DA Spracll m ~ller Sprachnachweis Deutsc-h 11 Unter > Dolmetsc;herdaten > F7 suchen> Nr. eingeben> unter Sprachen muss Cl angelegt sein wegen zu häufiger Ein~tze vo- rübergehend nicht ein- 7llan AZ/AS setzbar (.. Rotations- pflicht") Grund für kanntgegeben werden, bspw.: ,.Uns liegt kein gültiger Nachweis Ihrer deutschen Sprachkenntnisse vor. Welches Dokument als Nachweis dient. können Sie im Internet unter www.bamf.de/dolmets.<her nachlesen. Sie können wieder eingesetzt werden, wenn Sie dcn Nachweis erbracht haben. Grund sollte vereinfacht und unverfäng- lich dargestellt werden: ..Das Bundesamt verfügt Ober einen gro- ßen Pool an potenziellen Auftragnehmern. Um ein ausgewogenes Verhältnis an Eins- ätzen sicherzustellen, ist eine Rotation bei den Einsätzen notwendig, Sie können in absehbMer Zeit wieder eingesetzt wer· den." - 3 Einsatz von Sprachmittlern Alte an fallt•~den Ausgaben für Sprachmittler müssen gemäß § 1 BHO entsprcdwnd der haushalts- rechdic:hen Gebote der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit überwacht und die Etfordertichkeit von Ausgaben belegbar sein. Oie strikte Einhaltung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist unmit- Sei1e 11 von 42

DA SprachmitHer 12 telbare dienstrechtliche Verpflichtungjedes einzelnen Bundesamtsmitarbeiters im täglic:hen Einsatz von Sprachmittlern in den Liegenschaften des Bundesamtes. 3.1 Grundsätzliche$ zum Einsatz von Sprachmittlern 3.1.1 Einsatzplanung Oie Einsatzplanung für Spre~chmittter ist im DVS votzunehmen und geht einer Beauftragung stets voraus. Sie ist zwingende Voraussetzung fü r das Erst ellen des LaufzeLteis und für die spätere Abrech- nung der Sprachmittlerkosten. Unzulässig sind ausdrücktich: • Einsatzgarantien für Sprac-hmilller • Buchungen von Sprachmittlern außerhalb des DVS • Langleitbuchungen von Sprachmittlern • das Reservieren/Blocken von Sprachmittlern durch Absprachen oder Vereinbarungen ;~ußer­ hatbdes DVS Bitte be<~chten Sie, dass eine Planung von Sprachmittlem in der Außenstelle zeitlich nur so weit in die Zukunft ••folg~ als auch totsächlich Antragsteller geladen werden (udungshorizont).llaher ist eine Planung bzw. Buchung von Sprachrnittlem, die über einen Zeitraum von 4 Wochen hinaus in die Zu- kunft reicht, im Regelfall unwläs,sig (s. auch 3.1.3). Exkurs: Werden alte Einsatzplanungen für Sptachmiuler konsequent sofort auch im OVS erfasst. so verringert dies aufgrund der eingebauten Funktionalitäten in OVS den Akquise- und Planungsaufwand in den AußensLellen maßgeblich. Bereits geplante Sprachmittler wet- d en in DVS als nicht verfügbar markiert, weshalb da nn auch vergebliche Kontaktaufnah- men b-ei bereits geplanten Sprachmittlern vermieden wer'den. Das DVS gibt Auskunft über die (lktuetle Verfügbarkeit und Einsetzbarkeil von Sprac-hmittlern. Ände· rungcn können sich jedoch auch kurzfristig, z. B. auch im laufe eines Tages, ergeben (insbesondere NichtE!insetzbarkeit!). Daher ist vor jeder Terminabsprache und auch vor jedem bereits geplante-n Einsatz zu prüfen, ob die Oaten des gewünschten Sprachmittlers für die Einsatzplanung zur VerfO· gung stehen. Zur E in~tzplanung besteht systembedingt nur Zugriff auf denjenigen Kreis der Sprachmitttcr/BOros. mit denen das Bundesamt eine Vereinbarung fü r die jeweils abfragende AußensteUe abgeschlossen Seite 12 von 42

