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Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „Dienstanweisungen MARiS und Sprachmittler

~ W I für Bundesamt Migration und Flüchtlinge Nur für die interne dienstliche Verwendung Dienstanweisung Sprachmittlung (DA-Sprachmittlung) Stand: 23.08.2019
DA-Sprachmittlung 2 Inhalt 1 Sprachmittelndenrekrutierung .................................................................................. 6 2 Formalitäten, Überprüfung durch Sicherheitsbehörden ......................................... 6 3 Rahmenvereinbarungen ............................................................................................ 6 3. 1 Verpflichtungen nach Verpflichtungsgesetz .......................... .. ...................................... 7 3.2 Mitwirkungspflicht ........ ..... ...... ........ ............... .. ........... .. .......................... .............. ... .. ... 8 3.3 Verhaltenskodex für Sprachmittelnde ........ .... ..... .......................................................... 9 3.4 Aktualität der Daten in BABS I Meldepflicht der Außenstellen ...................................... 9 3.5 Nachfragen von Sprachmittelnden zu aktuellem Vertragsverhältnis ............................. 9 3.6 Nachweise über Einsatzzeiträume .............................................................................. 10 4 Einsatz von Sprachmittelnden ................................................................................. 10 4.1 Grundsätzliches zum Einsatz von Sprachmittelnden .................................. .... ............ . 10 4.1.1 Einsatzplanung ..... ............... .................. ............................................. ......................... 10 4.1.2 Buchung/ langfristige Reservierung .. ..................... ............ ... ....................................... 11 4.1.3 Buchung von Bürodolmetschenden ..... ..................................................................... ... 12 4.1.4 Benennung des MARiS-Aktenzeichens in BASS ........ ... .............................................. 12 4.1.5 Mehrtägige Einsätze ............................. ........... ................... .. ....................................... 12 4.1.6 Einsatz von Gebärdendolmetschenden ............. .............................................. ......... ... 12 4.1 .7 Während der Anhörung ..................... ........... ...... .... ....... ............. ....... .. ......... ... ............ 13 Seite 2 von 37
DA-Sprachmittlung 3 4 .1.8 Niederschrift der Anhörung .... .. ....................................................................................13 4.1.9 Einsatzzeiten ..... ...... ..... ..... ........................................................................................ :.13 4.1.10 Identifikation .............................................................................................. ........... .. 14 4.1.11 Einsatzsperre I Nichteinsetzbarkeit ........................... ........... ........ ........ .................. 14 4.1.12 Hotelbuchungen ................... ..... ....................... .... ... ............................................... 14 4.1.13 Digitaler Laufzettel. ........................................................................................... ..... . 14 4.1.14 Einsätze in den Justizvollzugsanstalten (JVA) ...... ...................... ............................ 15 4.1.15 Vergabe von Übersetzungsaufträgen .. ............ ....................... ........ ..... ................... 15 4.2 Video-Dolmetschen .... ...... ................................ .......... ............. ....... ....... ...................... 16 4 .2.1 Allgemeines .......... ...... .. ... ........... ....................................................... ......... ... ... ... ....... .16 4.2.2 Verfahrensfragen ........ ............................ ................................. ...... ............. ................. 17 4.2.3 Technische Einrichtung und Buchung ........ ...... ........ ................................................... 18 4 .2.4 Organisatorische/technische Vorgaben: .............................................. ..................... ... 18 4.2.5 Ablauf der Anhörung mittels Videokonferenztechnik ............................ ........ ............ .... 19 4.2.6 End-to-End Schaltungen ....... 4 .3 oo . . . . . oo . . . . . . 0000 . . . 00 0000 oo . . . . . . . . Vorbeugung von Korruption und lnteressenskonflikten .. 4.3.1 Allgemeines ...... . · · · · · · oo· · · •• •• • •••• • •• • •• •• 4.3.2 Rotation der Sprachmittelnden 5 00 · :.00 ... .......... .... 00 00 . . 00 ...... oo . . oo . . 00 00 . . 00 0 0 . 0 0 . . 00 0000 . . . oo o o o o o o o o o o o o . . . . oo • • oooo . . . . 00 . . 00 00 0o0o00 00 oo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . oo . . . . . . . . oo • • • • • • • • • • • • • · · · o o · · · · · o o · · · o o . . . . . . . . . , o o . . . . . . . . . . . . . oo . . . oo . . . . . . . . . . oo • • • • • • • • • • • • • • • • oo • • • • 20 20 20 21 Umgang mit Beschwerden, Hinweisen und Feedback zur Eignung und Zuverlässigkeit der Sprachmittelnden .....................................................................22 Seite 3 von 37
DA-Sprachmittlung 4 5.1 Beschwerden und Hinweise ................... .....................................................................22 5.2 Feedback-Prozess ...................................................................................................... 23 6 Abrechnung des Sprachmittelndenhonorars .......................................................... 23 6.1 Allgemeines .................................................................................. .. ....................... ...... 23 6.2 Dokumentation und Definition der abrechenbaren Einsatzzeiten ............... .. ................ 24 6.3 Abrechnungsübersicht .. ............................ .......... ........... ... ............................ ....... ....... 24 6.4 Weiter notwendige und nachgewiesene Aufwendungen ("Belege") ............................. 25 6.5 Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse/Zahlungssperre ................... ..................... 25 7 Datenschutz ............................................................................................................... 25 8 Schulung der Mitarbeitenden ................................................................................... 26 9 Einführung BASS ...................................................................................................... 26 10 Dienst- und Fachaufsicht I Kontrollnachweis ......................................................... 26 11 Anlage ........................................................................................................................ 28 Seite 4 von 37
DA-Sprachmittlung 5 Einleitung ln vielen Aufgabenbereichen des Bundesamtes kommt der korrekten Übertragung des ge- schriebenen und gesprochenen Wortes zwischen verschiedenen Sprachen eine zentrale Be- deutung zu . Insbesondere im Asylverfahren kommen Sprachmittelnde zum Einsatz, die befä- higt sein müssen, Inhalte aus dem Deutschen in die Muttersprache von Antragstellenden (und umgekehrt) zu übertragen oder in eine andere Sprache zu übertragen, in welcher sich die Asylantragstellenden ausreichend gut verständigen können. Unter "Dolmetschen" ist im Folgenden die Übertragung des gesprochenen Wortes , unter .