Sehr geehrte Damen und Herren,
wir beziehen uns auf Ihren Antrag auf Zugang zu Dokumenten, der am 19/04/2023 übermittelt und am 19/04/2023 unter dem Aktenzeichen 2023/2298‚ registriert wurde.
Nachdem Sie keine Postanschrift angegeben haben, konnten wir mit der Bearbeitung Ihres Antrags noch nicht beginnen. Die Frist von 15 Arbeitstagen für die Bearbeitung Ihres Antrags beginnt, sobald Sie uns Ihre Postanschrift mitteilen.
Sie können auf diese E-Mail antworten, um uns Ihre Postanschrift mitzuteilen. Sollten wir keine Antwort erhalten, behalten wir uns vor, den Vorgang zu schließen.
Sie können einen Antrag auf Zugang zu Kommissionsdokumenten über das Portal ‘Antrag auf Zugang zu einem Kommissionsdokument’ (
https://www.ec.europa.eu/transparency/documents-request ) stellen, auf dem Sie Ihre Postanschrift nicht angeben müssen.
**Warum benötigen wir Ihre Postanschrift?**
Seit dem 1. April 2014 ist die Angabe einer Postanschrift verpflichtend, wenn ein Antrag auf Zugang zu Kommissionsdokumenten per E-Mail erfolgt. Wir möchten gerne näher erläutern, warum wir Ihre Postanschrift für die Registrierung und Bearbeitung Ihres Antrags auf Zugang zu Dokumenten benötigen, wenn Sie diesen per E-Mail gestellt haben:
Erstens zum Erlangen von Rechtssicherheit hinsichtlich des Datums, an dem Sie die Antwort auf Ihren Antrag auf Zugang zu Dokumenten erhalten haben. Artikel 297 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) lautet: „ ... Beschlüsse, die an einen bestimmten Adressaten gerichtet sind, werden denjenigen, für die sie bestimmt sind, bekannt gegeben und durch diese Bekanntgabe wirksam.“ Im Einklang mit dieser Bestimmung benachrichtigt die Kommission den Antragsteller per Einschreiben mit Rückschein oder über einen Kurierdienst, wenn sie nicht vollen Zugang zu den benatragten Dokumenten gewährt. Dazu ist es erforderlich, dass der Antragsteller eine gültige Postanschrift angibt.
Zweitens zur ordnungsgemäßen Anwendung der Datenschutzverordnung (EU) 2018/1725 (
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725 ). Um zu entscheiden, welche Nutzungsbedingungen für die Übermittlung personenbezogener Daten an die Antragstellerin/den Antragsteller gelten, muss festgestellt werden, ob die Antragstellerin/der Antragsteller in der EU ansässig ist oder nicht. Diese Bedingungen für in der Union niedergelassene Empfänger unterscheiden sich von denen für Empfänger in Drittländern. Da die Mehrheit der angeforderten Dokumente personenbezogene Daten enthalten, kann die Kommission die ordnungsgemäße Anwendung der Datenschutzbestimmungen nicht gewährleisten, wenn keine Postanschrift vorhanden ist.
Drittens zur ordnungsgemäßen Anwendung der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 (
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049 ). Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b dieser Verordnung bezieht sich auf den Schutz der Privatsphäre und der Integrität des Einzelnen und ist im Einklang mit der Datenschutzverordnung anzuwenden.
Viertens zum Schutz der Interessen der Bürgerinnen und Bürger und zum Schutz des Grundsatzes der ordnungsgemäßen Verwaltung. Die Kommission muss alle Bürgerinnen und Bürger gleich behandeln, indem sie dafür sorgt, dass der Rechtsrahmen für den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten eingehalten wird. So muss sie beispielsweise prüfen, ob Artikel 6 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 dadurch umgangen wird, dass mehrere Anträge unter verschiedenen Identitäten gestellt werden. In seinem Ryanair-Urteil (EU:T:2010:511 (
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=ecli:ECLI:EU:T:2010:511 )) bestätigte das Gericht, dass Artikel 6 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 nicht dadurch umgangen werden kann, indem ein Antrag in mehrere, scheinbar voneinander getrennte Teile aufgeteilt wird. Darüber hinaus muss die Kommission sicherstellen, dass der Rechtsrahmen eingehalten wird und das Recht auf Zugang zu Dokumenten nicht missbraucht wird, indem Anträge unter einer erfundenen Identität gestellt werden.
Diese Erwägungen machen deutlich, dass es nicht nur angemessen, sondern sogar unabdingbar ist, eine Postanschrift des Antragstellers zu verlangen und zu verarbeiten, damit die Kommission eine im öffentlichen Interesse stehende Aufgabe im Sinne des Artikels 5 Absatz 1 Buchstabe a der Datenschutzverordnung, und zwar die Gewährung eines raschen und effektiven Zugangs zu Dokumenten, ausführen kann.
Mit freundlichen Grüßen
