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Sehr geehrter Herr Roeder,
hiermit erhalten Sie die von Ihnen erfragten Informationen nach dem Landestransparenzgesetz:
1) Auskunft zur Digitalisierungsstrategie der Verwaltung:
1a) Wie wird der Fortschritt der Digitalisierung gemessen?
Für bestimmte Projekte (E-Akte, Online-Anträge) lässt sich der Fortschritt anhand der umgesetzten Projekte in Abhängigkeit der gesamten Projekte messen. Weitere derartige Messungen werden ansonsten nur überregional durch Umfragen von externen Stellen vorgenommen.
1b) Bis zu welchem Datum ist geplant, dass 100% der Behördengänge digital erfolgen können?
Das hängt von der Zurverfügungstellung der OZG-Leistungen (Online-Zugangsgesetz) durch die themenverantwortlichen Länder ab. Ein genauer Zeitpunkt ist insbesondere bei den nicht priorisierten OZG-Leistungen nicht abzusehen, zumal bestimmte Antragsprozesse nicht vollständig digital möglich sind.
1c) Wie werden die Mitarbeiter*innen der Verwaltung, die Bürger*innen, die Unternehmen und andere Organisationen in die Digitalisierung eingebunden?
Mitarbeitende der Verwaltung können auf der Intranetseite der DigiWerkstatt (= verantwortliche Stelle für Digitalisierung innerhalb der Kreisverwaltung) Informationen rund um Digitalisierung einsehen. Die DigiWerkstatt hat zudem eine Einführungsveranstaltung zum Thema Digitalisierung durchgeführt. Natürlich sind Mitarbeitende auch in die Umsetzungsprojekten in Ihren Organisationseinheiten eingebunden.
Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen werden neue, digitale Anträge in sozialen Netzwerken sowie der Internetseite der Verwaltung aufgezeigt. Weiterhin gab es bereits Berichte in der AZ. Der Kreis hat in seinem Haushalt zudem Mittel für die Öffentlichkeitsarbeit im Zusammenhang mit der Digitalisierung eingeplant. Genaue Beteiligungsprojekte sind derzeit noch in Planung.
1d) Welche Anstrengungen werden unternommen, um die Digitalisierungskompetenz und das digitale Mindset der Mitarbeiter*innen der Verwaltung zu erhöhen?
In der Verwaltung wird eine digitale Lernplattform betrieben. Neben Pflichtschulungen beispielsweise zu den Themen Datenschutz und IT-Sicherheit stehen den Mitarbeitenden vielfältige Schulungsvideos zu gängigen Office-Anwendungen sowie diversen hausinternen Softwares zur Verfügung. Im Rahmen der Digitalisierungsprojekte (E-Akte, E-Rechnung, OZG, Online-Termin, etc.) erhalten die Mitarbeitenden natürlich umfassende Schulungen und Materialien zu neuen Softwares und digitalen Arbeitsabläufen.
1e) Inwieweit besteht ein Austausch zwischen den verschiedenen Landkreisen, und welche Anstrengungen wurden unternommen, um einen Best-Practice-Austausch mit vorbildlich digitalisierten Verwaltungen in anderen europäischen Ländern (z.B. Estland) zu ermöglichen?
Hier besteht reger Austausch, der für alle Verwaltungen in vielen Projekten sehr nützlich ist. Neben monatlichen Besprechungen (fast) aller rheinland-pfälzischer Digitalisierungsbeauftragten der Landkreise gibt es zu bestimmten Projekten auch diverse weitere Zusammenarbeit.
Diesbezügliche Kontaktaufnahmen zu anderen, „vorbildlich digitalisierten Ländern“ gab es bisher nicht.
1f) Welche Möglichkeiten gibt es für Bürger*innen, Unternehmen und andere Organisationen, auf die Digitalisierung einzuwirken (z.B. Umfragen, Kunden-Feedback, Datenanalyse, maschinelles Lernen)?
Die beste und einfachste Möglichkeit, die Verwaltung bei der Digitalisierung zu unterstützen, besteht darin, die bereits verfügbaren digitalen Antragsmöglichkeiten zu nutzen. Feedbackmöglichkeiten werden beispielsweise am Ende verschiedener Online-Anträge ermöglicht.
Ansonsten stehen die verantwortlichen Stellen den Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen bei entsprechenden Anfragen zur Verfügung. Zu beachten ist, dass maschinelles Lernen und Datenanalyse nur unter dem Vorbehalt exakter datenschutzrechtlicher Prüfungen nutzbar sind.
1g) Welche Anstrengungen werden unternommen, um den Zugriff mit allen Device-Typen zu ermöglichen und Barrierefreiheit umzusetzen?
