Ihr Antrag auf Akteneinsicht / Zugang zu Informationen nach dem Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz des Landes Brandenburg (AIG)
vom 25.03.2022
Sehr
Antragsteller/in
bezüglich Ihres Antrags auf Zugang zu Leistungsbeschreibungen und sonstigen Dokumenten bzgl. Druckdienstleistungen und Briefdienstleistungen der AOK Nordost ergeht folgender Bescheid:
I. Entscheidung
Dem Antrag wird stattgegeben.
Kosten werden nicht erhoben.
II. Begründung
1. Sachverhalt
Mit Ihrem Antrag vom 25.03.2022 Antrag begehrten Sie
„…Leistungsbeschreibungen zu Druckdienstleistung und Briefdienstleistung und sonstige Dokumente aus denen hervorgeht welche Menge an Dokumenten pro Tag/Woche/Monat gedruckt und welche Menge an Briefsendungen pro Tag/Woche/Monat versendet werden können.“
2. Rechtsgrundlage AIG Brandenburg
Ihr Antrag an die AOK Nordost – Die Gesundheitskasse richtet sich nach dem Akteneinsichts- und Informationszugangsgesetz des Landes Brandenburg (AIG), in dessen Anwendungsbereich die AOK Nordost als sonstige Körperschaft des öffentlichen Rechts des Landes Brandenburg fällt (§ 2 AIG).
Akten im Sinne des AIG sind alle schriftlich, elektronisch, optisch, akustisch oder auf andere Weise aufgezeichneten Unterlagen, soweit diese ausschließlich amtlichen oder dienstlichen Zwecken dienen (§ 3 AIG). Die Akten müssen sich auf das Land Brandenburg beziehen (§ 2 Abs. 3 AIG). Da die AOK Nordost ihren Sitz in Potsdam (Bundesland Brandenburg) hat, sind Auskünfte insoweit möglich, wenn sie sich auf die AOK Nordost beziehen.
3. Auskunft
Gerne erteilen wir Ihnen Auskunft über die zu Ihrer Anfrage bei uns vorliegenden Akten bzw. Informationen.
a) Konkrete Zahlen zu den tatsächlichen Versandmengen der AOK Nordost ergeben sich aus einer Auswertung unserer Rechnungen der Postdienstleister. Hier liegen uns Akten im Sinne des § 3 AIG vor in Form einer Jahresauswertung der bei uns eingegangenen Rechnungen für das Jahr 2020 vor. Diese Auswertung ergab ein Versandvolumen von ca. 4.700.000 Sendungen. Im Durchschnitt wurden somit ca. 90.384 Sendungen/Woche verschickt.
b) Weiterhin können wir Ihnen Auszüge aus Leistungsbeschreibungen unseres IT-Dienstleisters, der gkv informatik GbR (gkvi), zur Verfügung stellen, welche den zentralen Druck von Sendungen und Briefdienstleistungen für die AOK Nordost betreffen.
Diese Leistungsbeschreibungen waren Gegenstand zweier EU-weiter Vergabeverfahren der gkvi für mehrere gesetzlichen Krankenkassen, u.a. auch für die AOK Nordost. Für die Beteiligten, auch die AOK Nordost, wurden seinerzeit Teillose im vergabetechnischen Sinne gebildet.
(1) Leistungsbeschreibung für den zentralen Druck (Los 1 der AOK Nordost) :
Die Ausschreibung für den zentralen Druck wurde mit EU-Bekanntmachung vom 21.05.2019 im Supplement zum EU-Amtsblatt, Aktenzeichen 2019/S 097-235219 bekannt gemacht. Das Los-Nr. 1 ist das Los für die AOK Nordost. Die Bekanntmachung vom 21.05.2019 ist im TED-Portal der EU hier abrufbar:
https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOT...
In der Bekanntmachung sind auch Kurzbeschreibungen der Leistungen.
Auszug aus der Leistungsbeschreibung zur Ausschreibung:
".........
Auf Basis einer Datenerhebung für das Jahr 2018 ergeben sich die nachstehend zu bearbeitenden Mengen.
Bei den angegebenen Mengen handelt es sich somit um vergangenheitsbezogene Angaben, die nicht 1:1 auf die zukünftige Entwicklung übertragen werden können. Die zukünftigen Mengen können daher nicht garantiert werden, ein Anspruch auf ein verpflichtendes Auftragsvolumen oder eine bestimmte Versandstruktur besteht nicht.
Obwohl die Kunden bestrebt sind, die digitale Kommunikation zu forcieren, ist auch ein weiteres Wachstum des Dokumentenoutputs vorstellbar. Mehrmengen entbinden daher nicht von der Leistungspflicht.
Zur Abrechnung kommen ausschließlich die tatsächlich beauftragten und aufgelieferten Sendungen.
In den angegebenen Versandmengen sind in geringem Umfang Auslandssendungen enthalten.
AOK Nordost - Sendungen
Anzahl Briefsendungen pro Monat aus dem Zentraldruck
Die Bandbreite der Verteilung der Sendungsvolumina lag im Jahr 2018zwischen 266.509 und 508.165 Sendungen pro Monat. Im Monatsmittel betrug der Output ca. 355.874 Sendungen. Gegenüber dem Jahr 2017 stieg das Versandvolumen in 2018 insgesamt um 253.493 Sendungen oder 6,31 %.
