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Sehr geehrteAntragsteller/in Ihre Fragen können wie folgt beantwortet werden: 1) Wurden neben Zoom noch alternative Anbieter diskutiert, wenn ja, welche und warum wurden diese verworfen? Um die akuten Bedarfe der Universität möglichst umfassend, schnell und mit bestmöglicher Stabilität und Anbindung an vorhandene Systeme bedienen zu können, wurde auf Basis vorheriger Erfahrungen eine Campuslizenz für den Videokonferenzdienst Zoom für alle Beschäftigten und Studierenden der Universität erworben. ZOOM wurde für eine begrenzte Zeit als Reaktion auf die aktuelle Lage beschafft um zu einem Gelingen des digitalen Sommersemesters beizutragen. Weitere Systeme (Microsoft Teams, DFNconf, Cisco Webex, Skype) und auch quelloffene Lösungen (BigBlueButton, Jitsi) werden über die nächsten 12 Monate neben Zoom evaluiert werden. 2) Wie wird sichergestellt, dass Zoom die Daten im Geltungsbereich der DSGVO verarbeitet? Gab es eine Datenschutzfolgeabschätzung zum Einsatz von Zoom für den Lehrbetrieb und ggf. Vorkehrungen, die getroffen werden müssen/sollen, damit ein datenschutzfreundlicher Betrieb gewährleistet ist. Mit entsprechender Einstellung ist Zoom datenschutzkonform einsetzbar. https://www.uni-bielefeld.de/einrichtun… Zudem werden Anleitungen zur Nutzung von Zoom bereitgestellt. https://www.uni-bielefeld.de/einrichtun… Auch über die Zoom Seite erreichbar die Hinweise des Informationssicherheitsbeauftragten, die eine Anwendung von Zoom für sensible Daten ausschließt. https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung… 3) Wo kann die Lizenzvereinbarung der Universität Bielefeld mit Zoom eingesehen werden? Falls es noch keine gibt, wie lautet der Vertragstext oder Entwurf oder Vorvertrag oder das Angebot, welches Sie mit Zoom vereinbart oder geschlossen haben? Der Antrag auf Einsicht in Vertragsunterlagen muss aus Gründen der Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen des Vertragspartners gem. § 8 Abs. 1 IFG NRW abgelehnt werden. 4) Wie hoch fallen die Linzenzgebühren aus? Der Antrag auf Auskunft über die Höhe der Lizenzgebühren muss aus Gründen der Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen des Vertragspartners gem. § 8 Abs. 1 IFG NRW abgelehnt werden. 5) Wie hoch fallen die sonstigen Kosten für Personal etc. aus, z.B. Schulungen, IT etc. Gemäß § 5 Abs. 1 IFG NRW kann Auskunft zu den begehrten Informationen nur beansprucht werden, sofern diese in der Behörde bereits vorhanden sind. Die Behörde ist nicht verpflichtet andere Informationen auszuwerten und die Ergebnisse dieser Auswertung, also neu geschaffene Informationen zugänglich zu machen, vgl. Franßen, IFG NRW 2007, S. 132, Rn. 396 m.w.N.. Da die von ihnen begehrten Informationen von der Universität erst noch zusammengeführt und aufbereitet werden müssten, besteht insoweit kein Auskunftsanspruch. 6) Wie schützt die Universität Bielefeld ihre Zoom-Nutzer vor einer Datenweitergabe durch Zoom, bzw. sonstigen Missbrauch (auch innerhalb der DSGVO)? Es wurde eine Auftragsverarbeitung mit Zoom abgeschlossen und durch die Administration der Universität Bielefeld werden datenschutzfreundliche Einstellungen voreingestellt. https://www.uni-bielefeld.de/einrichtun… 7) Gibt es spezielle Nutzungsvereinbarungen mit den Nutzer/Lehrenden? Erfolgt insb. ein Hinweis bzgl der Daten, die erhoben werden. Die Datenschutzerklärung findet sich hier: https://www.uni-bielefeld.de/einrichtun… 8) Entsteht Studierenden, die Zoom nicht nutzen möchten, ein Nachteil? Ist eine verpflichtende Nutzung vorgesehen. Es besteht an der Universität Bielefeld sowohl für Präsenzveranstaltungen als auch für die alternativen Onlineformate i.d.R keine Anwesenheitspflicht. Ausnahmen hiervon sind (z.B. bei Praxisanteilen) möglich. Studien- und Prüfungsleistungen müssen natürlich erbracht werden. 9) Werden Studierende und Mitarbeitende über die erheblichen Bedenken bzgl. des Einsatzes von Zoom informiert? Gibt es Informationen zu Widerspruchslösungen? Die Universität Bielefeld informiert unter https://www.uni-bielefeld.de/zoom/siche… über Medienberichte und allgemein zur Sicherheit und Datenschutz von Zoom. Die Universität Bielefeld ist sich der aktuellen Diskussion und Berichterstattung um den Datenschutz und die Datensicherheit bei Zoom bewusst und wir verfolgt alle Entwicklungen sehr aufmerksam. Der Anbieter hat bisher in allen Fällen zeitnah reagiert und gezeigt, dass intensiv an den Schwachstellen gearbeitet wird. Dies hat sich in den letzten Wochen bereits in zahlreichen Anpassungen und Verbesserungen bemerkbar gemacht. 10) Wie stellt die Universität sicher, dass alle Studierenden auch die Möglichkeit haben, von Zoom Gebrauch zu machen, falls z.B. eine App für Mobile Endgeräte aufgrund von Inkompatibilität nicht verfügbar ist oder der Browser, aufgrund von erhöhten Sicherheitsmaßnahmen (Deaktivertes Java-Sript etc.) nicht benutzbar ist - vor allem vor dem Hintergrund, dass das Sommersemester 2020 kein Präsenzsemester ist? Zoom zeugt von einer hohen Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen. Da es in der Regel aber keine Anwesenheitspflicht für Präsenzveranstaltungen und auch keine für die alternativen Onlineformate gibt, besteht auch nicht die Verpflichtung sicherzustellen, dass alle Studierenden die Möglichkeit haben, von Zoom Gebrauch zu machen. Gleichwohl ist das Rechenzentrum der Universität Bielefeld bemüht, Studierende auch in problematischen Einzelfällen zu unterstützen und im Rahmen der vorhandenen Mittel und Ressourcen sowohl praktikable als auch datenschutzkonforme Lösungen zu finden. Mit freundlichen Grüßen