DA Sprachmittler 13 hat {insb. Fahrtkostenpauschate!). Sollte der Bedarf aus diesem Kontingent nic;ht gedec:kt werden können, steht das Fachreferat zwecks Koordinierung und Unterstützung zur Verfügung. 3.1.2 Buchung/ langfristige Reservierung Buc:hungen von Sprachmitdem über lange Zeiträume hinweg und weiter als vier Woche in die Zu· kunft (..langftistige Reservierung"') sind nic:ht zulässig. Selbst bei Nichtbenötigen der Leistung wäre das Bundes.1mt in solchen Fällen ggfl$. zahtungspflichtig. E.s muss sichergestellt werden. dass für jede Buchung eines Sprachmitttcrs ein eigener Auftrag erteilt wird. Den Sprachmintern muss die Moglichkeit gegeben werden, Aufträge abzulehnen, um deren zeitliche Disposition über die eigene Arbeitskraft gewährleisten zu können. Aus den genannten Gründen ist daher darauf zu ac:hten. dass bei Zeiträumen, die weiter als zwei Wo- chen in die Zukunft reichen, den Sprachmittlern gegenUber stets nur von einer unverbindlichen Ttr- minplanung, nicht aber von einer (ve•·bindlichen/festen) Buchung gesproc;hen wird. Ebenfalls unzulässig ist das Buchen von ,.Reserve..-Sprachmittlern. Einerseits könnte dies zu kosten- intensiven und unproduktiven Anteilen an Wartezeiten führen, andererseits stünden diese Sprach· mittler dann anderen Außenstetlen, die ebenfalls Bedarf cm Sprachmittlern haben, nicht zur Verfü- gung. Oie ßeauhragung von Sp(achmittlern erfolgt dvrc;h den Referatsleiter und - wie bei jeder Aufnags- vergabe - im Vier~Augen ~Prinzip . Bedarfsträger (z.B. SB Asyl, Anhörer, Entscheid er) dürfen nic;ht gleichzeitig mit der Verg.1be von Sprachmiulereinsätzen befasst sein. Eine Auftr~gsmonopolisierung zu Gunsten einzelner Sprachmittler oder Büros ist unzulässig. Insbesondere ist durch regelmäßi- gen Wechsel eine wirtschaftliche Abhängigkeit des Sprachmittlers/Büros vom Bundesamt lU ver- meiden. Zur Gewährleistung e.iner ausgewogenen Auftragsvergabe sind die Sprachmittlerkosten in den Außenstellen monatlich getrennt nach Kosten für Sprachmittler und Büros zu ermitteln und aus- zuweisen. Zudem gilt es., in der Außenstelle die prozentuale Einsatzhäufigkeit je Monat und Au- ßenstetle für alle Sprachmittler/· Büros festzustellen (Anlage 3}, um so das Aufkommen von Auf- tragsmonopalen zu vermeiden und die konsequente Rotation von Sprachmittlem sicher zu stellen. Oie Anlage 3 ist je Außenstelle quartalsweise bis zum 15. des Folgemonats zu erstellen und unaufge- fordert dem Fachrefe r.1t perEmail-Anhangoder im Sch1ifWchen Original vorzulegen und vor Ort in der Außenstelle S Jahre zu archivieren (s. auch 3.2). Sei1e 13 von 42

DA Sprachmtttler 14 Aus Gründen der Korruptionsprävention hat die Leitung der Außenstelle dafür Sorge zu tragen und zu überwachen, dus bei der Einsatzplanung die eingesetz-ten Sprachmittler in einer Außenstelle regelmäßig abgewechselt werden (s. auch 3.2). 3.1.3 Buchung von BUrodohnetschen'l Die Eingttplanung und Buchung von Bürodolmetschern hat stets über den Büroinhaber zu erfol- gen. Direkte Terminabsprachen m it dem Bürodolmetscher sind zu vermeiden. 