Rechtssichere Digitalisierung innerhalb der Kommunalverwaltung Solingen

Leitfäden, Fachkonzepte, Bedarfsanalysen, Schulungsunterlagen und Strategien zur Digitalisierung der Kommunalverwaltung in Bezug auf die rechtssichere Digitalisierung oder Archivierung von neuen und bestehenden Dokumenten
Stichwort: Qualifizierte elektronische Signatur (QES Dokumente) / Digitale Signaturen

Zudem bitte ich um eine kurze Zusammenfassung über den derzeitigen Stand der Digitalisierung innerhalb der Kommunalverwaltung. Vielen Dank.

Anfrage teilweise erfolgreich

  • Datum
    30. Januar 2020
  • Frist
    5. Mai 2020
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Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz NRW, UIG NRW, VIG Sehr geehrteAntragsteller/in bitte senden Sie mir …
An Kommunalverwaltung Solingen Details
Von
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Betreff
Rechtssichere Digitalisierung innerhalb der Kommunalverwaltung Solingen [#177879]
Datum
30. Januar 2020 17:41
An
Kommunalverwaltung Solingen
Status
Warte auf Antwort — E-Mail wurde erfolgreich versendet.
Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz NRW, UIG NRW, VIG Sehr geehrteAntragsteller/in bitte senden Sie mir Folgendes zu:
Leitfäden, Fachkonzepte, Bedarfsanalysen, Schulungsunterlagen und Strategien zur Digitalisierung der Kommunalverwaltung in Bezug auf die rechtssichere Digitalisierung oder Archivierung von neuen und bestehenden Dokumenten Stichwort: Qualifizierte elektronische Signatur (QES Dokumente) / Digitale Signaturen Zudem bitte ich um eine kurze Zusammenfassung über den derzeitigen Stand der Digitalisierung innerhalb der Kommunalverwaltung. Vielen Dank.
Dies ist ein Antrag nach dem Gesetz über die Freiheit des Zugangs zu Informationen für das Land Nordrhein-Westfalen (Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen – IFG NRW), dem Umweltinformationsgesetz Nordrhein-Westfalen (soweit Umweltinformationen betroffen sind) und dem Verbraucherinformationsgesetz des Bundes (soweit Verbraucherinformationen betroffen sind). Ausschlussgründe liegen meines Erachtens nicht vor. Aus Gründen der Billigkeit und insbesondere auf Grund des Umstands, dass die Auskunft in gemeinnütziger Art der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden wird, bitte ich Sie, nach § 2 VerwGebO IFG NRW von der Erhebung von Gebühren abzusehen. Soweit Umweltinformationen betroffen sind, handelt es sich hierbei um eine einfache Anfrage nach §5 (2) UIG NRW. Sollte die Aktenauskunft Ihres Erachtens gebührenpflichtig sein, bitte ich Sie, mir dies vorab mitzuteilen und dabei die Höhe der Kosten anzugeben. Auslagen dürfen nicht erhoben werden, da es dafür keine gesetzliche Grundlage gibt. Ich verweise auf § 5 Abs. 2 IFG NRW, § 2 UIG NRW und bitte Sie, mir die erbetenen Informationen unverzüglich, spätestens nach Ablauf eines Monats zugänglich zu machen. Sollten Sie für diesen Antrag nicht zuständig sein, möchte ich Sie bitten, ihn an die zuständige Behörde weiterzuleiten und mich darüber zu unterrichten. Ich widerspreche ausdrücklich der Weitergabe meiner Daten an Dritte. Nach §5 Abs. 1 Satz 5 IFG NRW bitte ich Sie um eine Antwort in elektronischer Form (E-Mail). Ich möchte Sie um Empfangsbestätigung bitten und danke Ihnen für Ihre Mühe! Mit freundlichen Grüßen Antragsteller/in Antragsteller/in Anfragenr: 177879 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>> Laden Sie große Dateien zu dieser Anfrage hier hoch: https://fragdenstaat.de/a/177879 Postanschrift Antragsteller/in Antragsteller/in << Adresse entfernt >>
