Auf Mastodon teilen

Sehr << Antragsteller:in >> Bezug nehmend auf Ihre Anfrage vom 01.August sende ich Ihnen folgende Informationen: *1.) Eine Übersicht über aktuell laufende Digitalisierungsprojekte die eine signifikante Verzögerung aufweisen. Welche Gründe liegen hier vor.* siehe Anlage *2.) Eine Übersicht über abgebrochene Digitalisierungsprojekte. Welche Gründe liegen hier vor und betraf dies eine vorgegebene Landes- bzw. Bundesleistung auf deren Ausgestaltung die Stadt Jena wenig bis garkeinen Einfluss hatte?* siehe Anlage *3.) Welche proaktiven Maßnahmen setzt die Stadt Jena ein, um eine möglichst geringe Abbruchrate von Digitalisierungsprojekten zu erreichen? Gibt es hier Empfehlungen des Landes Thüringen oder des Bundes? Wenn ja, wie hat die Stadt Jena diese umgesetzt?* Die Stadtverwaltung Jena hat bzw. etabliert aktuell verschiedene Maßnahmen, die eine möglichst geringe Abbruchrate von Digitalisierungsprojekten sicherstellen sollen. Die Maßnahmen werden nachfolgend aufgelistet: •    Prozessmanagement: Jedem Digitalisierungsprozess liegt die BPMN-konforme Modellierung der jeweiligen Prozesse zugrunde. Ziel ist eine genaue Prozesskenntnis sowie die Prozessoptimierung im Kontext der Digitalisierung. •    Anforderungsmanagement: Jede Anforderung im Projekt wird einer Anforderungsanalyse unterzogen. Diese Anforderungsanalyse ist ein zentrales Element zur Vermeidung von Projektabbrüchen. Hierfür werden Mitarbeitende zukünftig im Requirements Engineering ausgebildet, um die Professionalität diesbezüglich zu steigern. •    IPMA-Standard: Die Stadtverwaltung Jena arbeitet in Digitalisierungsprojekten nach dem IPMA-Standard. Hierfür werden alle E-Government-Projektmanager im Level D zertifiziert. Projektleiter in Digitalisierungsprojekten werden vom Projektmanagement-Office geschult, einmal hinsichtlich der Projektphasen und den zu nutzenden Projektdokumenten sowie hinsichtlich des Umgangs mit dem Projektmanagement-Tool Open Project, in welchem zentral alle Digitalisierungsprojekte verwaltet werden. •    Projektsupport und Durchführungskontrolle: Jedes Digitalisierungsprojekt wird durch den E-Government-Projektmanager aufgesetzt und im Rahmen der Durchführung in Abhängigkeit der Projektkomplexität in einem geeigneten Rahmen begleitet und unterstützt. Jedes Digitalisierungsprojekt unterliegt zudem einer Durchführungskontrolle durch das Team Transformation, sodass etwaige Missstände im Projekt rechtzeitig aufgedeckt und korrigiert werden können. Verwertbare Empfehlungen des Landes Thüringen sind der Stadtverwaltung Jena nicht bekannt. Das BMI hingegen hat verschiedene Leitfäden zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen herausgegeben, so den OZG-Leitfaden oder das Projekt „UPO- Unterstützung bei der Projektorganisation“. Die beiden letzt genannten werden von der Stadtverwaltung sehr positiv bewertet und finden in Teilen Anwendung bzw. werden als Ideengeber zur Umsetzung genutzt. Darüber hinaus bildet die Digitalisierungsstrategie die Grundlage für eine klare und gut strukturierte Umsetzung der Digitalisierung. Diese Strategie erhält in Zukunft eine wichtige Ergänzung durch die Dienstanweisung E-Government. Diese Anweisung legt verbindlich fest, wie Digitalisierungsprojekte innerhalb der Stadtverwaltung umgesetzt werden sollen. Dieser Schritt ist von herausragender Bedeutung, da er nicht nur die Modernisierung und Effizienzsteigerung unserer Verwaltung vorantreibt, sondern auch sicherstellt, dass sämtliche Bemühungen im Bereich der Digitalisierung in Übereinstimmung mit klaren Leitlinien und definierten Zielen erfolgen. *4.) Welche Feedbackkanäle und welche Vorababstimmungsrunden zwischen dem Bund, dem Land Thüringen und der Stadt Jena bzgl. Anpassung von Projektlösungen und zur Minimierung von Projektabbrüchen existieren? Welchen formalen Rahmen haben diese Runden? Wo sind die Protokolle dieser Runden nach dem Thüringer Transparenzgesetz proaktiv veröffentlicht?