Sehr geehrte Frau Deleja-Hotko,
ich nehme erneut Bezug auf Ihren Antrag vom 09.06.2022 nach dem Informationsfreiheitsgesetz NRW, dem Umweltinformationsgesetz NRW und dem Verbraucherinformationsgesetz.
Für die von Ihnen beantragten Informationen ist nach meiner Einschätzung lediglich das IFG NRW einschlägig. Somit kommen für die Gebührenerhebung auch allein die Gebührentatbestände des IFG zur Anwendung.
Im Folgenden gebe ich Ihnen einen Einblick in die Arbeitsweise unserer Behörde:
Zu 2.) und 3.) Da sie speziell nach der Supervision und der Auswertung der Arbeit der Mitarbeitenden gefragt haben. Mitarbeitende werden sechs Monate intensiv in einer 1:1 Betreuung eingearbeitet bevor sie eigenständige Entscheidungen treffen dürfen. Per Dezernatsverfügungen ist geregelt, welche Entscheidungsbefugnisse zu welchen aufenthaltsrechtlichen Normen, entweder den Sachbearbeitenden des ehemaligen mittleren Dienstes oder denen des ehemaligen gehobenen Dienstes (folgend „mittlerer und gehobener Dienst“) vorbehalten sind und welche einer gemeinsamen Entscheidung eines Mitarbeitenden des mittleren Dienstes in Abstimmung mit dem zuständigen Vorgesetzten des gehobenen Dienstes bedürfen. Der gehobene Dienst überwacht die Arbeit des mittleren Dienstes.
Wir arbeiten bei der Erteilung von Aufenthaltstiteln mit sog. Prüfbögen, die von mir (einer Volljuristin) erstellt und überarbeitet werden und stets auf dem aktuellsten rechtlichen Stand sind.
Mit diesen Prüfbögen wird das Vorliegen der Voraussetzungen der Erteilungsnormen abgefragt. Im Falle der Anwendung von Ermessensnormen trifft der gehobene Dienst begründete Einzelfallentscheidungen, für die ich –soweit für Einzelfälle aufgrund der Ähnlichkeit der Fallgestaltungen möglich- Rahmenbedingungen festlege. Durch das Festlegen von Rahmenbedingungen gewährleisten wir den Grundsatz der Einheitlichkeit des Verwaltungshandelns.
Um Fehler bei der Arbeit zu vermeiden, den Korruptionsschutz zu gewährleisten und die Qualität der Arbeit zu prüfen, gibt es in unserer Behörde das IKS (= internes Kontrollsystem). Kontrollen werden anhand von Auswertungen von ca. 10 % der getroffenen Entscheidungen vorgenommen. Die Fälle werden mittels eines Zufallsprinzip gelost. Je nach Umfang unserer Arbeit werden die Kontrollen täglich oder wöchentlich durchgeführt.
Bei den Kontrollen werden auch die inhaltlichen Aspekte der Arbeit geprüft. Diese Arbeit wird von vier Mitarbeitenden des mittleren Dienstes durchgeführt und anschließend von unseren Führungs-kräften (Fachstellenleitern) noch einmal überprüft. Es wird stets gewährleistet, dass Mitarbeitende des IKS keine „eigenen“ Fälle prüfen.
Stark in die Rechte der Betroffenen eingreifenden Maßnahmen sind in Vollzug des Aufenthaltsgesetzes die aufenthaltsbeendenden Maßnahmen. Aufenthaltsbeendende Maßnahmen sind in der Vorbereitung stets dem gehobenen Dienst und in der Entscheidungsgewalt der Amtsleitung (ehem. höherer Dienst) vorbehalten.
Durch diese Regularien gewährleisten wir einen hohen Qualitätsstandard unserer Arbeit.
Zu 4.) Dienstaufsichtsbeschwerden sind eine Angelegenheit der Verwaltungsleitung, sie werden durch das Justiziariat der Stadt bearbeitet. Bei der Stadt Münster besteht die interne Anweisung, dass die/der Mitarbeitende über den eine Beschwerde eingeht eine schriftliche Stellungnahme abgibt. Die Stellungnahme wird mit der Dienstaufsichtsbeschwerde von der Amtsleitung an das Justiziariat der Verwaltungsleitung zugeleitet, dort wird der Fall geprüft. Beschwerden, die den Datenschutz betreffen, werden zunächst mir (Datenschutzkoordinatorin) und dann über mich der Amtsleitung und anschließend der Datenschutzbeauftragten der Stadt zugeleitet. Sollten Sie nähere Auskünfte zu dem Verfahren der Dienstaufsichtsbeschwerde benötigen, so bitte ich Sie sich direkt an das Büro des Oberbürgermeisters zu wenden.
Zu 5.) Unsere Arbeit wird in drei Fachstellen organisiert, denen Fachstellenleiter/-innen vorstehen. Diese Fachstellenleiter/-innen organisieren die Vertretungsregelung der Sachbearbeitenden im Krankheitsfall. Jede/r Mitarbeitende hat eine eigene Rate nach Buchstaben. So ist es in einer unserer Fachstellen z.B. so geregelt, dass im Krankheitsfall eine 1 zu 1 Vertretung durch eine/n benannte/n Stellvertreter/-in erfolgt. In einer anderen Fachstelle wird die Rate auf verschiedene Kollegen/-innen verteilt. Eine Vertretung der Arbeit einer erkrankten Kollegin ist stets gewährleistet. Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses/Wechsels in eine andere Behörde wird die Rate auf alle Mitarbeitenden der Fachstelle aufgeteilt, die diese bis zu einer erfolgten Neubesetzung und Einarbeitung diese Rate bearbeiten.