Mit freundlichen Grüßen << Anfragesteller:in >>
Kommunalverwaltung Solingen
Sehr geehrteAntragsteller/in auf Ihren Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz NRW, UIG NRW, ViG vom 30.01.20…
Von
Kommunalverwaltung Solingen
Betreff
Rechtssichere Digitalisierung innerhalb der Kommunalverwaltung Solingen [#177879]
Datum
26. Februar 2020 14:21
Status
Warte auf Antwort
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6,3 KB


Sehr geehrteAntragsteller/in auf Ihren Antrag nach dem Informationsfreiheitsgesetz NRW, UIG NRW, ViG vom 30.01.2020 kann ich Ihnen wie folgt antworten: Die Stadtverwaltung der Klingenstadt Solingen befindet sich derzeit mit zahlreichen Handlungsfeldern im Stadium der di­gitalen Transformation. Dementsprechend vielfältig ist auch die Anzahl der Projekte und Maßnahmen die durch die Verwaltung vorangetrieben werden. Im Bezug die rechtssichere Digitalisierung und Archivierung wurde ein Pilotprojekt initiiert. Zielsetzung des Piloten ist es, neu eingehende und bereits vorhandene Dokumente zentral durch die Poststelle der Stadt Solingen, unter Berücksichtigung der allgemein anerkannten Regeln der Technik und unter Berücksichtigung der Technischen Richtlinie „Rechtssicheres Scannen“ (TR ResiScan), zu digitalisieren und dem Pilotdienst Jobcenter zur Verfügung zu stellen. Die Technische Richtlinie RESISCAN 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik definiert die organisatorischen und technischen Anforderungen an das Ersetzende Scannen. Obwohl sie nur empfehlenden Charakter hat, gilt sie als „Stand der Technik“. Als grundlegende Anforderung an das rechtssichere Ersetzende Scannen empfiehlt die TR-Resican u.a. eine Verfahrensdokumentation und eine Schutzbedarfsanalyse. Dokumente können schon heute bei Bedarf mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Die Dokumente werden sodann an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übergeben. Die elektronische Archivierung also die unveränderbare, dauerhafte Aufbewahrung stellt einen wesentlichen Faktor des bei der Stadtverwaltung Solingen eingesetzten DMS dar, allerdings gibt es viele weitere Funktion, die zukünftig für den digitalen Verwaltungsalltag von Bedeutung sein werden. Hier sind insbesondere die schnellen und Dienstübergreifenden Zugriffsmöglichkeiten auf Dokumente und die die Nutzung von Workflows zu nennen. Aktuell ist davon auszugehen, dass der Pilotbetrieb Mitte 2020 beginnen kann. Nach erfolgreichem Abschluss sollen sukzessive die weiteren Dienststellen innerhalb der Verwaltung an die eAkte angebunden werden. Neben der Einführung des DMS und der digitalen Bearbeitung der Eingangspost gibt es viele weitere nennenswerte Projekte. Solingen wurde als eine von dreizehn Modellstandorten „Modellvorhaben Smart Cities" ausgewählt, in denen Ansätze und Lösungen entwickelt und erprobt werden, die den deutschen Kommunen insgesamt in naher Zukunft als Vorbild und Blaupause dienen sollen. Bewerben konnten sich kommunale Gebietskörperschaften jeder Größe, Gemeindeverbände und andere Formen der interkommunalen Zusammenarbeit, wie Städtenetzwerke oder Stadt-Umland-Partnerschaften. Neben Solingen wurden in der Kategorie „Großstadt" die Städte Ulm und Wolfsburg als Modellstädte ausgewählt. Projekt BOB Die neuen Batterieoberleitungsbusse, die mit ihren Akkus auch „offline" fahren können, sind schon Realität im