Zur Veranschaulichung der Schwankungsbreite und Versandspitzen sind (…) die drei versandstärksten Monate des Kalenderjahres 2018 dargestellt.
Tagesstatistik der drei versandstärksten Monate
Demnach ist an zwei Tagen im Monat mit einem Volumen von 50.000 - 60.000 Sendungen und an weiteren zwei Tagen mit einem Volumen von 40.000 - 50.000 Sendungen zu rechnen.
AOK Nordost - Druckseiten
Das monatliche Druckvolumen lag in 2018 im Bereich von 663.240 – 1.248.569 Seiten. Hieraus resultierte ein durchschnittliches Aufkommen von ca. 930.000 Seiten monatlich.
AOK Nordost - Bedruckstoffe
Für die Kundenkommunikation werden unterschiedliche Bedruckstoffe eingesetzt. Da mehrseitige Dokumente in der Regel duplex aufgebaut sind, weicht die Anzahl der benötigten Blätter von der Anzahl der gedruckten Seiten ab.
Insgesamt werden für die Kundenkommunikation 4 unterschiedliche Bedruckstoffe verwendet. Der Gesamtverbrauch in 2018 betrug ca. 8,7 Millionen Blatt im Endformat A4.
AOK Nordost - Beilagen
Als „Beilage“ sind alle Artikel definiert, die physisch vorhanden sind und dem adressierten Dokument einer Briefsendung beigelegt werden müssen. Hiervon abzugrenzen sind PoD-Materialien, die mit dem Druckdatenstrom geliefert und durch den Druckdienstleister zu produzieren sind. Sie gelten in diesem Zusammenhang nicht als Beilage, da sie im Stapel in der Kuvertiermaschine als gedrucktes Blatt verarbeitet werden.
Sendungen mit und ohne Beilagen AOK Nordost
Im Jahr 2018 waren 13 verschiedene Beilagen im Einsatz. Die AOK Nordost ist sich bewusst, dass diese Beilagenvielfalt den zentralen Verarbeitungsprozess hinsichtlich Zeit und Kosten negativ beeinflusst. Es ist daher klar erklärtes Ziel des Kunden, diese Beilagenvielfalt stark zu vermindern.
Die vier am häufigsten eingesetzten Beilagen machen pro Jahr 637.869 Stück aus. Dies entspricht einem Anteil von 75,24 %. Somit vereinigen 95,08 % aller Briefsendungen keine oder 1-2 der TOP-4 Beilagen. Lediglich 4,92 % aller Sendungen entfallen auf die übrigen Beilagen. ......"
(2) Leistungsbeschreibung für Briefdienstleitung (Lose 1a, 1b, 1c der AOK Nordost):
Die Ausschreibung für eine Briefdienstleistung wurde mit EU-Bekanntmachung vom 23.12.2019 im Supplement zum EU-Amtsblatt, Aktenzeichen 2019/S 247-609681 bekannt gemacht. Die Lose-Nr. 1a, 1b, 1c gehören zur AOK Nordost. Die Bekanntmachung vom 23.12.2019 ist im TED-Portal der EU hier abrufbar:
https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOT...
In der Bekanntmachung ist auch eine Kurzbeschreibung der Leistungen.
Auszug aus der Leistungsbeschreibung zu der Ausschreibung:
".......1.3. Aufteilung nach Losen
Der Leistungsgegenstand ist in 5 Lose gegliedert. Diese Leistungsbeschreibung gilt in gleicher Weise für alle Lose. Unterscheidungen in den Losen sind in der jeweiligen Gliederungsposition vermerkt/beschrieben. Wenn in der Leistungsbeschreibung von „dem Briefdienstleister“ oder „dem Bieter“ gesprochen wird, ist hier gleichzeitig auch immer die Mehrzahl gemeint, da die Leistungserbringung durchaus von unterschiedlichen Dienstleistern (für jeweils ein Los) ausgeführt werden kann.
Die Losaufteilung orientiert sich an einer für die gkvi wirtschaftlich und organisatorisch/prozessual sinnvollen Aufteilung und ist aus den postalischen Leitregionen in Deutschland einerseits und den Abholorten bei den jeweiligen Druckdienstleistern andererseits abgeleitet. Hiernach ergeben sich folgende Lose:
LOS 1.a „AOK Nordost“:
Jährlich sind insgesamt ca. 2.000.000 Tagespost-Briefsendungen zuzustellen. Abholort ist Berlin. Zustellgebiet sind die Leitregionen 10, 11, 12, 13.
LOS 1.b „AOK Nordost“:
Jährlich sind insgesamt ca. 1.300.000 Tagespost-Briefsendungen zuzustellen. Abholort ist Berlin. Zustellgebiet sind die Leitregionen 14, 15, 16.
LOS 1.c „AOK Nordost“:
Jährlich sind insgesamt ca. 1.700.000 Tagespost-Briefsendungen zuzustellen. Abholort ist Berlin. Zustellgebiet sind die Leitregionen 01-09, 17-99 und das Ausland...."
(3) Über die beiden Links kommt man auch zu den anderen auf diese Ausschreibungen bezogenen nachträglichen Bekanntmachungen, siehe „Sämtliche auftragsbezogenen Veröffentlichungen“.
Wir hoffen, Ihrem Antrag entsprechend den uns vorliegenden Akten und Informationen soweit wie möglich entsprochen zu haben und verbleiben
mit freundlichen Grüßen