3.1.4 Benennung des MARiS-Aktenzeichens in DVS Sofern es sich um ein Asylverfahr~n handelt, ist bctaits bei der Planung eines Eins.atzes im OVS, spä· tes-tens aber bei Abschlu» bzw. bei der Erstellung de-r Einsatzb<!stätigung im OVS ist das MARiS- Aktcnzcichcn des jeweiligen Verf<~hrens im dafü1 vorgesehenen Feld im OVS zu vermerken. Dies gilt auch für die Einsatzart Übersetzung. 3.1.S Einsatz von Gebärdendolmetschern Sprachmittler, welche Gebärde dolmetschen, mtissen nach JVEG bezahlt werden. Vor diesem Hinter- grund ist im DVS eine Zahlungssperre vorgesehen. Der Gebärdendolmetscher muss- abweichend vom übtichen Verfahren -seine Leistungen selbst gegenüber dem Bundesamt in Rechnung stelten. Oiese Rechnung wird in der Außenstelle geprüft. sachlich und rechnerisch fes tgestelU und zu~mmen mit dem Lauftettel an das Fachrefenn zur Anweisung der Auszahlung abgegeben. Sprachmiuler, welche zusätzlich zu Gebärde noch eine gesprochene Sprache beherrschen, werden fü r diese gespro- chene Sprache gemäß des im OVS hinterlegten Honorars abgerechnet Zu beachten ist, dass die Sprachmittler letztlich fü r die Sprache abgerechnet werden, fü r die sie tatsächlich eingesetzt \Wtden, nicht für die ursprünglich geplante Sprache. Ist ein Gebärdendolmetscher hörbeeintr3chtigt, muss diesem ein weiterer Gebärdendolmetscher zur Seite gestellt werden, welcher hören und sprechen kann, um zwischenAnhörer und hörbeeinträch- tigtem Gebärdendolmetscher kommunizieren zu können. Zu ~achten -und vor einem Einsatz stets zu kontrollieren- ist, dass beide Gebärdendolmetscher if'l'l DVS freigeschaltet sein müssen. 3.1.6 Während der Anhörung Seite 14 von 42

DA Sprachmltlle< 15 Der Sprachmittler tSt vor Anhorungsbegi11n darauf him:uweisen. sein Mobilt elefon aunuschilttn. E.ne Zuwiderhandlung oder e1nt VMYehruna dts Sprachrrunters gegen diese Aufforderung ist an diS Fachreferat zu melden. Spätestens nach einer Einsatzzeit von. 6 Std_ist dem Spruhm.nter eine Pau~ :~~nzubreten und bei Bt<Drf zu gewahren. Dies g1lt auch dann. wenn die Eins.atueit sich über zwei oder mehrere himerei· nander stattfi,,dende Anhörur1gen ersttackt {s. auch 5.2). 3.1.1 Niederschrift Der Kontrollbasen ln am Ende der Anhörung vom Antragsteller {ggf. geseuticher Vertre~ te.r/Vormund/Etaann.-agspfle:ger) sowie AnhOt~ und Dotmetscher zu unterleiChnen. Dabei ist insbe· sondere sicher zu stellen, dass erkennbar wird, ob der Arilrassteller selbst oder ein VertretC!r unter· zeichnet hat (ggf. Unterschriftenleiste pcr Hand ergänzen). 3.1.8 Einsatneltcn Oit AußensteHen rege(n W. t Jgtner ZusUndiJke't BE-ginn und Ende der Etns.ätte~ SprKhmittter sN so zu besteUe:n, dass tum Einsaubeginn und auch während dts Tage:sverliufs keine War1ezeiten tntste• hen Dies kann durch zeitlich gestaffelte Ladung von Sprachmittlern sowie von Antr.1gstellern er- reicht werden. Insbesondere sind mögtiche Ausfalle von AntragneUern (Krankheit. NKhterscheiltn. VersJ»tungen, WohnortwechseL Ooppelregisuierungen, etc.) bereits be1 der Planung der Sprachmin- lerelns.