Sehr << Antragsteller:in >>
vielen Dank für Ihre Anfrage zur Benutzung kommunaler Archive, in der Sie unter Verweis auf Art. 10 des Bayerischen Archivgesetzes um Auskunft bitten, ob es eine Frist gibt, innerhalb der nach Eingang einer Terminanfrage eine Auskunft erfolgen und der Zutritt zu einem Stadtarchiv gewährt werden muss.
Hierzu dürfen wir Folgendes mitteilen:
Art. 10 des Bayerischen Archivgesetzes bezieht sich nach seinem Wortlaut ausdrücklich nur auf die "Benützung staatlicher Archive". Auf kommunale Archive finden die Vorschiften des Bayerischen Archivgesetztes gemäß Art. 13 Abs. 2 sinngemäß nur in den dort genannten Fällen Anwendung, d.h. bei Unterlagen, die unter einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz stehen oder sonstigen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, sowie für personenbezogene Daten einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten.
Die bayerischen Kommunen regeln die Archivierung der bei ihnen erwachsenen Unterlagen in eigener Zuständigkeit, vgl. dazu Art. 13 Abs. 1 Bayerisches Archivgesetz. Zur Regelung des Zugangs zu einem kommunalen Archiv können die Gemeinden eine entsprechende Satzung erlassen, in der die maßgeblichen Bedingungen und Voraussetzungen für die Benutzung des Archivs geregelt sind. Inwieweit die Voraussetzungen für einen Zutritt zum Stadtarchiv erfüllt sind, muss daher stets im konkreten Einzelfall vor Ort durch die zuständige Gemeinde bewertet werden. Soweit eine entsprechende Satzung in dem Ihrer Anfrage zugrundeliegenden Sachverhalt vorhanden ist, entscheidet somit die Gemeinde über die Benutzung des kommunalen Archivs in eigener Zuständigkeit anhand einer kommunalen Satzung. Hierbei kann insbesondere auch zu berücksichtigen sein, dass Sie das kommunale Archiv nach Ihren Schilderungen im Rahmen von Recherchearbeiten für ein Buch nutzen möchten.
Hinsichtlich der von Ihnen ebenfalls angesprochenen Bearbeitungsfristen weisen wir auf Folgendes hin: Für eine Gemeinde gilt der allgemeine Grundsatz, für einen ordnungsgemäße Gang der Geschäfte zu sorgen (siehe Art. 56 Abs. 2 Gemeindeordnung). Darüber hinaus gibt es in einigen Fachverfahren Fristen von unterschiedlicher Bedeutung.
Wir bitten um Verständnis, dass es uns ohne weitere Informationen nicht möglich ist, Ihre Anfrage konkreter zu beantworten. Um eine rechtliche Beurteilung vornehmen zu können, sind vielmehr detailliertere Kenntnisse der konkreten Sachlage erforderlich. Dabei bitten wir jedoch um Verständnis, dass wir, auch um eine verwaltungsaufwendige Überprüfung über mehrere Verwaltungsstufen hinweg zu vermeiden, einer Prüfung durch die unmittelbar zuständige Aufsichtsbehörde nicht vorgreifen können.
Zu weiteren Auskünften bitten wir Sie daher, sich erforderlichenfalls an die für die Gemeinde zuständige Rechtsaufsichtsbehörde zu wenden, d.h. bei kreisangehörigen Gemeinden an das zuständige Landratsamt und bei kreisfreien Gemeinden an die zuständige Regierung.
Mit freundlichen Grüßen