Zu 6.) Wir bearbeiten alle Anträge schnellstmöglich. Kommen die Antragstellenden ihren Mitwirkungspflichten sorgfältig nach und reichen alle Unterlagen unverzüglich und wie angefordert ein und gibt es keine Verzögerungen seitens der Bundesdruckerei bei der Lieferung der hoheitlichen Dokumente, so ist es möglich bereits nach 6 bis 9 Wochen nach Antragstellung einen Aufenthaltstitel in den Händen zu halten. Die häufigsten Fälle der Verzögerung entstehen dadurch, dass Unterlagen unvollständig eingereicht werden und unsere Sachbearbeitenden mehrfach Unterlagen nach-fordern müssen. In diesen Fällen können Bearbeitungen bis zu drei Monate dauern. In Zeiten plötzlicher Flüchtlingswellen (z.B. ausgelöst durch Kriegsausbruch) und einer damit einhergehenden plötzlichen Überlastung kann zudem eine regelmäßige Bearbeitungsdauer von 6 bis 9 Wochen auch nicht immer gewährleistet werden.
Ihre Anfrage enthält über diese Informationen hinaus noch den Antrag auf die Zusendung verschiedenster Dokumente bezüglich der von den Ministerien zur Verfügung gestellten Informationen sowie der Arbeitsweise und der internen Handhabung der Bearbeitung (angefragte Informationen zu 1.)).
Die angeforderten Dokumente zu 1.) und die Dokumente zu soeben dargestellten, internen Vorgaben werden von uns in unserem internen System verarbeitet, sodass die Sichtung sämtlicher Unterlagen und der Korrespondenz der Ausländerbehörde mit den von Ihnen genannten Ministerien, in den genannten Zeiträumen sowie die Zusammenstellung der internen Anweisungen, erforderlich wäre. Deshalb ist die Erteilung der Auskunft schriftlich, in elektronischer Form nicht möglich.
Möglich wäre die Einsichtnahme in unser behördeninternes Wissensmanagement, digitale Ordner und sonstige Informationsträger hier vor Ort, aus denen dann die relevanten Dokumente ausgewählt und zusammengestellt werden können. Auch hierfür müssten sämtliche Speicherorte und Korrespondenz gesichtet sowie interne Anweisungen zur Bearbeitung zusammengetragen werden, um den Termin zur Einsichtnahme vorzubereiten. Für die Einsichtnahme in Dokumente, die uns von den Ministerien zur Verfügung gestellt wurden, müsste zudem zuvor die Zustimmung dieser Ministerien eingeholt werden.
Darüber hinaus müssten ggf. Daten zum Schutz privater Interessen abgetrennt oder geschwärzt werden, zur Weitergabe stadtweit geltender interner Geschäfts- und Dienstvereinbarungen müsste eine Prüfung der Verwaltungsleitung bzw. des Justiziariats vorgenommen werden, sodass es sich hierbei um einen außergewöhnlich hohen Verwaltungsaufwand handeln würde.
Gebührenfrei ist jedoch nur eine einfache Auskunft, für die nur ein unerheblicher Aufwand anfällt.
Eine solche habe ich Ihnen obenstehend bereits erteilt.
Für den außergewöhnlichen Verwaltungsaufwand würden Gebühren zwischen 10 Euro und 1000 Euro gem. Ziffer 1.3.3 des Gebührentarifs zur VerwGebO IFG NRW anfallen, die anhand der benötigten Stunden bemessen werden, die nötig sind, um die Einsichtnahme vorzubereiten. Den Zeit-aufwand schätze ich mit einer groben Hochrechnung momentan auf mindestens 20 Stunden.
Aus der Nomos Kommentierung des IFG unter § 11 Rn. 2 ergibt sich Folgendes: „Für die Berechnung des zeitlichen Aufwands kann auf die Richtwerte für die Berücksichtigung des Verwaltungs-aufwands in dem entsprechenden Runderlass des Innenministeriums zurückgegriffen werden (RdErl. D. IM v 16.11.2005 – 56-36.08.09-MBL.NRW.2005 S. 1317 – Gliederungsnummer 2011): z.B. pro Stunde für den höheren Dienst: 66 €, für den gehobenen Dienst 51 €). Setzte ich den unteren Wert von 51 € an und berücksichtige nicht, dass eine Kraft des höheren Dienstes auch noch eine Prüfung vornehmen müsste, komme ich bereits auf einen Betrag, der über der zu veranschlagende Maximalgebühr von 1000 € liegt. Somit kann ich annehmen, dass der Betrag von 1000 € der zu erhebenden Gebühr entsprechen wird.
Nach § 2 VerwGebO IFG NRW ist eine Ermäßigung oder Befreiung möglich, sofern dies aus Gründen der Billigkeit, insbesondere zur Vermeidung sozialer Härten geboten scheint.
Anhand Ihrer Angaben ist nicht ersichtlich, dass ein Fall sozialer Härten oder anderweitiger außergewöhnlicher Belastungen gegeben ist.
Ich bitte Sie daher um Rückmeldung, ob Sie an Ihrem Antrag festhalten wollen und mit der gebührenpflichtigen Bearbeitung Ihres Anliegens begonnen werden soll.
Mit freundlichen Grüßen
