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Sehr geehrter Herr [geschwärzt], vielen Dank für die Beantwortung der Fragen und die freundliche Überlassung der "Übersicht zu den Aufbewahrungsfristen (in Jahren)". Im Zusammenhang mit "Aufbewahrungsfristen" führen Sie aus, dass "Unterlagen [...] im Rahmen der Aufbewahrungsfristen aufzubewahren [sind] und [...] anschließend entweder vernichtet (gelöscht) oder dem Stadtarchiv übergeben [werden]". Ich nehme an, dass es sich um eine stark vereinfachte Vorgangsdarstellung handelt. Denn gemäß Landesarchivgesetz Baden-Württemberg und den Bestimmungen der Datenschutzgesetze sind Unterlagen, die im laufenden Dienstbetrieb nicht mehr benötigt werden, erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus den Registraturen auszusondern und vor Vernichtung oder Löschung zwingend dem (kommunalen) Archiv zur Bewertung und Übernahme anzubieten ist. Ohne Zustimmung des (kommunalen) Archivs dürfen keine Unterlagen vernichtet bzw. gelöscht werden. Dies gilt auch im Fall von datenschutzrechtlichen Löschungsvorgaben (vgl. §14 Landesdatenschutzgesetz, LDSG). Weiter haben Sie mitgeteilt, dass die Stadt Tauberbischofsheim keine explizite Dienstanweisung für die Aktenaufbewahrung hat. In "§ 19 Aktenführung" der "Allgemeinen Dienstanweisung" der Stadt Tauberbischofsheim sei geregelt: "Alle wichtigen Vorgänge sind zu dokumentieren" und die Sachgebiete sind "für die ordnungsgemäße Bearbeitung ihrer Akten" verantwortlich. Ferner wird Ihrerseits ausgeführt, dass "Die Ämter" die dezentralen Registraturen "in eigener Verantwortung" führen und weiterhin "den Ämtern zur eigenverantwortlichen Nutzung eine zentrale Registratur [...] zur Verfügung" steht. Leider kann man dem Auszug "§19 Aktenführung" aus der "Allgemeinen Dienstanweisung" nur den Soll-Zustand bzw. das Soll-Vorgehen der Stadt Tauberbischofsheim entnehmen. Allerdings ist dem Auszug, aufgrund der darin vorgenommenen Verantwortungsdelegation an die einzelnen Ämter und Sachgebiete, nicht zu entnehmen, was die Stadt Tauberbischofsheim konkret unternimmt, um mögliche Schäden – die u.a. mit der Amtshaftung einhergehen –, frühzeitig zu minimieren bzw. minimal zu halten, was gerade die originäre Aufgabe von jeglicher Art von (Dienst-)Anweisung ist. Es sei zudem darauf verwiesen, dass gemäß dem Grundgesetz der Bundesrepublik Deutschland Verwaltungshandeln jederzeit nachprüfbar sein muss. Dies geschieht durch die schriftliche Dokumentation der einzelnen Verwaltungsvorgänge in Akten. Der Grundsatz der Aktenmäßigkeit verpflichtet die öffentliche Verwaltung, Akten zu führen und damit ihr Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren. Dieser Grundsatz leitet sich aus dem Art. 19 Abs. 4 und Art. 20 Abs. 3 Grundgesetz (Rechtsstaatsprinzip), dem Amtsermittlungsgrundsatz (§ 24 Verwaltungsverfahrensgesetz - VwVfG) und dem Anspruch auf Akteneinsicht (vgl. § 29 VwVfG) sowie den Regelungen des Landesinformationsfreiheitsgesetzes (LIFG) ab. Mündliche Informationen und Entscheidungen, deren Inhalt Aktenrelevanz haben, sind als Aktenvermerk zu verschriftlichen und zur Akte zu nehmen. Daher gestatten Sie mir bitte die Rückfrage zur weiteren Bereitstellung von Informationen und Unterlagen, welche darlegen, wie die Stadt Tauberbischofsheim sicherstellt, dass - allen Beschäftigten der Aktenplan, die Registrierungsrichtlinien und die Aufbewahrungsfristen bekannt sind. - alle Beschäftigten in regelmäßigen Abständen über die Aktenmäßigkeit und die Aktenaufbewahrung geschult und informiert werden. - allen Beschäftigten die erforderlichen Kenntnisse, Instrumente und Hilfsmittel besitzen und anwenden. - allen Beschäftigten die dienstrechtlichen Konsequenzen bei Zuwiderhandlung bekannt sind. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen [geschwärzt] Anfragenr: 302784 Antwort an: [geschwärzt] Laden Sie große Dateien zu dieser Anfrage hier hoch: [geschwärzt]