ätze mit einzukatkulie•tn. Be• N tchtersche~nen von Antrassteltem zum VOfgesehentn Anhörun-gstermin ist der S.pruhmittler nach einer Wartezeit von maximalzwei Stunden zu entlassen. Diese Einsaturt ist im Laufzettel als Wartezeit festzuhalten und u.nter Angabe dts Aktenzekhens des ni<ht erschienen AntrigsteUers in du DVS zu übeiV•gtn. Zur Vermeidung von Wartezeiten $iehe weiter unten auch ,Übersetzungs.aufträge• (3.1.15). l .L9 ldenbfllc•tlon Vor jedem Einsau ist die Jdentitäl eines Spri!chmittlers mittels Kontrolle ejoes Auswejsdokumentcs rojt Uchtbild zu uberprüfen. SpriChmitder. dtt sich nicht entsprechend ausweisen ...-ld somit nK:ht unrwt-iftlhaft identifi1iert wttdtn könnt':n. dQden nicht • uf d~e Uegen:,dltft der Außensuite geln- scn und nicht i!LS Sprac-hmittler eingesetzt we1den. Seile 15 von .<42

DA SprachmiHier 16 Als Ausnahme hierzu gilt nur, wenn der Sprachmittler dem Personal der Außenstelle aus einer voran· gegangenen IdentiUitsprUfung unmiHelbar selbst petsönlich und namentlit;:h bekannt ist. Sprachmittter sind fü r die Dauer ihres Einsatzes in den DienststeUen des Bundesamtes mit einem durch die Außenstellen bereitgestellten Liegenschaftsausweis auszustatten, der sich von den sonst i- gen Hausausweisen des Bundesamtspersonals optisch deutlich unterscheidet Die Sprachmittler haben diesen Ausweis während ihrer gesamten Einsatzdauer deutlich sichtbar zu tragen. 3.1.11 Hotelbuchungen Sollte ein Sprachmittler für zu~mmenhängende Einsätze eine HoteWbetnachtung benötigen, ist die Buchung von der AußensteHe vorzunehmen. Die Rechnung des Hotels wird in der Außenstelle ge- prüft, ggt. sachU<"h und rechnerisch re.stgeslelll ur1d an das Fiichreferat zur Anweisung der Auszah- lung abgegeben. Es ist darauf zu achten. dass auf der R<!chnung des Holeis der Ndme des Sprachmitt· lers vermerkt ist Hotels können über folgenden link zum TMS Workflow gesucht und gebucht werden http://antrag.tms.bva.inlranet.bund.de/DE/OOStart/start node.html 3.1.12 Laufzettel Je Sprachmittler wird pro Einsatztag nur ein Laufzettel in der Außenstelle ausgegeben. Der Laufzettel ist spätestens am Tag des Einsatzes vor dem ersten Einsatz des Sprachmittlers aus dem OVS auszu- drucken. Handschriftliche Eintragung<!n bergen Korruptionsgefahr und sind deswegen zu vermeiden. Ein handschriftlich veränderter LaUfzettel muss zur Abrechnung an das Fachrefe rat abgegeben wer- Seite 16 von 42

DA Sprachmittler 17 den. Die unterschriebenen Einsatzbestätigungen stellen hierbei Feststellungsvermerke im haushalts- rechtlichen Sinne dar. Alle weiteren diesbezüglichen Bemerkungen sind auf dem Laufzettel von dazu berechtigten Mit.1rbeitern der Außenstelle vorzunehmen. Nachträglich vorgenommene Änderungen müssen den haushaltsrechtlichen Anforderungen entsprechen. In den Laufzettet sind vom jeweiligen Mitarbeiter zeitlich aufeinander folgend die <!inz<!lnen Einsatz- arten minutengenau einzutragen: Wartezeiten; Abrechenbare Einsatzzeiten des Sprachmittlers, die in Folge nicht von ihm verschuldeter Umstände {Nichterscheinen des Antragstellers, etc.) de~s Erbringen der vereinbarten Leistung verhin- dern (Zur Vermeidung von War'lezeiten siehe auch weiter unten Übersetzungsaufträge.) Poustn: Vom SprachmitUer zu vertretende Unterbrechungen {z.B. Dienstleistungen für Dritte, private Gespräche} sind nicht abrechenbar. Bei Einsatzende ist dem Sprachmittler eine Kopie des von ihm gegengezeichneten Laufzettels auszu- händigen. Der Mitarbeiter, der diese übergibt ist auch dafür verantwortlich, dass das Original des Laufzettels dem Mitarbeiter zugeht, der die Daten in das DVS überträgt. 