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Sehr << Antragsteller:in >> bezugnehmend auf das Informationszugangsgesetz Schleswig-Holstein (IZG) haben Sie ein Recht auf freien Zugang zu den Informationen, über die die Landeshauptstadt Kiel als informationspflichtige Stelle verfügt. Dementsprechend beantworten wir Ihre Anfrage zur Übersendung der folgenden Regelungen wie folgt: (1) Regelungen zur Speicher-Dauer und Lösch-Fristen bei eingegangenen und versendeten E-Mails? Die Landeshauptstadt Kiel verfügt über keine entsprechenden Regelungen für die Behandlung von E-Mails. (2) Regelungen zur Speicher-Dauer und Lösch-Fristen bzgl. E-Mails, die Mitarbeiter in CC, BCC oder als Anhang von E-Mails erhalten/versenden? Die Landeshauptstadt Kiel verfügt über keine entsprechenden Regelungen für die Behandlung von E-Mails. (3) Regelungen, zur Kontrolle, dass die Regelungen aus (1) und (2) beachtet werden. Die Landeshauptstadt Kiel verfügt über keine entsprechenden Regelungen für die Behandlung von E-Mails. (4) Regelungen zum automatisierten Löschen von E-Mails nach entsprechendem großen Zeit-Ablauf (beispielsweise 3 Jahre), das gänzlich ohne das Zutun des jeweiligen Mitarbeiters erfolgt Die Landeshauptstadt Kiel verfügt über keine entsprechenden Regelungen für die Behandlung von E-Mails. (5) Regelungen, um zu vermeiden, dass E-Mails "aus Versehen" an externe Dritte weitergeleitet werden. Die Landeshauptstadt Kiel verfügt über keine entsprechenden Regelungen für die Behandlung von E-Mails. Zu Ihrer ergänzenden Information: Die Landeshauptstadt Kiel regelt in ihrer "Allgemeinen Geschäftsanweisung", dass "die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung sowie die Aktenordnung .... sinngemäß auch für ein- und ausgehende elektronische Dokumente (gelten). Werden zu einem Vorgang Papierakten geführt, sind die elektronischen Dokumente - soweit diese für die Vorgangsdokumentation von Bedeutung sind - auszudrucken und zu den jeweiligen Akten zu nehmen." Insofern gelten für alles "Schriftgut" gleiche Regelungen, unabhängig davon, ob es sich um analoge oder digitale Daten handelt - also z. B. Texte, Bilder, Pläne, auf Papier oder auf Datenträgern. Konkret bedeutet das, dass z.B. keine gesonderte bzw. einheitliche Löschfrist für E-Mails (Ihre Frage zu 2) bestimmt ist bzw. bestimmt werden kann, weil sich die zulässige Speicherdauer nicht auf Grundlage der gewählten Übermittlungsform (Briefpost, E-Mail, Fax, Gesprächsvermerke usw.) ergibt, sondern aus der jeweils fachlich damit im Zusammenhang stehenden Aufgabe und den (z.B. gesetzlich bestimmten) Speicher- bzw. Löschfristen. Mit freundlichen Grüßen

Mail bzgl. Aktenplan der Landeshauptstadt Kiel mit Anhang vom 07.01.2022: Sehr geehrte... in der genannten Sache hat der Datenschutzbeauftragte der Stadt, ..., ihre an ihn gerichtete e-mail an das Rechtsamt zur Beantwortung weitergeleitet. Es tut mir leid, dass die Stadt erst heute auf Ihre Anfrage zurückkommt und bitte, das zu entschuldigen. Sie haben die Stadt aufgefordert, ihre Aktenordnung aus dem Jahr 1994 sowie etwaige Nachfolgeregelungen auf der Internetseite der Stadt zu veröffentlichen, dafür zu sorgen, dass diese unter der Adresse https://www.kiel.de/de/_info/suchen/index.php?zoom_query=Aktenordnung auffindbar ist, und, Ihnen einen Hinweis zu übersenden, sobald das erfolgt ist. Ihrem Wunsch können wir nicht nachkommen. Eine Veröffentlichung der Aktenordnung 1994 und etwaiger Nachfolgeregelungen auf der Internetseite wird nicht erfolgen. Unabhängig davon habe ich die Aktenordnung 1994 in der Anlage zu Ihrer Kenntnis beigefügt. Aktenordnungen der Stadt unterliegen nicht der öffentlichen Bekanntgabe. Die Aktenordnung ist keine Rechtsvorschrift für die Gesetze eine öffentliche Bekanntgabe vorsehen. Es handelt sich um rein stadtinterne Regelungen, die den Geschäftsgang der Verwaltung determinieren und vom Oberbürgermeister (ehemals nach § 70 Abs. 1 heute nach § 65 Abs. 1 der Gemeindeordnung Schleswig-Holstein) erlassen werden. Rechte und Pflichten der Bürger*innen werden durch Aktenordnungen nicht begründet. Das unterscheidet sie von Satzungen, städtischen Verordnungen und von Allgemeinverfügungen, für die zu ihrer Wirksamkeit eine öffentliche Bekanntgabe erforderlich und gesetzlich vorgegeben ist. Die derzeit noch geltende Aktenordnung 1994 bestimmt in ihrem § 11 folgendes: „Für bestimmtes Schriftgut gelten gesetzliche und sonstige Aufbewahrungsfristen. Im übrigen bestimmt das jeweilige Amt die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut, wobei die Regelungen für allgemeine Aufbewahrungsfristen an dem Muster der KGSt – Kommunale Schriftgutverwaltung: Aufbewahrungsfristen – ausgerichtet werden sollten.“ (Die Abkürzung steht für ‚Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement‘.) Die Aktenordnung nimmt auf den KGSt-Bericht Bezug, der zuletzt 2006 aktualisiert wurde: Bericht Nr. 4/2006 – Aufbewahrungsfristen für Kommunalverwaltungen. Dieser Bericht kann nicht weitergegeben werden, weil die KGSt an diesem Urheberrechte reklamiert. Ohnehin ist dieser Bericht nur eine Richtschnur, weil jedes Amt der Stadtverwaltung die Aufbewahrungsfristen in eigener Zuständigkeit regelt. Ich bedauere, Ihnen eine weitergehende Antwort in Ihrem Sinne nicht geben zu können. Mit freundlichen Grüße ... Landeshauptstadt Kiel Rechtsamt Postfach 1152 - 24099 Kiel Fleethörn 9 - 24103 Kiel Rathaus Zi. ... Tel. 0431-901 ... - Fax 0431-901 ... ... @Kiel.de http://www.Kiel.de