übersetzen" die Übertragung des geschriebenen Wortes zu verstehen. "Sprachmittlung" wird als Oberbegriff für beide Tätigkeiten- Dolmetschen und Übersetzen- verwendet; ebenso fallen unter "Sprachmittelnde" demnach sowohl Dolmetschende als auch Überset- zende. Das Asylgesetz trifft zu Sprachmittelnden folgende Regelung: § 17 Sprachmittler (1) Ist der Ausländer der deutschen Sprache nicht hinreichend kundig, so ist von Amts wegen bei der Anhörung ein Dolmetscher, Übersetzer oder sonstiger Sprachmittler hinzuzuziehen, der in die Muttersprache des Ausländers oder in eine andere Sprache zu übersetzeil hat, deren Kenntnis vernünftigerweise vo- rausgesetzt werden kann und in der er sich verständigen kann. (2) Der Ausländer ist berechtigt, auf seine Kosten auch einen geeigneten Sprach- mittler seiner Wahl hinzuzuziehen. Es besteht demnach für die Durchführung der Asylverfahren des Bundesamtes eine gesetzli- che Verpflichtung, den Antragstellenden im Verfahren einen Sprachmittelnden zur Seite zu 1 stellen. Folglich ist es für das Bundesamt unabdingbar, persönlich zuverlässige und fachlich geeignete Sprachmittelndein ausreichender Anzahl und Diversifizierung zu gewinnen und einzusetzen sowie die Qualität der Arbeit dieser Sprachmittelnden kontinuierlich zu überprü- fen . Die Gesamtverantwortung für Grundsatzfragen im Zusammenhang mit allen Sprachmitt- lungsangelegenheiten liegt bei dem dafür zuständigen Fachreferat 1 Lt. DA Asyl 7.2. : "Ein vom Antragsteller mitgebrachter Sprachmittler ersetzt nicht den vom Bundes- amt bestellten Dolmetscher und nimmt daher nur neben dem vom Bundesamt bestellten Dolmetscher an der Anhörung. Er ist weder ein Beistand noch eine "andere Person". Seite 5 vo n 37
DA-Sprachmittlung 1 6 Sprachmittelndenrekrutierung Grundsätzlich betreibt das Fachreferat (Ref 31 E- Sprachendienste) die Rekrutierung von Sprachmittelnden. Die Außenstellen 2 arbeiten mit dem Fachreferat bei der Rekrutierung von Sprachmittelnden kollegial zusammen ; insbesondere durch Mithilfe in Form von lokalen Ak- quisemaßnahmen vor Ort. Gehen Bewerbungen von Sprachmittelnden in einer Außenstelle ein, werden diese an das Fachreferat weitergeleitet. 2 Formalitäten, Überprüfung durch Sicherheitsbehörden Vor dem ersten Einsatz eines Sprachmittelnden, muss dieser zunächst eine Eignungs- und Zuverlässigkeitsüberprüfung durchlaufen. Die erforderlichen Überprüfungen erfolgen durch die beteiligten Fachreferate (31 E und 71 B) in Zusammenarbeit mit den Sicherheitsbehörden des Bundes und der Länder und werden nach spätestens zwei Jahren wiederholt. Sind die . einzelnen Überprüfungsergebnisse unauffällig ("negativ"), können Bewerbende als Sprach- mittelnde für das Bundesamt eingesetzt werden. Hierfür bedarf es vorher noch einiger ver- traglicher und formeller Aspekte. 3 Rahmenvereinbarungen Mit geeigneten und zuverlässigen Sprachmittelnden bzw. lnhabenden von Übersetzungsbü- ros schließt das Fachreferat vor dem ersten Einsatz für das Bundesamt eine Rahmenverein- barung , welche die Einsatzkonditionen (Stundenhonorar; Fahrtkosten; ggfs. Zeilenhonorar für schriftliche Übersetzungen; etc.) regelt. Die Vereinbarung ist haushaltsrechtlich Teil der zahlungsbegründenden Unterlagen und muss daher vor einem Einsatz in den Außenstellen rechtswirksam abgeschlossen sein. Es dürfen demnach nur Sprachmittelnde eingesetzt wer- den, die im Dolmetschendenbuchungssystem BABS (Bundesamt Bereitstellung Sprachmitt- lung) als überprüft und geeignet erfasst sind und mit einer vertraglichen Grundlage zum Ein- satz beim Bundesamt versehen sind. 2 Der Begriff Außenstellen beinhaltet auch alle Ankunftszentren Seite 6 von 37
7 DA-Sprachmittfung Ob Sprachmittelnde für das Bundesamt eingesetzt werden dürfen, erkennen Sie in BASS da- ran, dass Ihnen die Sprachmittelnden beim Anlegen eines Bedarfs angezeigt werden . Sollte darüber hinaus Bedarf an Sprachmittelnden bestehen , ist dies einzelfallbezogen mit dem zuständigen Fachreferat abzustimmen. Das Fachreferat aktualisiert die Einsetzbarkeit von Sprachmittelnden in BASS unmittelbar nach Bewertung der Erkenntnisse. Auch wenn demnach Sprachmittelnde bereits gebucht wurden , können sich auch danach jederzeit Änderungen hinsichtlich einer Einsetzbarkeit für das Bundesamt ergeben. 