Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales Nordrhein-Westfalen, 40190 Düsseldorf Datum: 26. Oktober 2021 Seite 1 von 3 An die Bezirksregierungen Arnsberg, Detmold, Düsseldorf, Köln und Münster mit der Bitte um Weitergabe an die                                   Aktenzeichen V A 2 bei Antwort bitte angeben Oberbürgermeisterinnen und Oberbürgermeister, Landrätinnen und Landräte Telefon 0211 855- in Nordrhein-Westfalen Telefax 0211 855- impfung-corona@mags.nrw.de nachrichtlich Städtetag NRW Landkreistag NRW Städte- und Gemeindebund NRW Kassenärztliche Vereinigung Nordrhein Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein Kassenzahnärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe Apothekerkammer Nordrhein Apothekerkammer Westfalen-Lippe Ärztekammer Nordrhein Ärztekammer Westfalen-Lippe Zahnärztekammer Nordrhein Zahnärztekammer Westfalen-Lippe Krankenhausgesellschaft Nordrhein-Westfalen Verbände der Pflege und der Eingliederungshilfe Beauftragte der Landesregierung für Menschen Dienstgebäude und Lieferan- mit Behinderung sowie für Patientinnen und Patienten schrift: Fürstenwall 25, 40219 Düsseldorf Telefon 0211 855-5 Telefax 0211 855-3683 poststelle@mags.nrw.de www.mags.nrw 5. Erlass zur Organisation des Impfgeschehens gegen COVID-19 ab Oktober 2021                                                                       Öffentliche Verkehrsmittel: Rheinbahn Linie 709 Haltestelle: Stadttor Sehr geehrte Damen und Herren,                                                        Rheinbahn Linien 708, 732 Haltestelle: Polizeipräsidium mit Erlass zur Organisation des Impfgeschehens gegen COVID-19 ab Ok- tober 2021 vom 9. September 2021 hat das Ministerium für Arbeit, Ge-

sundheit und Soziales klargestellt, dass die bei den Kreisen bzw. kreis-  Seite 2 von 3 freien Städten gebildeten KoCIs im Rahmen der ihnen obliegenden Or- ganisation und Koordinierung des konkreten Impfgeschehens u.a. auch für die Bereitstellung und datenschutzkonforme Archivierung von Patien- tenunterlagen verantwortlich sind. Das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales haben diesbezüglich Anfragen der Kreise und kreisfreien Städte erreicht mit der Bitte um eine Einschätzung des Ministeriums zu den zu beachtenden datenschutz- rechtlichen Vorgaben im Hinblick auf eine Datenschutz-Folgeabschät- zung sowie die Art der Archivierung. Im Rahmen der Zuständigkeit des Ministeriums für Arbeit, Gesundheit und Soziales für landesweit anzuordnende Maßnahmen des Gesund- heitsschutzes gemäß den §§ 5 Absatz 1 und Absatz 2 Nummer 1, 6 Ab- satz 1 Nummer 1 und Absatz 2 in Verbindung mit § 9 des Gesetzes über den Öffentlichen Gesundheitsdienst des Landes Nordrhein-Westfalen (ÖGDG NRW) in Verbindung mit § 20 Absatz 5 Infektionsschutzgesetz (IfSG) werden hierzu folgende Hinweise erteilt: 1 Datenschutz-Folgenabschätzung Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist, ist von dem je- weiligen Kreis bzw. der jeweiligen kreisfreien Stadt anhand der im jewei- ligen Zuständigkeitsbereich vorliegenden Umstände in eigener Verant- wortung zu beurteilen. Das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Sozi- ales geht davon aus, dass in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschät- zung im Sinne des Art. 35 DS-GVO durchzuführen ist.

Eine ggf. obligatorische Datenschutz-Folgenabschätzung führt der jewei-      Seite 3 von 3 lige Kreis bzw. die jeweilige kreisfreie Stadt in eigener Verantwortung ge- mäß Art. 35 DS-GVO durch. Ein geeignetes Muster kann nicht zur Verfü- gung gestellt werden. 2 Archivierung der Patientenunterlagen Der jeweilige Kreis bzw. die jeweilige kreisfreie Stadt entscheidet über die Art der Archivierung der Patientenunterlagen in eigener Verantwortung. Die elektronische Archivierung ist zulässig. Der Grundsatz der Wirtschaft- lichkeit und Sparsamkeit ist zu beachten. Soweit sich ein Kreis bzw. eine kreisfreie Stadt für die rein elektronische Archivierung entscheidet, hat die Übertragung der Papierakten in die elektronische Aktenform in der Regel im Wege des ersetzenden Scan- nens gemäß der BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) zu erfolgen. Der BSI-Grundschutz ist zu beachten. Der jeweilige Kreis bzw. die jeweilige kreisfreie Stadt entscheidet in eige- ner Verantwortung über die Dauer der Aufbewahrung der Patientenunter- lagen. Hierbei ist insbesondere die gesetzliche Mindestaufbewahrungs- frist für Patientenunterlagen von zehn Jahren nach Abschluss der Be- handlung zu beachten. Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag Gerhard Herrmann