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Anfrage nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz (HmbTG) / HmbUIG / VIG Guten Tag, ich möchte Sie bitten, mir Folgendes zuzusenden:

Sehr << Antragsteller:in >> bitte entschuldigen Sie die späte Beantwortung Ihrer Anfrage! Das BNITM führt keinen übergreifenden Aktenplan. Die einzelnen Arbeitsbereiche organisieren und verantworten jeweils die Aktenorganisation in Ihrem Zuständigkeitsgebiet. Bevor ich die Aktenpläne sämtlicher Arbeitsbereiche einsammeln lasse - können Sie eingrenzen, welcher Bereich oder welche Bereiche Sie näher interessieren? Herzliche Grüße

Guten Tag << Antragsteller:in >> herzlichen Dank für Ihre Gelassenheit wegen meiner verspäteten Antwort von Anfang Dezember! Nun habe ich Sie wieder recht lange warten lassen, in der Zwischenzeit aber immerhin mit den administrativen Abteilungsleitungen geklärt, ob sie ihre Ablage-Systematik jeweils in einen Aktenplan gießen. Das ist nicht der Fall. Sie hatten mich um eine Schätzung gebeten, wie groß der Aufwand wäre, Ihrer Anfrage nachzukommen. Dazu müssten sämtliche Bereiche des Instituts auf Basis der vorhandenen Akten und der Prozesse zunächst einen Aktenplan entwickeln, diese Pläne für vergleichbare Bereiche sinnvollerweise harmonisiert werden, die Änderungen abgestimmt, die Aktenpläne der Arbeitsbereiche zu einem Gesamtaktenplan zusammengeführt und die Akten entsprechend des dann erstellten Plans sortiert und gekennzeichnet werden. Ich gehe davon aus, dass die Sichtung der Akten sowie die Entwicklung der Aktenpläne und deren Abstimmung in den Teams jeweils 2,5 Arbeitstage ("Manntage") in Anspruch nehmen. Das beträfe im administrativen Bereich 16 Arbeitsfelder, mithin 40 Tage. Bei Zugrundelegen eines vergleichbaren Zeitbedarfs in den derzeit 31 Forschungsabteilungen und -gruppen sowie den zwölf Infrastrukturen kämen weiter 107,5 Arbeitstagehinzu. Für die Harmonisierung der Aktenpläne, die Abstimmung der Änderungen und die Zusammenführung zu einem Gesamtaktenplan würde in an zentraler Stelle sieben Arbeitstageund in allen Arbeitsbereichen weitere sieben Arbeitstageansetzen. Die Zuordnung sowohl der Papierakten als auch der digitalen Akten schätze ich auf drei Arbeitstageje Bereich, über alle Bereiche also 177 Arbeitstage. Insgesamt kommen knapp 340 Arbeitstagezusammen. Wir sind also grob bei einem Jahr. Bei Annahme eines Durchschnitts-Arbeitsnehmenden-Bruttogehalts von monatlich 4.500 €, ergibt sich ein Jahres-Arbeitgeber-Bruttogehalt von rund 73 Tsd. €. Ich möchte Ihnen folgenden Vorschlag machen: Ich gehe davon aus, dass der Aktenplan Grundlage für Überlegungen sein soll, an welcher Stelle weitergehende Nachfragen interessant sein könnten. Eine solche Grundlage könnten wir meines Erachtens auch schaffen, indem wir unser Organigramm (siehe Anhang), um die von den jeweiligen Bereichen ausgeübten Tätigkeiten ergänzen. Wenn wir auch dies zunächst auf die nicht-wissenschaftlichen Bereiche begrenzen können, ließe sich absehbar Anfang kommenden Jahres eine Unterlage erstellen, die Ihnen einen guten Überblick gäbe. Halten Sie das für einen gangbaren Weg? Herzliche Grüße