert >30.000 Euro/ netto) FREIE UNIVERSITÄT BERLIN Das Präsidium Vizepräsident VP 3 Kaiserswerther     Str. 14195 Berlin Tel.:838-73130 Fax.:838-473130                   7297. (9 Auftraggebende Dienststelle                                                                         Datum / Unterschrift Seite 3 von 3

Freie Universität                  Ö Berlin Vergabevermerk „Freihändige Vergabe“ Eventmanagementdienstleistung:      Beratung und Durchführung Auftaktveranstaltung am 28. April 2020 =        € DJ      nach Aufhebung einer Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung eine Wiederholung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht, (8 3 Abs. 5 Buchst. a VOL/A; LHO 8 55 AV) [L]     im Anschluss an Entwicklungsleistungen Aufträge in angemessenem Umfang und für angemessene Zeit an Unternehmen, die an Entwicklungen beteiligt waren, vergeben werden müssen (8 3 Abs. 5 Buchst. b VOL/A) - Ausführliche Begründung notwendig! U       es sich um die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen zur Erfüllung wissenschaftlich-technischer Fachaufgaben auf dem Gebiet von Forschung, Entwicklung und Untersuchung handelt, die jedoch nicht der Aufrechterhaltung des allgemeinen Dienstbetriebes und der Infrastruktur einer Dienststelle des Auftraggebers dienen (8 3 Abs. 5 Buchst. c VOL/A) - Ausführliche Begründung notwendig! L]       essich um eine geringfügige Nachbestellung (max. 20 %) im Anschluss an einen bestehenden Vertrag handelt und kein höherer Preis als für die ursprüngliche Leistung erwartet wird (8 3 Abs. 5 Buchst. d VOL/A) Bitte vorherige Bestellnummer eintragen: Ausführliche Begründung notwendig! L]      Ersatzteile oder Zubehörstücke zu vorhandenen Maschinen/Geräte vom Lieferanten der ursprünglichen Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können (8 3 Abs. 5 Buchst. e VOL/A) Bitte vorherige Bestellnummer eintragen: Ausführliche Begründung notwendig! es aus Gründen der Geheimhaltung erforderlich ist (8 3 Abs. 5 Buchst. f VOL/A) - Ausführliche Begründung notwendig! die Leistung aufgrund von Umständen die wir als Auftragnehmer nicht voraussehen konnten, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht mit unserem Verhalten zuzuschreiben ist ($ 3 Abs. 5 Buchst. g VOL/A) (z.B. Havarie)   - Ausführliche Begründung notwendig!            : x        die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können, (8 3 Abs. 5 Buchst. h VOL/A; LHO 8 55 AV) der Auftragswert ohne Umsatzsteuer unter 10.000 € netto liegt [I0 0 DD (8 3 Abs. 5 Buchst. i VOL/A; LHO 8 55 AV) Aufträge ausschließlich an Werkstätten für behinderte Menschen vergeben werden sollen (8 3 Abs. 5 Buchst. | VOL/A) Aufträge ausschließlich an Justizvollzugsanstalten vergeben werden sollen (8 3 Abs. 5 Buchst. k VOL/A) für die Leistung nur ein Unternehmen in Betracht kommt (8 3 Abs. 5 Buchst. | VOL/A) - Ausführliche Begründung notwendig! Seite 1 von 3

Freie Universität Folgende Eigenerklärungen und Nachweise wurden von dem Bieter abgefordert und liegen vor, um die Bietereignung festzustellen: x      Eigenerklärung - FUBO1 Eigenerklärung Zuverlässigkeit (bzw. PQ-VOL oder ULV Berlin (ab einem Auftragswert >500 Euro/ netto muss die Erklärung vorliegen) x      Eigenerklärung - FUBO2 Tariftreue_Mindestentlohnung (ab einem Auftragswert >500 Euro/ netto muss die Erklärung vorliegen) FUBO3 Abfrage Korruptions-u. Gewerbezentralregister (ab einem Auftragswert von 15.000 Euro/ netto Korruptionsregister bzw. 30.000 Euro/ netto Gewerbezentralregister muss die Anfrage durch die FU Berlin bei den Ämtern erfolgen) [U] Korruptionsabfrage hat ergeben, dass keine Einträge vorliegen (Abfrage erstellt IIC) Ül Gewerbezentralregisterabfrage hat ergeben, dass keine Einträge vorliegen (Abfrage erstellt IIC) Eigenerklärung - FUBO4 Frauenförderverordnung (ab einem Auftragswert von 25.000 Euro/ brutto muss die Erklärung gem. den im Formular genannten Vorgaben vorliegen) Eigenerklärung über die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (ab einem Auftragswert >10.000 Euro/ netto und nur für bestimmte Produkte -siehe Produktliste ILO müssen die Nachweise bzw. die Erklärung vorliegen) oO Seite 2 von 3