3.1 Verpflichtungen nach Verpflichtungsgesetz ln der Außenstelle sind Sprachmittefnde vor deren erstem Einsatz gern. § 1 Verpflichtungs- gesetz (VerpfJG) mündlich auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten förmlich zu verpflichten. fn der Außenstelle ist eine Niederschrift über die erfolgte Verpflichtung zu ferti- gen und vom Sprachmittelnden und der verpflichtenden Person gegenzuzeichnen (An- lage 2). Die Niederschrift ist an das Fachreferat weiterzuleiten. Das Fachreferat erstefit über die erfolgte/bestehende Verpflichtung eine entsprechende Eintragung in BASS. Die Ver- pflichtung muss durch die verpflichtende Person in Anwesenheit der Sprachmittelnden wört- lich und voffständig verlesen werden, ein Zusammenfassen des Inhalts ist nicht zulässig . Die abgeschlossene Durchführung der förmlichen Verpflichtung ist durch die Außen- stelle vor jedem Einsatz eines Sprachmittelnden mittels der Eintragungen in BASS zu überprüfen. Nicht verpflichtete Sprachmittelnde dürfen nicht eingesetzt werden . Ob Sprachmittelnde bereits nach VerpfJG wirksam verpflichtet worden sind, wird Ihnen über das System BASS mithilfe folgender Hinweistexte mitgeteilt: (J w s4'\l •SUmtt~e ·~· ·~· ·~· •zennak~•· &zup~~~• ~~------------------------- Einsatz ·- ...... M~ )Ott tiQ) 0 <> •~ ----------------·~ "'Informationen zum [insat7. otOIJO"IIOO GHUt• .... ... .. , ....... .... Seite 7 von 37
DA-Sprachmittlung 8 Verpflichtungserklärung fehlt X Die Verpflichtung der Dolmetscherin bzw. des Dolmetschers ist ausstehend. Bitte führen Sie vor Beginn des Einsatzes die Verpflichtung durch. Anschließend teilen Sie das Ergebnis der Verpflichtung dem Referat 31E mit. Im Falle einer Ablehnung der Verpflichtungserklärung durch die Dolmetscherin bzw. den Dolmetscher wenden Sie sich bitte ebenfalls an Referat 31E. Wurde die Verpflichtungserklärung von der Dolmetscherin bzw. dem Dolmetscher akzeptiert? •., ,·: 0 Abbrechen ~'· j ,, • • '0/ Ja ' Ansprachsteile für Fragen zur förmlichen Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz ist das Fachreferat 3.2 Mitwirkungspflicht Zusätzlich zur Rahmenvereinbarung wird den Sprachmittelnden eine Erklärung zu ihrer Mitwirkungspflicht übersandt, welche durch diese unterzeichnet werden muss. Die Mitwirkungspflicht fordert von Sprachmittelnden, im Falle sprachlicher Auffälligkeiten (Details s. DA Asyl Anhörung Abschnitt 1.3), dem Anhörenden einen Hinweis zu geben. Den Dolmetschenden kommt hierbei keine Gutachter-/Gutachterinnenfunktion zu. Entspre- chende besondere Kenntnisse werden nicht gefordert. Es geht lediglich um die Mitteilung rein sprachlicher Besonderheiten. ln diesem Zusammenhang sind Sprachmittelnde auch darauf hinzuweisen, dass die Beur- teilung der Glaubwürdigkeit der Antragstellenden sowie der Glaubhaftigkeit des Asyl- vortrags allein dem Anhörenden/der Entscheiderin/dem Entscheider obliegt. Darüber hinaus obliegt die gesamte Verhandlungsführung ausschließlich dem Anhö- renden. Insbesondere müssen Erläuterungen zur Art der Übersetzung (z.B. Beibehaltung kindgerechter oder sensibler Formulierungen , wortgetreue Übersetzung der Antworten des Antragstellenden) befolgt werden. Ist dies im Einzelfall nicht möglich, muss der Anhörende darauf hingewiesen werden . Dies ist zur Beurteilung der Antworten wichtig . Verstöße gegen die Mitwirkungspflicht melden die Außenstellen per Mail an das zentrale Postfach des Fachreferats (s. auch Punkt 5). Seite 8 von 37