Stadtverkehr. BOB ist auch ein Forschungsprojekt und hat das Potential, den öffentlichen Nahverkehr in Solingen mittelfristig vollständig zu „elektrifizieren". Projekt Glasfaserausbau Die Klingenstadt Solingen verfügt über ein weitreichendes eigenes Glasfasernetzwerk. Dies wird derzeit stetig weiter ausgebaut um insbesondere Schulen und Gewerbegebiete anzuschließen. Im nächsten Schritt wird die Anbindung der städtischen Kindertagesstätten geplant. SolingenApp Im Vergleich zu anderen Stadtmarketingapps wird die SolingenApp stetig zu einem ganzheitlichen Werkzeug für die Bürgerschaft und Touristen ausgebaut. So werden mittelfristig neben eGovernment- und Smart City-Anwendungen auch touristische Angebote in der App präsentiert. Sicherheit Die Lichttechnik der öffentlichen Beleuchtung wird intelligent: Die Beleuchtungsstärke des Abblendlichts von Fahrzeugen kann reduziert werden, wenn die Straßenbeleuchtung ausreichend hell ist. Ein entsprechendes Musterfahrzeug soll beschafft werden. Die Straßenbeleuchtung wird außerdem witterungsabhängig. Die Eigenschaft der optimierten, an die Situation angepassten, Beleuchtung bei regennasser Fahrbahn wirkt sich insbesondere für ältere Verkehrsteilnehmer positiv aus. Mobilität Durch die Innenstadt verlaufen wichtige Hauptverkehrsadern: Die Erhebung entsprechender Verkehrsdaten und die darauf aufbauende Steuerung sind wichtige Faktoren für die Aufenthalts- und Lebensqualität in der Innenstadt. Im Rahmen des Projektes sollen sowohl Parkplatzsensoren und Sensoren für den ruhenden und bewegenden Verkehr die Datengrundlage für eine effizientere Verkehrssteuerung bieten und zur Reduzierung des Parksuchverkehrs beitragen. Die Bereitstellung von Ladesäulentechnik für Autos, eBikes und eRoller sollen die Elektromobilität weiter fördern. Ebenso ist ab Februar 2020 das sogenannte Handyparken über die Plattform smartparking e.v. verfügbar. Umwelt In der Innenstadt kommen Wetter- und Umweltsensoren zum Einsatz: Verkehrsströme können dadurch anders gelenkt werden und so nicht nur zu einem besseren Verkehrsfluss beitragen, sondern auch zu einer besseren Luftqualität. Entsorgung Die öffentlichen Müllbehälter erhalten eine Füllstandssensorik, um eine intelligente Routenplanung realisieren zu können. Kosten können eingespart werden, wenn nur noch die vollen Mülleimer angefahren werden müssen. Für das Heizkraftwerk, bzw. die Müllverbrennungsanlage, soll ein intelligentes Wartezeitenmanagement eingeführt werden. Kommunikationsinfrastruktur In der Innenstadt sollen zwei Testfelder mit 5G Technologie erschlossen werden. Dies soll Unternehmen und der Verwaltung dazu dienen, Erfahrungen mit der neuen Technologie zu sammeln und neue Geschäftsfelder zu entwickeln. „Roadsite Units": Sensoren sammeln Daten zum Verkehrsgeschehen und speisen sie in das eigene Breitbandnetz der Stadt Solingen, ein wichtiger Schritt, autonomes Fahren zu ermöglichen. Ich hoffe, ich konnte Ihnen einen kurzen Überblick über die Digitalisierungsmaßnahmen bei der Stadtverwaltung Solingen vermitteln. Mit freundlichen Grüßen
<< Anfragesteller:in >>
Sehr geehrteAntragsteller/in vielen Dank für die ausführliche Antwort zum Pilotprojekt auf Basis der TR ResiScan …
An Kommunalverwaltung Solingen Details
Von
<< Anfragesteller:in >>
Betreff
AW: Rechtssichere Digitalisierung innerhalb der Kommunalverwaltung Solingen [#177879]
Datum
27. Februar 2020 16:05
An
Kommunalverwaltung Solingen
Status
E-Mail wurde erfolgreich versendet.