| Cc:                 Vizepraesident VP3 Betreff:            Zuschlag für Beratung und Auftaktveranstaltung am 28. April 2020 (FU Berlin) Datum:              Dienstag, 14. Januar 2020 10:27:18 Get TTn wir bedanken uns bei Ihnen für das ausführliche Angebot vom09.01.2020 für die Beratung und Umsetzung des Strategieprozesses „Zukunft Studium und Lehre an der Freien Universität Berlin“ sowie die Durchführung einer Auftaktveranstaltung „Zukunft Studium und Lehre an der Freien Universität Berlin“ am 28. April 2020 (halbtägig). Gemäß Ihrem Angebot vom 9.01.2020 beauftragen wir Sie mit der Beratung und Umsetzung des Strategieprozesses „Zukunft und Lehre an der Freien Universität Berlin“ sowie der Durchführung einer Auftaktveranstaltung am 28. April 2020 über Euro 14.140,00. Wir danken Ihnen auch für Ihre optionalen Angebotskomponenten, auf die wir ggf. zu einem späteren Zeitpunkt zurückkommen. « Beratung zu Slogan und Kommunikation « Produktion Video Einspieler «e Anmeldemanagement Freundliche Grüße Büro des Vizepräsidenten für Studium und Lehre Freie Universität Berlin Kaiserswerther Straße 16 - 18 14195 Berlin Telefon: E-Mail: VP3@fu-berlin.de htto://          iversities-berlin.de/ vor: Gesendet: Donnerstag, 9. Januar 2020 14:48 An: Vizepraesident VP3 <vp3@fu-berlin.de> Betreff: AW: Anfrage für Beratung und Auftaktveranstaltung am 28. April 2020 (FU Berlin) Priorität: Hoch | anbei sende ich Ihnen das Angebot der Trio Service GmbH und die dazugehörigen Formblätter.

Mit freundlichen Grüßen ______________________________ Trio Service GmbH Kaiserstraße 139-141 53113 Bonn Deutschland / Germany www.trio-medien.de www.facebook.com/triomedien Folgen Sie uns auf Facebook, Instagram und Twitter! Von: Vizepraesident VP3 [mailto:vp3@fu-berlin.de] Gesendet: Mittwoch, 18. Dezember 2019 15:44 An: Cc:                                      ; Vizepraesident VP3 <vp3@fu-berlin.de> Betreff: Anfrage für Beratung und Auftaktveranstaltung am 28. April 2020 (FU Berlin) 1.

Hochschul- und Wissenschaftskontext, besitzt nachgewiesene Kooperationen mit Universitäten und Institutionen im Hochschulwesen. Erstellung einer Expertise zu aktuellen Entwicklungen im Hochschul- und Wissenschaftskontext. Optional: Beratung zu Slogan und Kommunikation Vor- und Nachbereitung der Auftaktveranstaltung. Dazu gehören Koordinierung verschiedener Ressourcen (u.a. Vorbereitung der Räumlichkeiten mit entsprechenden Materialien, Technik, Organisation des Caterings, Abstimmung mit den Projektverantwortlichen bzw. Fachabteilungen). Durchführung der Veranstaltung mit anschließender Ergebnissicherung. Voraussetzungen sind Erfahrungen in erfolgreich durchgeführten Veranstaltungen mit interaktiven und partizipativen Formaten im Hochschul- und Wissenschaftskontext. Bitte senden Sie uns die folgenden Formulare ausgefüllt und unterschrieben zusammen mit Ihrem Angebot ebenfalls bis zum 13.01.2020 zurück: e FUB oı Eigenerklärung Prüfung und Zuverlässigkeit e FUB 02 Besondere Vertragsbedingungen zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen « FUB 03 Korruptions- und Gewerbezentralregister « Eigenerklärung zu Eignung e Zusätzliche Vertragsbedingungen der FU Berlin für die Ausführung von Leistungen Wir danken Ihnen und wünschen Ihnen erholsame Feiertage und einen guten Rutsch ins Neue Jahr! Freundliche Grüße Büro des Eu                für Studium und Lehre Freie Universität Berlin Kaiserswerther Straße 16 - ı8 14195 Berlin Teicfor:  ME http://www.universities-berlin.de/