3.1.13 Einsätze in den Justizvottzugsanstalten (JVA) Bei NA-Einsätzen ist sicherzustellen, dass der Sprachmiuler grundsätzlich unmittelbar zur jeweiligen JVA gei:Jde.n wird. Die dabei vom Sprachmittler zurückgelegten Kilometer (einfache Strecke Wohnort - JVA) sind in den Lautzettel einzutr:Jgen und nach Überprüfung durch Mitarbeiter der Außenstelle in das OVS {Einsatzbestätigung) zu übernehmen. Oie Abrechnung der NA-Einsätze verläuft wie jeder sons t~ge Einsatzper Laufzettel. Eine Maximalpauschale gibt es nicht. ll.l4 Vergabe von Übersetzungsaufträgen Übersetzungsaufträge werden durch die jeweilige Organisations.einheit, in welc:her der Bedarf e~n einer Übersetzung von Dokumenten entsteht. in eigener Zuständigkeit vergeben. Verantwortlich fOr die Fristsctzung gegenüber dem Übers.etter urld für das Vorliegen aller notwendigen Voraussetzun- gen i.st folglich der den Auftrag erteilende Mitarbeiter in der jeweiligen beauftragenden Organisati- onseinheit Das Fachreferat nimmt bei der Vergabe von Übersetzungsaufträgen tediglich eine anlei- tende Funktion ein und unterstüUt ggf. bei Bedienungsfragen des OVS und bei sonstigen grundsätz- lichen Fragen zur Aufuagsvergabe. Es ist bereits bei der Vergabe dem Übersetzer gegenüber zu kommunizieren, dass Übersetzungsauf- träge schnellstmögtich erledigt werden müssen. Bei Anlage des Über~tzungsauftrags im OVS ist eine Seite 17 voo 42

DA Sprachmittler 18 Wiedervorlase von max. einer Woche anzusetun. Oit Einhaltuna der gegenüber dem Übersetzer gest.llttn Frist iJt seitens der auftn~gserteilenden Außensteile selbsl~ndiz zu übe(\fqchen Zur Vermetdune bzw. UbtrbrUc:kung von Wartezeiten SOW!f: bet besonders eiligen Obersetl!Mlgen können SchriftstOcke durch Sprachmittler. die: bereits \fOt On in dtr Außenstelle sind, Ubti'Setzt wer- don. Liegt der zu erwanende Übersetzungsauftrag uber 1.000 f netro, sind drei verschiedene Angebote von ÜbetSetzern und die Einwilligung des titelvcrw.lltenden Rererats (hier 711) einzuholen. Das Fac:h- referal steht im Bedarfsfall bei der Kostenschätzung unterstüu.end zu• VcffUgung. Bei Übersetzun- gen ob 10.000 l brurto ist eine BfdH-Vorlage l u re,tigen und auf den Dienstweg (Gruppen Ieitung. Abtellungslcitung, ßfdH) zu geben. Ausschlaggebend hierfür ist das Haushaltsführungsschreiben des taufenden Haushahsjahrtsl. Bei der Vttcabt von Ubttstuungsauftt~gen ,.außer Haus" w"d das Spnch.mittletbUro bzw. der mit dem Ubt.rseuuncQVhrag betnute Sprachmittler durch d1e tuhmcrwtreinbJrung verpf\ichtet. weder Kopten der zu ubtrseu~n Texte noch der Obersetzunaen (lUCh nicht in elekttonisd\ VOigehalte- ner Form) zu mltllen. .lufwbewahren oder weiterzugeben. Im Falle besonders sensibler oder sithemeitsreleYilnter Unterligen liegt es im Ermess.en des Refe- ratslerters der jeweiligen Außenstelle zu entscheiden. ob der Auftrag an em Obersetzungsbliro verge- ben oder von einem Sprachmittler bei Anwesenheit in der Außenstelle des Bundesamtes übersetzt wird. Ober die Entscheidung ist in der Außenstelle des Bundesamtes ein Vermerk 2u fef1igen, der in die Akten aufgenommen wird. 3.2 3.2.1 