* Digitalisierungsprojekte, die zwischen Bund, Land und Kommune abgestimmt werden müssen, finden dann statt, wenn der Bund eine Projektlösung anbietet, für dessen Leistung der Bund die Regelungs- und die Kommune die Vollzugskompetenz innehat. Solche Projekte werden federführend vom Bund initiiert. Es obliegt dem Bund die Projektleitung, in der Regel wird hierfür ein Beratungsunternehmen beauftragt, zu bestimmen. Vorabstimmungsrunden finden in Abhängigkeit des jeweiligen Projektes und der jeweiligen Umsetzungsstrategie, die von der Projektleitung bestimmt wird, in unterschiedlicher Form statt. Die Ausgestaltung der projektbasierten Feedbackkanäle wird individuell pro Projekt definiert - hierfür gibt es kein allgemeingültiges Vorgehen. Müssen Projektlösungen im Projekt angepasst werden, so ist das weitere Prozedere abhängig vom Grund der Anpassung (bspw. technisch, prozessual o. Ä.) und auch vom Feststellungszeitpunkt. Grundsätzlich werden notwendige Anpassungen aber im Projekt mit den betroffenen Projektpartnern besprochen. Die Abstimmungsrunden hierzu finden i. d. R. online statt, die Einladung erfolgt durch die Projektleitung, gleiches gilt für die Protokollierung. Je nach Festlegung werden die Protokolle i. d. R. in einer Projekt-Cloud zur Verfügung gestellt. Die Stadtverwaltung Jena führt zudem pro Projekt eine Projektakte im Dokumentenmanagementsystem, in welche alle relevanten Projektunterlagen abgelegt werden. "Im Smart City Projekt kam es bisher zu einer halbjährlichen Verlängerung der Strategiephase von September 2022 bis März 2023. Grund dafür sind zum einen die  Corona-Pandemie, welche die Bürger:innenbeteiligung verzögerte und zum anderen der Wechsel des zuständigen Bundesministerium. Im Projekt ist die Bürgerbeteiligung und Öffentlichkeitsarbeit ein integraler Bestandteil der Strategieerstellung. Der ursprünglich vorgesehene Ansatz als ein ausbalancierter Mix aus analogen und digitalen Veranstaltungen konnte pandemiebedingt erst im Sommer 2022 vollumfänglich umgesetzt werden. Mit dem Wechsel des Programms „Modellprojekte Smart Cities“ vom Bundesministerium des Innern für Bau und Heimat zum Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen wurde eine Koordinierungs- und Transferstelle (KTS) unter der Leitung des Deutschen Luft- und Raumfahrtzentrums für die Smart Cities in Deutschland eingerichtet. Die KTS ist für die Begleitforschung, den Wissenstransfer und die Beratung der MPSC zuständig. Bei nunmehr 73 Modellkommunen war ein Beratungsworkshop zur Finalisierung der Strategie mit der KTS erst im August 2022 möglich.  Die Einarbeitung der Hinweise aus dem Strategieworkshop, die Dokumentation der Bürgerbeteiligung sowie ein Gremienlauf zum Beschluss der Erarbeiteten Maßnahmen war nur mit einer Verlängerung der Strategiephase bis März 2023 möglich. Diese Verlängerung der Strategiephase hat allerdings auf die Umsetzung und Durchführung der Maßnahmen keine Auswirkungen, da wir bereits während der Strategiephase mit der Umsetzung einzelner Pilotprojekte starten konnten. Als Beispiel wäre hier die Maßnahme "Schaffung einer Urbanen Datenplattform WISSENsAllmende Jena" und die "Sensorgestützte Stadtgrünpflege" zu nennen."