Sehr geehrteAntragsteller/in vielen Dank für die ausführliche Antwort zum Pilotprojekt auf Basis der TR ResiScan der Stadtverwaltung Solingen, sowie den weiteren Smart City Projekten. Aus Ihrer Antwort konnte ich jedoch leider nicht eindeutig entnehmen ob die Stadt Solingen vorab eigene Bedarfsanalysen, Fachkonzepte, Leitfäden oder Strategien für eine rechtssichere Digitalisierung und Archivierung angefertigt oder bereits in Auftrag gegeben hat. Die TR ResiScan deckt durchaus einen Großteil ab, fokussiert sich aber nach meinem Verständnis auf die Kernfrage "Wie digitalisiere ich ein physikalisches Dokument (z.B. Briefpost) rechtssicher und mache daraus ein digitales Dokument (z.B. PDF)?" und ist betriebsunabhängig gehalten. Mich würden jedoch insbesondere Strategiepläne, Fachkonzepte und Bedarfsanalysen interessieren, welche speziell auf die Stadt Solingen zutreffen und von dieser Ausgearbeitet wurden. Sollte dabei zwischen den Anforderungsprofilen "Physikalisches Dokument -> (Rechtssicheres) digitales Dokument" und "Rein digitales Dokument -> Rechtssicheres digitales Dokument" unterschieden werden, interessiere ich mich explizit für beide Konzepte. Sofern ich das richtig verstanden habe, dient das eingesetzte DMS als konkrete Umsetzung der eAkte und das Pilotprojekt Poststelle-Jobcenter als Erprobung um physikalische Dokumente in die eAkte bzw. das DMS Einzupflegen. Des Weiteren ist das DMS bereits aktiv im Einsatz und lediglich das Pilotprojekt Poststelle-Jobcenter startet Mitte 2020. Korrekt? Wird mit dem Einsatz des DMS auch rechtssichere Archivierung erreicht oder ist dazu explizit eine qualifizierten elektronischen Signatur (QES) erforderlich? Mich würde auch interessieren ob zur QES Leitlinien, Fachkonzepte und/oder Schulungsunterlagen zur fachgerechten Anwendung existieren. Vorab schon mal vielen Dank und eine schöne Restwoche. Mit freundlichen Grüßen Antragsteller/in Antragsteller/in Anfragenr: 177879 Antwort an: <<E-Mail-Adresse>> Laden Sie große Dateien zu dieser Anfrage hier hoch: https://fragdenstaat.de/a/177879

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Kommunalverwaltung Solingen
Sehr geehrteAntragsteller/in ich nehme Bezug auf Ihre eMail vom 27.03.2020. Bei dem von mir beschriebenen Pilot…
Von
Kommunalverwaltung Solingen
Betreff
AW: Rechtssichere Digitalisierung innerhalb der Kommunalverwaltung Solingen [#177879]
Datum
13. März 2020 13:37
Status
Anfrage abgeschlossen
Sehr geehrteAntragsteller/in ich nehme Bezug auf Ihre eMail vom 27.03.2020. Bei dem von mir beschriebenen Pilotprojekt handelt es sich für die Klingenstadt Solingen um den Einstieg in die eAkte. Das Dokumentenmanagementsystem ist dementsprechend noch in keinem weiteren Bereich der Stadtverwaltung im Einsatz. Da es um die Abbildung einer vollumfänglichen digitalen Akte geht, sind sowohl die Aspekte physikalischer Posteingang -> (Rechtssicheres) digitales Dokument als auch die entsprechende Ablage der digital erstellten oder digital eingehenden Dokumente zu betrachten. Eine Zielsetzung unseres Piloten ist es, die von Ihnen beschriebenen Grundlagen zur erarbeiten und diese nach erfolgter Umsetzung auf andere Bereiche der Stadtverwaltung übertragen zu können. Wir nutzen hier insbesondere Leitfäden und Konzepte der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) und der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V (VITAKO). Dies ist möglich, da deutsche Kommunen weitestgehend den gleichen Datenbestand haben und den gleichen schriftgutbezogenen Gesetzen unterliegen. Da diese Leitfäden und Dokumentationen einem Copyright unterliegen, ist es mir leider nicht möglich, diese zur Verfügung zu stellen. Konkret kommen z.B. der • KGSt-Aktenplan mit Scanstrategie, Negativliste + Zweifelsfälle • Praxisleitfaden ersetzendes Scannen (KGSt) • Musterverfahrensbeschreibungen und Organisationsanweisungen (VITAKO) zur Anwendung. Diese Dokumente sind durch die KGSt bzw. Vitako urheberrechtlich geschützt. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass ich Ihnen die angesprochenen Dokumente daher nicht zur Verfügung stellen kann. Mit dem DMS selbst wird eine rechtssichere Archivierung erreicht. Dennoch werden wir bei einem entsprechend aus der Schutzbedarfsanalyse abgeleiteten Bedarf eine qualifizierte elektronische Signatur aufbringen. Dies auch unter dem Aspekt, dass Dokumente das hiesige DMS „verlassen“ können und so z.B. anderen Behörden zur Verfügung gestellt werden können. Mit freundlichen Grüßen