Vldto· Dolmetschen Allaemeines Unter VIdeo· Dolmetschen ist die Durchführung von Anhorunpn m;uels Vldeolconferenttechnik im Wege der Bild· und TonCibertragung zu verstehen. bei dtt s•ch AnlfaJSUIIer und Anho- rtr/Entscht'idtf in ~in~m Raum derselben Dienststelle aufhahtn. w1hrend Sich ein Oolmttscher in tW\er .Jndf:ftn Au&enJteUe bzw. in einem sog.. Dotmetscher· HUB (lt:ntrum) befindet und audiovisuell z_ugeschJttet wird. Dies diem der besseren Steuerung des Einsatzes von e1eenem Personal, der flexib- leren Nutruns von Dolmetscher.. Kapazitäten sowie dem Grunduu d4HKostenspirsamkeit. Ein Dol· mctschcrcinsatt per Videokonferenztechnik ist insbesondere auch dann Jinnvoll, wenn es gilt, kurz- fristige lokale Dolmetscherengpässe auszugleichen oder Sprachen, för die dem Bundesi'mt nur weni· ~ tiehe; InfoPORT > Organlgmmm :> H3Ushall :> Hau&haltaauafuhi'UngNortetlrlflen Seite 18 von 42

DA Sprachmittler 19 ge Dolmetscher zur Verfügung stehen, bundesweit effizient einzusetlen. Video-Dolmetschen kann daher nicht nur bei Anhörungen, sendem auch grds. bei Antragstellung und Aktenanlage zum Einsatz kommen. Nicht zu verwechseln und rechtlich auch nicht gleichzusetzen ist das Video-Dolmetschen mit einer sog. Video-AnhöiUng. Bei Video-Anhörungen würde ein räumlic;h vom Antragsteller und Dolmetscher getrennt befindlicher Anhörer/Entscheider mittetsVid~otechni k in die Anhörung zuge- schaltet. Den Regetfall sollte die Anhörung unter Hinzuziehung eines Präsenzdolmetschers bilden. Das Vi- deo-Oolmets<hen ist komplementär zu sehen und sollte insbesondete dann genutzt werden, wenn der Bedarf mittels eines Präsenzdolmetschcrs aufgrund ~f'höhter Anhörungszahlen, bei Mang~Lspra­ chen oder aufgrundunverhältnismäßig hoher Fahrtkosten nicht g~dcckt werden kann. Rechtlicher As~Xkt Anhörungen per Video-Dolmetschen verstoßen nicht gegen eine Rechtsvorschrirt. Die physische Anwesenheit des Dolmetschers in der Anhörung schr~ibt weder§ 17 AsyiG noch Art. l4 der V~rfah­ rcnsrichtlinie (V-Rl) ausdrücklich vor. Die Vorgabe, wonach ein Dolmetscher hinzuzuziehen ist, setzt nicht die persönliche Anwesenheit in der Anhörung voraus, sondern dient nur der Sicherstellung ei- ner Übersetzung. FOr das Gerichtsverfahren erlaubt § 185 Abs. l a Gerichtsverfassungsgesetz (GVG) sogar ausdrücklich das Video-Dolmetschen. Wenn der im Gerichtsverfahren geltende Grundsatz der Unmittelbarkeit der Beweisaufnahme dem Video-Dolmetiehen nicht entgegensteht, muss dies im V~rwaltungsverfa hren, das diesen Grundsatz nicht enthält, erst recht gelten. l-2.2 Verfahrensfragen • .G.tsö. kann bei jedem HKL eine Anhörung mittels Video-Dolmets<::hen geplant und durchge- rühf't werden. Dies gilt prinzipiell auch für alle Kategorien von A1Htagstellern - auc;h Wr vul- nerable Personengruppen. Ause:enommen sind sprach·, seh· oder hörbeeinträchtigte Per- sonen. • Eine Anhörurigper yjdeo·Dolmetschen setzt kein Einverständnis des AntragsteUers voraus. • Die Bestimmung zu Art und Weise sowie der funktionellen ZusWndigkeit für eine ggf. erfor- derliche Prüfu ng oder Klärung von Zweifelsfällen obliegt d~r Leitong der jeweiligen Organi· sations.einheit,. in der die Anhörung stattfinden solL 3.2.3 • Technische Einrichtung und Buchung Im Jahr 2017 wurden alle Außenstellen und Ankunftszentten mit der nötigen Videoter;hnik ausgastattet. Sollten weitere Video·Dotmetsr;her•Arbeitsplätze benötigt werden, arbeiten auf entsprechende Anfrage an das Fachreferat die Außenstellen - insb. avisierte Hub· Seite 19 von 42