TRIO Service  GmbH Trio Service GmbH Kaiserstraße 139— 141 53113 Bonn Freie Universität Berlin Univ.-Prof. Dr. Hauke Heekeren Kaiserswerther Straße 16— 18 14195 Berlin Per E-Mail an: VP3@fu-berlin.de 09.01.2020 Angebot für die Beratung und Umsetzung des Strategieprozesses „Zukunft Studium und Lehre an der Freien Universität Berlin“ sowie Durchführung einer Auftaktveranstal- tung am 28.04.2020 als Anlage senden wir Ihnen unser Angebot für die Beratung und Umsetzung des Strategieprozesses „Zukunft Studium und Lehre an der Freien Universität Berlin“ sowie die Durchführung einer Auftakt- veranstaltung am 28.04.2020. Zusätzlich zu den von Ihnen genannten Leistungen schlagen wir vor, ein online-gestütztes Anmelde- tool zu verwenden, um eine ungefähre Einschätzung der zu erwartenden Teilnehmendenzahl zu erhal- ten. Außerdem bieten wir optional die Produktion eines kurzen Films mit Testimonials aus der FU zur Frage „Welche Werte leben wir an der FU?“ an. Diese Testimonials können auch als einzelne Stim- men - als „Videoschnipsel“ — geschnitten werden und somit zu sehr unterschiedlichen Gelegenheiten während der gesamten Kampagne eingesetzt werden. Ihre Ansprechpartnerinnen bei uns sind: Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot zusagt, und freuen uns auf die Zusammenarbeit. Mit freundlichen Grüßen Anlage

TRIO Service GmbH Erfahren — Fundiert — Engagiert Trio Service GmbH Expertinnen in der Wissenschaftskommunikation °   Gründung Trio Service GmbH 2004 in Bonn e    7-köpfiges Team aus Kommunikationsexpertinnen *    _Langjährig erprobtes und vielfältiges Netzwerk mit Webdesignern, Grafikern, Autoren, Regisseuren, Fotografen Die Trio Service GmbH steht für ausgewiesene Spezialisierung in den Themenfeldern Hochschule, Wissenschaft, Gesellschaft und hat sich in der Wissenschaftskommunikation einen Namen gemacht. Erfolgsrezept ist die fundierte fachliche, journalistische und strategische Kompetenz sowie ein ausge- feiltes, zielgruppenspezifisches Dienstleistungsspektrum. Ein starkes und flexibel agierendes Team aus Medienprofis garantiert überzeugende konzeptionelle und strategische PR-Beratung sowie präzise und erfolgreiche Umsetzung. Mehr als Fachexpertise Trio Service GmbH arbeitet für Hochschulen, universitäre und außeruniversitäre Forschungsinstitutio- nen. Stiftungen, Verbände (u.a. hlb) sowie für Landesministerien. Daher verfügt die Agentur über eine vielschichtige Erfahrung mit den organisatorischen Abläufen, der entsprechenden Kultur und den thematischen Schwerpunkten. Auf dieser Basis bietet Trio Service GmbH kenntnisreiche und passgenaue Beratung und konzeptio- nelle Ausgestaltung für komplex agierende Organisationen und ihre Anliegen. Von Strategie bis erfolgreiche Umsetzung Als führende Agentur für Hochschule und Wissenschaft ist die Trio Service GmbH anerkannt. Das verdeutlichen neben den Referenzen für strategische Beratung die vielfältigen Umsetzungen in Kam- pagnen, Print und Online, interaktiven Veranstaltungen sowie Workshops zu hochschulspezifischen Themen von der Website-Analyse und -Optimierung über Strategieentwicklung und Planung von ziel- gruppenspezifischen Veranstaltungen. Auf vielfältige Weise setzt sich Trio Service GmbH mit Fragen aus Wissenschaft und Hochschule aus- einander, entwirft und realisiert Kommunikationskonzepte und langfristige Kampagnen und ermög- licht mit neuen Formaten den Austausch sowohl mit spezifischen Zielgruppen als auch mit der breite- ren Öffentlichkeit. www.trio-medien.de

Angebot 09.01.2020 Beratung und Umsetzung des Strategieprozesses „Zukunft Studium und Lehre an der Freien Universität           T     R    |  0 Berlin“; Durchführung einer Auftaktveranstaltung am 28.04.2020 Service GmbH Referenzen Moderation — Beteiligungsformate (Auszug) U                                                25