Die Online-Anträge sind webbasiert und mit den gängigen, internetfähigen Geräten zu stellen. Im Rahmen der digitalen Antragsstellung können die Nutzenden einen technischen Support oder die zuständigen Mitarbeitenden kontaktieren. Ein Großteil der Antragsstrecken wird der Kreisverwaltung final zur Verfügung gestellt, sodass inhaltlich kaum Änderungen möglich sind. Zum generellen Thema Barrierefreiheit wurde innerhalb der Verwaltung eine Arbeitsgruppe gegründet.
1h) Können Sie mir Aufzeichnungen zur Verfügung stellen, die die Digitalisierungsstratgie der Verwaltung aufzeigen?
Die Verwaltung verfolgt eine Digitalisierungsstrategie. Diese erhalten Sie beigefügt. (Anm.: Es ist ein Ausschnitt aus einer Info-Broschüre, welche den Mitarbeitenden beim „Projektauftakt“ zur Verfügung gestellt wurde.)
2) Auskunft zur Nutzung von Open-Source-Software und Datenverfügbarkeit:
2a) Sieht sich die Verwaltung dem Grundsatz "public money, public code" verpflichtet?
Die Verwaltung beschafft nach den rechtlichen (Vergabe-)Grundlagen, welche für die Beschaffung im öffentlichen Bereich gelten. Der Grundsatz „public money, public code“ spielt dabei keine hervorgehobene Rolle.
2b) Wird in Ihrer Behörde Open-Source-Software verwendet? Falls ja, welche Software wird eingesetzt?
Ja. Die Software kommt dort zum Einsatz, wo der Einsatzzweck es zulässt. Open Source wird hauptsächlich im Webserverbereich (CMS usw.) eingesetzt.
2c) Liegen Ihrer Behörde Erfahrungen oder Berichte über die Effektivität und Vorteile der Nutzung von Open-Source-Software vor?
Bezugnehmend auf die Frage 2b) Ja, die gibt es.
2d) Falls Open-Source-Software nicht verwendet wird, welche Gründe liegen dieser Entscheidung zugrunde, und gibt es Pläne oder Überlegungen, in Zukunft Open-Source-Lösungen einzusetzen?
In der Verwaltung werden eine Vielzahl von Fachverfahren benötigt. Der weitaus größte Teil ist nicht mit dem Einsatz von Open-Source Produkten vereinbar. Sei es, weil sie schlicht auf Basis kommerzieller Software entwickelt wurden und/oder kommerzielle Software für Ihre Nutzbarkeit vorausgesetzt wird.
2e) Sieht sich die Verwaltung dem Grundsatz "public money, public data" verpflichtet, und welche Daten werden bisher oder zukünftig per API zur Verfügung gestellt?
Was die Frage zum Grundsatz „public money, public Data“ betrifft, wird auf die Antwort von Frage 2a verwiesen. Es werden der breiten Öffentlichkeit keine Daten per API zur Verfügung gestellt.
3) Auskunft zur Steigerung der Effizienz durch den Einsatz digitaler Prozesse:
3a) Sind alle Schnittstellen, die die Bearbeitungszeit beschleunigen können, bereits implementiert?
Nein, beispielsweise im Rahmen der Einführung der E-Akte und der Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes stehen einige Schnittstellen noch nicht zur Verfügung.
3b) Falls Frage 3a) nicht mit "ja" beantwortet werden kann: Gibt es bereits einen Einsatz von Robotic Process Automation oder ist dies in Planung, um manuelle Prozesse auf das Notwendige zu reduzieren?
In Einzelbereichen gibt es bereits vergleichbare Software. Dort wo möglich und rechtlich zulässig, werden derartige Optimierungsmöglichkeiten geprüft.
3c) Werden Online-Hilfe und Support-Ressourcen bereitgestellt, um Bürger*innen, Unternehmen und andere Organisationen bei der Nutzung der digitalen Dienste zu unterstützen?
Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen erhalten bei Bedarf weiterhin Unterstützung bei den Antragsprozessen. Diese wird durch Hilfestellungen bei digitalen Anträgen sowie einer Sprachauswahl nochmals verbessert.
3d) Plant die Verwaltung die Möglichkeiten zur Kommunikation über digitale Live-Chats mit Mitarbeiter*innen der Verwaltung?
Aktuell ist dies „noch“ nicht in konkreter Planung. Die „üblichen“ Wege der Kontaktaufnahme (Telefon, Mail, (Online-)Terminvereinbarung, etc.) stehen zur Verfügung.
3e) Plant die Verwaltung die Möglichkeiten zur Kommunikation über digitale Live-Chats, die auf Large Language Model Chat-Bots basieren?
Konkrete diesbezügliche Planungen gibt es noch nicht. Jedoch werden vergleichbare Projekte anderer Verwaltungen beobachtet. Bezüglich der Nutzung von künstlicher Intelligenz sind zunächst auch datenschutzrechtliche Bedenken auszuräumen.
Gruß