DA Sprachmittler 20 Außenstellen - für Einrichtung und Überführung in den Wirkbetrieb des Video- Oolmetschens kollegial mit dem Fachreferat zusammen. • Nach erfolgter Einrichtung und positivem Funktionstest sind für die ans<hließende kontinu· ierliche Durchführung des Wirkbetriebs die Dolmetscher-Koordinatoren der Hub- und Be- darfs-Außenstellen in direkter Zusammenarbeit (ohne weitere zus.ätz.liche Vermittlung des Fachreferates) dafür zuständig, die benötigten Sprachbedarfe zu beslimmen, die Zeiten für Video-Anhörungen zu terminieren und die hierfür efforderlichen Sprachmittler in den Hubs zu planen, zu buchen und zum Einsatz zu bringen. • Erforderliche Sprachmittler-Bedarfe und Video-Termine sind seitens der Bedarfs· Außcnste:llen mit ausreichender Vortaufzeit an den Video· Hub Düssetdorf heranzutragen. Sollten vereinbarte Te:rmine nicht erfolgen können, so ist seitens der absagenden Stelle die jeweils andere Seite umgehend nach Kenntnis des Terminausfalls zu informieren. 3.2.4 Organisatorische/technische Vorgaben: • Für das Video·Dotmetschcn kommen ausschließlich Dolmetscher zum Einsatz, die im OVS • des Bundes.amtes als einsetzbar geführt und nach Verpflichtungsgesetz verpflichtet sind. Grds. kann jeder - gemäß OVS einsetzbare Dolmetscher - auch für das Video·Dolmetschen eingesetzt werden, außer der Dolmetscher spricht sich ausdrücklich gegen den Einsatz als Vi· deo·Dotmetscher aus. • Die Dolmetscher•Hubs (Zentren}werden ausschließtich in Liegenschaften des Bundenmte$ eingerichtet; es besteht damit volle Kontrolle darüber. welcher Dolmetscher am Video· Arbeitsplatz im Hub sitzt sowie darüber, wer sich sonst noch in den Räumlichkeiten befindet. • Oie Video·Kommunikatior' zwischen Hub und Bedarfs-Außenstelle erfolgt ausschließtich über verschlüsselte Netzwerksysteme des Bundes bzw. des Bundesamtes. • Bereits bei der Planung einer Anhörung per Video-Konferen2technik ist darauf zu achten. dass alle beteiligten Personen - insbesondere aber Anhörer, Antragsteller und Dolmetscher - einen guten Sichtkontakt zueinander haben und das Hörverständnis durch externe Ge- räuschquellen nicht Obermäßig beeinträchtigt wird. • Es erfolgt keine audiovisuelle Aufzeich nung oder Spe-icherung der VideowKonferenz. Das Er- gebnis der Anhörung ist die Niederschrift. • Der entsprechende Kontrollbogen ist am Ende der Anhörung vom Ant1agsteller {und ggf. Ve11teter}sowie Anhörer und Dolmetscher zu unterzeichnen (zum techniS<hen Verfahren der Aufnahme in die Aktes. FAQs zum Video-Dolmetschen). Eine Protokoltierung der erforderli- chen Bestätigungen des Dolmetschers alleine reicht zu Nachweiszwecken nicht aus. Das Protokoll wird für die Rückübersetzung zum HUB geschickt {bevorzugt per E-Maii-Scan oder auch per Fa.x}: zusätzlich wird das Formular mit den gesamten zu teistenden Unterschriften zuge- schickt. Der Dolmetscher führt die Rückübersetzung durch und unterschreibt das Formular. Oie Un- Seite 20 von 42