Sehr geehrter Herr [geschwärzt], bezüglich meiner Antwort vom 07.04.2024 möchte ich zur Akten- und Unterlagenaufbewahrung folgendes präzisieren: Die öffentliche Verwaltung hat die gesetzliche Pflicht zur Dokumentation ihres Handelns. Diese ergibt sich mittelbar aus Artikel 20 Abs. 3 des Grundgesetzes. Dort heißt es: "Die Gesetzgebung ist an die verfassungsmäßige Ordnung, die vollziehende Gewalt und die Rechtsprechung sind an Gesetz und Recht gebunden." Gemäß höchstrichterlicher Entscheidung des Bundesverwaltungsgerichts (BVerwG) leitet sich daraus die Pflicht zur Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns ab, vgl. Beschluss vom 16.03.1988, BVerwG 1 B 153/87: "Die den Behörden nach dem Grundgesetz obliegende Vollziehung der Gesetze ist nicht ohne eine Dokumentation der einzelnen Verwaltungsvorgänge denkbar, die das bisherige sachbezogene Geschehen sowie mögliche Erkenntnisquellen für das künftig in Frage kommende behördliche Handeln enthält; dies macht die Führung von Akten erforderlich, ohne daß dies eines ausdrücklichen Ausspruches im Gesetz bedürfte." Diese Pflicht gilt auch für die Führung elektronischer Akten und Vorgänge, vgl. § 6 E-Government-Gesetz Baden-Württemberg (EGovG BW). Dabei sind in allen Fällen die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung einzuhalten: - die Pflicht, Akten zu führen (Grundsatz der Aktenmäßigkeit, auch: Grundsatz der Schriftlichkeit), - die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen vollständig und nachvollziehbar abzubilden (Grundsatz der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit), - die Pflicht, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen (Grundsatz der wahrheitsgetreuen Aktenführung), - das Verbot der nachträglichen Entfernung und Verfälschung von rechtmäßig erlangten Erkenntnissen und Unterlagen aus den Akten (Grundsatz der Authentizität und Integrität), - die Pflicht, Akten nur den Personen zugänglich zu machen, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen (Grundsatz der Vertraulichkeit), - die Pflicht, den Aktenbestand langfristig zu sichern (Grundsatz der langfristigen Sicherung). Die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sind somit bei papiergebundenen, hybriden und elektronischen Akten gleichermaßen sicherzustellen. Unabhängig davon würde ich gerne meine Bereitstellungsbitte erweitern um Informationen und Unterlagen - zur Archivordnung (bzw. Satzung) des kommunalen Archivs der Stadt Tauberbischofsheim, vgl. § 7 Abs. 3 LArchG. - zum aktuellen Stand der elektronischen Aktenführung bei der Stadt Tauberbischofsheim, insbesondere zur E-Akte, E-Fachverfahren, E-Vorgangsbearbeitung, E-Zusammenarbeit, SAGA, XDOMEA, usw. Die Bereitstellung der Informationen und Unterlagen erbitte ich auch in diesem Fall in elektronischer Form (E-Mail). Sollten diese Informationen nicht in Ihrem Zuständigkeitsbereich liegen, so bitte ich um entsprechende Weiterleitung an die zuständige Institution der Stadt Tauberbischofsheim. Mit freundlichen Grüßen [geschwärzt] Anfragenr: 302784 Antwort an: [geschwärzt] Laden Sie große Dateien zu dieser Anfrage hier hoch: [geschwärzt]

Guten Tag, meine Informationsfreiheitsanfrage „Akten- und Unterlagenverwaltung der Stadt Tauberbischofsheim“ vom 11.03.2024 (#302784) wurde von Ihnen nicht in der gesetzlich vorgeschriebenen Zeit beantwortet. Sie haben die Frist mittlerweile um 7 Tage überschritten. Bitte informieren Sie mich umgehend über den Stand meiner Anfrage. Mit freundlichen Grüßen << Antragsteller:in >> << Antragsteller:in >>