DA-Sprachmittlung 3.3 9 Verhaltenskodex für Sprachmittelnde Neu zugelassenen Sprachmittelnden wird vor ihrem ersten Einsatz ein Verhaltenskodex übersandt, mit dessen Einhaltung sie sich einverstanden erklären müssen. Der Kodex um- fasst alle Anforderungen und Verpflichtungen , die das Bundesamt an Sprachmittelnde stellt, insbesondere hinsichtlich Neutralität, Integrität, Qualifikation und Verhaltensstandards für die Tätigkeit als zugelassene Sprachmittelnde. Er regelt auch die Verpflichtung der Sprachmit- telnden , Aufträge abzulehnen , wenn sich aus der Auftragsübernahme ein tatsächlicher oder wahrgenommener Interessenkonflikt ergibt oder ergeben könnte, der die Neutralität der Sprachmittelnden beschränkt oder beschränken könnte. Im Falle der Zuwiderhandlung ge- gen diesen Kodex haben Sprachmittelnde mit der Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Bundesamt zu rechnen. Die Nichteinsetzbarkeit der Sprachmittelnden wird durch das Fach- referat entschieden und in BABS hinterlegt. Verstöße gegen den Verhaltenskodex melden die Außenstellen per Mail an das zentrale Postfach des Fachreferats (s . auch Punkt 4.3 und 5). 3.4 Aktualität der Daten in BASS I Meldepflicht der Außenstellen Werden in der Außenstelle Veränderungen hinsichtlich der persönlichen Daten von Sprach- mittelnden bekannt (z.B. Änderung der Anschrift, der Rufnummer, der Bankverbindung etc.), so ist das Fachreferat unverzüglich schriftlich zu informieren, um die Änderungen im System zu hinterlegen. Die Daten werden innerhalb von 2-3 Werktagen im System geändert. Die Mitteilung der Datenänderung ist von betreffenden Sprachmittelnden gegen zu zeichnen und sowohl vorab per Mail an Ref31 EPosteingang@bamf.bund.de als auch im Original an das Fachreferat in der Zentrale zu übersenden. Hintergrund für die Gegenzeichnungspflicht durch den Sprachmittelnden : Insbesondere bei der Änderung von Kontodaten ist sicherzustellen, dass der jeweilige Sprachmittelnde auch der zugehörige Kontoinhabende ist. 3.5 Nachfragen von Sprachmittelnden zu aktuellem Vertragsverhältnis Sprachmittelnde und Dolmetschbüros sind im Rahmen eines Auftragsverhältnisses für das Bundesamt tätig. Ansprüche auf Einsätze im Bundesamt entstehen aus der unterzeichneten Rahmenvereinbarung nicht. Sind Sprachmittelnde vom Bundesamt für nicht einsetzbar erklärt, so kann dies verschiedene Gründe haben , bspw. fehlende Unterlagen, polizeiliche Erkenntnisse, mangelnde Qualität etc. Seite 9 von 37
DA-Sprachmittlung 10 Bei Nachfragen von Sprachmittelnden zu ihrer Einsetzbarkeit verweisen Sie bitte grundsätz- lich an das Fachreferat Nachweise über Einsatzzeiträume 3.6 Sofern Sprachmittelnde um eine Bestätigung ihrer Einsatzzeiträume beim Bundesamt bitten, verweisen Sie bitte ebenfalls an das Fachreferat, welches die entsprechenden Nachweise erstellt. 4 Einsatz von Sprachmittelnden Alle anfallenden Ausgaben für Sprachmittelnde müssen gemäß § 7 BHO entsprechend dem Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit überwacht und die Erforderlich- keit von Ausgaben belegbar sein. Die strikte Einhaltung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist unmittelbare dienstrechtliche Verpflichtung jedes einzelnen Bundes- amtsmitarbeitenden im täglichen Einsatz von Sprachmittelnden in den Liegenschaften des Bundesamtes. Grundsätzliches zum Einsatz von Sprachmittelnden 4.1 4.1.1 Einsatzplanung Die Einsatzplanung für Sprachmittelnde ist in BASS vorzunehmen und geht einer Beauftra- gung stets voraus. Sie ist zwingende Voraussetzung für das Erstellen eines Einsatzes und des digitalen Laufzettels im System, welcher Grundlage für die spätere Abrechnung der Sprachmittlungskosten ist. Unzulässig sind ausdrücklich: • Einsatzgarantien für Sprachmittelnde • Buchungen von Sprachmittelnden außerhalb von BASS • Langzeitbuchungen von Sprachmittelnden • das Reservieren/Blocken von Sprachmittelnden durch Absprachen oder Vereinbarun- gen außerhalb von BASS Bitte beachten Sie, dass eine Planung von Sprachmittelnden in der Außenstelle zeitlich nur so weit in die Zuku nft erfolgt, als auch tatsächlich Antragstellende geladen werden (Ladungs- horizont). Daher ist eine Planung bzw. Buchung von Sprachmittelnden, die über einen Zeit- raum von 4 Wochen hinaus in die Zukunft reicht, im Regelfall unzulässig (s. auch 4.1.2). Seite 10 von 37